【Excel】印刷時にコメントやメモも出力する方法!Excelのコメント印刷オプション設定手順

Excelで作成した表を印刷する際、入力したコメントやメモも一緒に印刷したい場面があります。しかし、デフォルト設定ではコメントは印刷されません。この設定を変更することで、コメントも一緒に印刷できるようになります。この記事では、Excelでコメントやメモを印刷する方法について解説します。Excel for Microsoft 365を基準に、具体的な設定手順を説明します。

通常、Excelの表計算データのみが印刷対象となります。コメントやメモは、セルの右上に赤い印で表示され、マウスオーバーで内容を確認できます。これらは、データの補足情報や注釈として非常に役立ちますが、印刷時に出力されないと、後から参照する際に不便を感じることがあります。この記事を読めば、印刷プレビューでコメントが表示されるようになり、意図した通りに情報を共有できるようになります。

Excelのコメント印刷機能の概要

Excelには、セルの内容とは別に、補足情報としてコメントやメモを追加できる機能があります。コメントは、セルの右上に赤い三角が表示され、マウスカーソルを合わせると表示されます。メモは、以前のバージョンで使われていた機能ですが、現在では「コメント」機能に統合されており、基本的には同じように扱われます。これらの情報は、共同作業時や後からデータを参照する際に、入力者以外の人が内容を理解する助けとなります。

しかし、Excelの標準印刷設定では、これらのコメントやメモは画面上では表示されても、印刷出力には含まれません。そのため、コメントの内容を紙媒体で共有したい場合は、特別な設定が必要になります。この機能は、Excelの印刷オプションの中に用意されています。

コメントやメモを印刷する設定手順

Excelでコメントやメモを印刷するには、以下の手順で設定を行います。この設定は、Excel for Microsoft 365、Excel 2019、Excel 2021で共通です。

1. 「ファイル」タブをクリック
   Excelのリボンメニューにある「ファイル」タブをクリックします。
2. 「印刷」を選択
   左側のメニューから「印刷」をクリックします。
3. 「ページ設定」リンクをクリック
   印刷画面の「設定」項目にある「ページ設定」リンクをクリックします。または、印刷ダイアログボックスを表示させるための下部にある「ページ設定」ボタンをクリックします。
4. 「ページ設定」ダイアログボックスの表示
   「ページ設定」ダイアログボックスが表示されます。
5. 「シート」タブを選択
   ダイアログボックスの上部にある「シート」タブをクリックします。
6. 「コメント」のドロップダウンリストを変更
   「コメント」という項目があります。その横にあるドロップダウンリストをクリックします。
7. 「画面上の表示位置」または「シートの末尾」を選択
   ドロップダウンリストには、「なし」「画面上の表示位置」「シートの末尾」といった選択肢があります。「画面上の表示位置」を選択すると、コメントがセルの横に、画面で表示されている状態に近い位置で印刷されます。「シートの末尾」を選択すると、コメントがすべてシートの最後にまとめて印刷されます。
8. 「OK」ボタンをクリック
   設定が完了したら、「OK」ボタンをクリックしてダイアログボックスを閉じます。
9. 印刷プレビューで確認
   設定後、印刷画面で印刷プレビューを確認してください。コメントやメモが意図した通りに表示されていれば設定は完了です。

印刷プレビューでの表示位置の確認と調整

コメントやメモを印刷する際、「画面上の表示位置」を選択した場合、実際の印刷イメージは印刷プレビューで確認することが重要です。コメントがセルのすぐ横に表示されるため、セルの配置や表のレイアウトによっては、コメントが重なったり、表からはみ出したりすることがあります。

もし、コメントの表示位置が意図しない場所になってしまった場合は、「ページ設定」ダイアログボックスの「シート」タブに戻り、「コメント」のドロップダウンリストで「シートの末尾」を選択し直すことを検討してください。この設定では、コメントはすべてシートの末尾に一覧で表示されるため、レイアウトの崩れを気にする必要がなくなります。また、コメントそのものの位置を個別に調整したい場合は、Excelのシート上でコメントボックスをドラッグして移動させることができます。この移動操作は、印刷時の表示位置にも反映されます。

