【Notion】Notionのボードビューで列の順番が変わる時のステータス設定

Notionのボードビューはタスク管理や案件管理に便利なビューですが、列の順番が意図せず変わってしまう現象に悩まされている方は少なくありません。特に「To Do」「In Progress」「Done」といったステータス列の順序がバラバラになると、業務の流れが把握しづらくなります。この問題の多くは、ステータスプロパティの設定や並び替えオプションに起因します。本記事では、列の順番が変わる原因を切り分け、適切な設定方法を解説します。

ボードビューの列順が変わる原因

ボードビューの列順が変わる原因は、主に3つあります。それぞれを順に確認していきましょう。

1. ステータスプロパティのオプション設定の順序

Notionのボードビューでは、選択式プロパティ(セレクト)のオプションとして設定した項目がそのまま列として表示されます。このとき、列の順番はプロパティ編集画面でオプションを並べた順序に依存します。例えば、「Done」「In Progress」「To Do」の順でオプションを追加すると、ボードビューでも同じ順で列が表示されます。しかし、オプションの追加順を後から変更したり、並べ替えをしなかったりすると、意図しない順序になることがあります。特に新しくオプションを追加した場合、それがリストの最後に追加されるため、列の並びが崩れる原因になります。

2. 並び替えオプションの影響

ボードビューの右上にある「並び替え」アイコンをクリックすると、ビュー全体の並び替えルールを設定できます。ここで「ステータス」や別のプロパティを基準に並び替えを有効にしていると、列の順序が自動で並び替えられ、手動で設定した順番が無視されることがあります。例えば、「並び替え」で「優先度(降順)」を設定していると、各列内のカードだけでなく、列自体の順序が優先度に影響される場合があります。これは特に、グループ化した後の列の並びに影響を及ぼします。

3. グループ化の設定と列の順序

ボードビューでは「グループ」設定を使って、特定のプロパティでカードをグループ化できます。このグループ化の基準となるプロパティのオプション順序が、列の順番に直結します。また、グループ化を解除したり、別のプロパティでグループ化し直したりすると、列の順序がリセットされる可能性があります。複数のグループ化を組み合わせている場合、想定外の順序になることがあります。

列の順番を固定するための設定手順

以下の手順に沿って設定することで、列の順番を固定できます。ここでは、ステータスプロパティのオプション順序を整理し、並び替えの影響を受けないようにする方法を紹介します。

1. データベースの任意のページを開き、右上の「プロパティ」アイコン(…)をクリックします。
2. 表示されたプロパティ一覧から、ボードビューのグループ化に使っているプロパティ(例:「ステータス」)をクリックします。
3. プロパティ編集画面が開くので、「オプション」の一覧を確認します。ドラッグ&ドロップでオプションを希望の順序に並べ替えてください。例えば、左から右への流れに合わせて「To Do」「In Progress」「Done」の順にします。
4. プロパティ編集画面を閉じ、ボードビューに戻ります。右上の「並び替え」アイコンをクリックし、並び替えが「なし」になっていることを確認します。もし「なし」以外が設定されていたら、「なし」に変更してください。
5. さらに「グループ」設定を確認します。ボードビュー上部の「グループ」ドロップダウンが正しいプロパティ(ステータス)を選択しているか確認してください。
6. 必要に応じて、ビューを保存します。これで列の順番が固定されるはずです。

よくある失敗パターンと判断基準

以下の表に、よくある失敗パターンとその判断基準をまとめました。自分の現象に該当するパターンを見つけて、適切な対処を行ってください。

管理者(オーナー)に確認すべき設定項目

チームでNotionを利用している場合、データベースの設定は管理者権限を持つオーナーが変更できる範囲があります。以下の項目は、自分で変更できない場合に管理者に確認依頼を出してください。

データベースの権限設定

データベースのプロパティ編集権限が制限されていると、オプションの順序を変更できません。管理者に「プロパティの編集権限を付与してほしい」と依頼するか、もしくは管理者自身にオプション順の調整を依頼してください。

テンプレート設定

データベースにテンプレートが設定されている場合、テンプレート内でステータスオプションの順序が固定されていることがあります。テンプレートを編集して、希望する順序に変更してもらう必要があります。

よくある質問

Q1. 列の順番を手動でドラッグして変更しても、すぐに元に戻ってしまいます。なぜですか?

A. 手動で列をドラッグして順序を変更する方法は、一時的な並び替えに過ぎません。Notionでは、列の順序はプロパティのオプション順序に従いますので、手動ドラッグではなくプロパティ設定で順序を変更してください。

Q2. 並び替えを「なし」にしても列が自動で並び替わります。どうすればいいですか?

A. 「なし」にしても列が自動で並び替わる場合、グループ化の設定が原因かもしれません。グループ化しているプロパティのオプション順序が自動で変わっている可能性があります。プロパティ編集画面でオプションを固定してください。

Q3. 他のメンバーと列の順序が違って見えます。どのように統一すればいいですか?

A. データベースを共有している場合、各メンバーのビュー設定が異なると列の順序が変わることがあります。全員が同じビューを使うように、チームで統一したビューを作成し、それを全員が参照するようにしてください。ビューのコピーを「チームスペース」に保存すると便利です。

まとめ

ボードビューの列順が変わる問題の多くは、ステータスプロパティのオプション順序と並び替え設定に起因します。プロパティのオプションを意図した順に並べ替え、並び替え機能を無効にすることで、列の順番を固定できます。また、グループ化の基準が変わらないように注意しましょう。チームで利用する場合は、共有ビューの設定を統一し、管理者と連携してプロパティ編集権限を適切に設定することが重要です。