【Excel】「ページ番号」を分数(1/5ページ等)で表示!ヘッダー・フッターの設定

5枚に分かれる表を印刷するときは、フッターに「1 / 5 ページ」と入れておくと、読む順番と資料の枚数を確認できます。数字を直接書くのではなく、現在のページ番号と総ページ数を表す要素を組み合わせます。行を追加して6枚になった場合も、印刷設定に応じたページ数が表示されます。

ここではWindows版のデスクトップExcelで、1枚のワークシートに設定する方法から説明します。「先頭ページだけ番号を消す」「途中の番号から始める」「複数のシートを通して印刷する」は別の設定です。まず通常の番号を確認してから、必要な条件を加えましょう。

1. ページ番号はセルではなくヘッダー・フッターに入れる

ヘッダーは用紙の上部、フッターは下部に印刷される領域です。どちらも左・中央・右の欄があり、表のセルとは別に文字を置けます。ページ番号を表の最終行に入力すると、改ページ位置が変わるたびに移動が必要になるため、用紙ごとに付けたい番号にはフッターが適しています。

「標準」表示ではヘッダー・フッターは見えません。設定が消えたと判断する前に、[表示]の[ページ レイアウト]か[ファイル]の[印刷]で確認してください。画面のセルに番号が見えることと、印刷ページに番号があることは別です。

編集欄には数字の代わりにページ番号のコードが見えることがあります。これは印刷時の番号を差し込むための印で、故障ではありません。手で「1」「5」と入力した場合は固定文字になり、全ページが同じ「1 / 5」になります。数字が変わる部分をボタンから挿入するのが基本です。

2. 「1 / 5 ページ」をフッター中央に設定する

1. 番号を付けるシートを1枚選び、[挿入]→[ヘッダーとフッター]を開きます。
2. ページの下部にあるフッターの中央欄をクリックします。既存の会社名などがあれば、消さずに左右の別欄も検討します。
3. ヘッダー・フッター用のタブで[ページ番号]を挿入します。
4. その後ろに半角のスペース、スラッシュ、スペースを入力し、[総ページ数]を挿入します。
5. 末尾に「 ページ」と入力し、フッター以外のセルをクリックします。
6. [ファイル]→[印刷]を開き、先頭と最終ページを確認します。

日本語の編集欄では、たとえば &[ページ番号] / &[総ページ数] ページ のように見えます。表示言語によってコードの名称が異なるので、名称を覚えて手入力するよりボタンから選ぶ方が確実です。5ページなら先頭は「1 / 5 ページ」、最後は「5 / 5 ページ」になります。

番号が出ないときは、文字を入れたのがヘッダーかフッターか、左・中央・右のどこかを確認します。複数の欄に試し書きした場合は、不要な番号だけ削除して重複を整理してください。

3. 表紙を非表示にする設定と開始番号を区別する

表紙だけ番号を出したくない場合は、ヘッダー・フッターの[先頭ページのみ別指定]を使い、先頭ページ用の欄を空にします。この設定は先頭ページの内容を別扱いにするもので、2枚目を自動的に「1」にする設定ではありません。開始番号が通常の1なら、2枚目の番号は2です。

番号そのものを変える場合は、[ページ レイアウト]の[ページ設定]ダイアログを開き、[ページ]タブの[先頭ページ番号]に開始値を指定します。たとえば別資料の後ろに続ける3ページの表を6から始めると、番号は6、7、8です。

このとき、開始番号と総ページ数は独立して考えます。3ページの表を6から始めても、総ページ数が自動的に8になるとは限りません。「6 / 3」のような読みづらい組み合わせを避けるには、単に「6 ページ」とするか、資料全体のページ構成を確定してから分母を設計します。表紙を除いた枚数が必要なら、表紙と本文を別シートにして本文だけの印刷範囲と番号を確認する方法もあります。

4. 印刷範囲と拡大縮小を決めてから枚数を確認する

総ページ数は、入力済みの行数だけで決まりません。用紙サイズ、余白、印刷範囲、改ページ、拡大縮小の組み合わせで変わります。番号が期待した枚数と違う場合は、まずプレビューに不要なページが含まれていないか調べます。

横幅だけ1ページに収め、縦方向は複数ページにする資料もあります。枚数を減らすために縮小し過ぎると、番号は整っても本文が読みにくくなります。最終的に使う用紙・プリンター、またはPDF出力先を選んだ状態で、文字の大きさも一緒に見てください。

5. 複数シートでは各シートの番号を点検する

ヘッダー・フッターはシートごとの設定です。1枚目に入れた番号が、別のシートにも設定済みとは限りません。同じ書式を付ける場合は対象のシートタブを複数選択して、[ページ設定]の[ヘッダー/フッター]から編集できます。内容が違うシートまで選ばないようにします。

設定後はタブを右クリックして[シートのグループ解除]を選びます。グループ選択を残したままセルへ入力すると、ほかの選択シートも変更してしまうためです。ページ番号を付ける作業と、表のデータを編集する作業をここで分けてください。

通し番号にしたい場合は、各シートの開始番号と実際に印刷する順番を確認します。前半が2ページなら後半を3から始める、といった設定が必要になります。前半が増えれば後半の開始値も見直します。個別印刷とブック全体の印刷で同じ結果になると思い込まず、実際の印刷対象を選び、シートの境目と最後の番号・分母をプレビューで照合しましょう。

6. ファイル名や日付を添えるときの注意

ページ番号を中央、資料名を左、日付を右に分けると、紙を並べたときに版を見分けやすくなります。ファイル名の要素を挿入すれば保存名を表示できますが、配布用資料に作業中の長いファイル名が載らないか確認してください。文字が多い場合は、固定の短い資料名を入れる方が読みやすいこともあります。

[現在の日付]は印刷時の現在日付を入れる要素です。ファイルを最後に更新した日や、集計の対象日を表すものではありません。「9月締め」の資料を10月に印刷すれば、現在日付は10月の日付になります。集計基準日を残したいなら「集計基準日: 2026/9/30」のように固定文字で記載し、更新時に見直します。

フッターの日付と本文の対象期間に矛盾がないかも確認します。番号は紙の位置、資料名は内容、基準日は数字の時点を示します。それぞれの意味が読み手に伝わる表記にすると、別の版が混ざったときにも気付きやすくなります。

7. 番号を消す・設定を戻すときの操作

ページ番号だけ不要になったら、その欄のページ番号要素と区切り文字を削除します。フッター全体を[指定しない]にすると、同じ場所の資料名や日付も消えるため、残したい情報がある場合は欄ごとに編集してください。先頭ページや奇数・偶数ページを別指定にしている場合は、それぞれの欄も確認します。

開始番号を元に戻すには[先頭ページ番号]を[自動]に戻します。作業前にフッターの文字列、開始番号、別指定のチェック状態を控えておくと、複数の設定を変更した後でも再現できます。操作直後の誤変更なら[元に戻す]も確認します。

配布前の最後の点検は、先頭・途中・最終の3か所で行います。番号が連続しているか、最終番号と分母が意図どおりか、表の下端と重なっていないかを見ます。PDFで配布する場合は作成したPDFも開き、実際のページ数を確かめてから渡しましょう。

📊

Excelトラブル完全解決データベースこの記事以外にも、様々なエラー解決策をまとめています。困った時の逆引きに活用してください。

🏆

超解決 Excel検定 あなたのExcel実務能力を3分で測定！【1級・2級・3級】