コメント印刷時の注意点とよくある疑問

コメントやメモを印刷する際には、いくつかの注意点があります。これらを理解しておくことで、よりスムーズに印刷設定を行えます。

コメントの表示形式が「画面上の表示位置」と異なる場合

「画面上の表示位置」を選択しても、コメントが期待通りに表示されない場合があります。これは、コメントがセルに重なってしまったり、シートの端に隠れてしまったりすることが原因です。このような場合は、以下の対処法を試してください。

1. コメントボックスの個別調整
   シート上でコメントボックスを右クリックし、「コメントの書式設定」を選択します。表示されたダイアログボックスで、「プロパティ」タブを開き、「セルに 속 으로 이동하고 크기 조정」または「セルを 속 으로 이동하지만 크기 조정은 하지 않음」を選択して、コメントの配置やサイズを調整します。
2. 「シートの末尾」への変更
   コメントの表示位置調整が難しい場合は、印刷設定で「コメント」を「シートの末尾」に変更するのが最も確実です。これにより、コメントはすべてシートの最後に一覧で出力されます。

メモ機能(旧形式)の印刷について

Excelの新しいバージョンでは、「コメント」機能に統合されていますが、古いバージョンのExcelで作成された「メモ」機能(セルの右上に黄色い印が表示されるもの)も印刷可能です。基本的には、コメントと同じ手順で設定できます。ただし、最新の「コメント」機能とは表示や編集方法が若干異なる場合があります。

印刷範囲外のコメント

印刷範囲を設定している場合、その範囲外にあるコメントは印刷されません。コメントも印刷したい場合は、印刷範囲にコメントが含まれているか、または印刷範囲をシート全体に設定し直す必要があります。「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」設定を確認してください。

コメントのフォントサイズや色

コメントボックス内のフォントサイズ、色、背景色などの書式設定は、印刷時にもそのまま反映されます。必要に応じて、コメントボックスの書式設定を調整してから印刷を行ってください。コメントボックスを右クリックし、「コメントの書式設定」から変更できます。

Excelのコメント印刷オプション比較

Excelのコメント印刷オプションには、主に2つの表示方法があります。それぞれの特徴と使い分けについて解説します。

項目	画面上の表示位置	シートの末尾
表示方法	コメントがセルの横に表示される	コメントがシートの最後に一覧で表示される
レイアウトへの影響	表のレイアウトに影響を与える可能性がある	表のレイアウトには影響しない
一覧性	該当セルとコメントを同時に確認しやすい	すべてのコメントをまとめて確認しやすい
設定の容易さ	コメントの個別調整が必要な場合がある	特別な調整は不要
適した用途	特定のセルに関する補足情報を、そのセルと合わせて確認させたい場合	コメントの内容を一覧で確認・レビューしたい場合、またはレイアウト崩れを防ぎたい場合

「画面上の表示位置」は、データとコメントを関連付けて確認したい場合に便利ですが、レイアウトが崩れるリスクがあります。「シートの末尾」は、レイアウトを保ちつつ、すべてのコメント情報を網羅的に出力したい場合に適しています。どちらの設定を選択するかは、印刷する目的や共有する相手に合わせて決定してください。

まとめ

Excelでコメントやメモを印刷するには、「ファイル」タブから「印刷」へ進み、「ページ設定」の「シート」タブでコメントの表示位置を設定します。これにより、「画面上の表示位置」または「シートの末尾」にコメントを出力できます。

印刷プレビューで表示を確認し、必要に応じてコメントボックスの個別調整や表示位置の変更を行ってください。この設定を理解することで、Excelの情報をより効果的に紙媒体で共有できるようになります。次回からは、印刷したい情報に合わせてコメントの出力設定を使い分けてみてください。

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