【PDF】注釈の文字サイズをそろえる方法|既定値と文字の設定を確認

【要点】PDFの注釈へ毎回同じ大きさの文字を入れたい場合は、まずページ上のテキストボックス、コメントのポップアップ、本文編集、入力フォームのどれを使っているかを確認します。それぞれ設定箇所が異なり、一つのフォントサイズ設定ですべてが変わるわけではありません。

Acrobatの注釈には、現在の外観を同じ種類の注釈の既定値にする機能があります。ただし、枠や色の既定値と、入力する文字の書式は分けて確認が必要です。設定後に新しいテキストボックスを一つ作り、希望の文字サイズで入力できるかを確かめてから連続して記入します。

どの文字の大きさを変えたいのかを見分ける

ページに直接表示される注釈の文章を12ptへそろえたいなら、対象のテキストボックス内で文字を選びます。コメント一覧や吹き出しを開いたときの文字を大きくする表示設定とは別です。注釈そのものを選んだ状態と、その中の文字を編集している状態も区別してください。

例えば文字を12ptに設定しても、PDFを200%で見れば画面では大きくなります。作業中のズームに合わせて毎回文字サイズを変更すると、保存後に大きさがばらばらになります。文書で使うサイズを決め、同じ表示倍率で比較してください。

一つの注釈を整えてから、次の注釈で確認する

以下はデスクトップ版Acrobatのテキストボックス注釈を使う場合です。機能があるPDFのコピーで試し、本文を書き換える「編集」のテキスト追加へ途中で切り替えないようにします。

1. 見本にするテキストボックスを作るクイックツールの「コメントを追加」→「テキストコメントを追加」を選び、余白で長方形をドラッグします。「確認してください」など短い文章を入力します。
2. 中の文字を選択する選択ツールでテキストボックスをダブルクリックし、設定をそろえたい文字を選びます。枠線だけが選択されている場合は、文字の編集状態へ入ります。
3. 文字のプロパティを変更する選択した文字のプロパティで、フォント、文字サイズ、色などを指定します。例として12ptにし、最後の行まで表示されるように枠の大きさを調整します。
4. 注釈の既定値を設定する注釈を右クリックしてプロパティを開きます。「現在のプロパティをデフォルトとして使用」などの項目がある場合に設定します。これは同じ種類の注釈へ適用する指定です。
5. 新しい同種類の注釈を作る別の場所にテキストボックスを追加し、新しく文字を入力します。枠の外観だけでなく、入力文字のサイズも希望どおりか確認します。
6. 別のPDFでも必要な設定が引き継がれるか確認する作業用の別PDFで一つ試します。引き継がれない属性があれば、文字を選んで設定し直してから本作業へ進みます。

Adobeのテキストボックス設定では、中の文字の色・配置・フォント属性を変更する操作を案内しています。また、注釈の既定プロパティは、以後に作成する同じ種類の注釈が対象です。すべての文字入力ツールが共通の設定になるわけではありません。

枠の設定だけが引き継がれ、文字サイズが戻る場合

次の注釈で枠線や背景は変わったのに文字サイズが戻るなら、その結果を基準に対処します。外観を既定値にしたことだけで、フォント設定も保存されたと判断しないでください。使っている注釈の種類とAcrobatの版を確認し、文字の選択状態で書式を指定し直します。

「テキストボックス」と「引き出し線付きテキストボックス」を交互に使っている場合も、同じ既定値になるとは限りません。文章だけの注釈、線で対象を指す注釈のそれぞれで試します。図形のプロパティにある「文字サイズ」を探し続けるのではなく、文字を選択できているかを見てください。

何十個も入力してから気付くと直す量が増えます。同じ道具で二つ目を作る確認を先に済ませると、設定が保存されない環境でも、作業方法を早く決められます。アプリを更新した後や別のPCへ移ったときも、一つだけ作成して確かめます。

同じ外観の注釈をコピーして使う方法を選ぶ場合は、貼り付けた文章を必ず書き換え、位置、作成者名、返信など意図しない情報が残っていないかを見ます。既存のレビュー記録をそのまま見本にするより、新しく作った短い注釈を使う方が取り違えを減らせます。

本文やフォームの既定サイズとは分けて設定する

Acrobatの「環境設定」→「コンテンツ編集」にある「テキストを追加」の既定フォントとサイズは、PDF本文へ追加する文字の設定です。注釈のテキストボックスを使っている人がこの設定を変更しても、同じ結果になるとは限りません。本文編集は、利用できる契約や文書の編集権限も確認してください。

フォームの入力欄で長い氏名を入れると文字が小さくなる場合は、フィールド側が自動サイズになっていることがあります。注釈の既定値ではなく、フォーム作成側でその欄の設定を見直す問題です。受け取った書類で設定を変更できないなら、作成者へ入力例を添えて相談します。

Edgeやスマホアプリは、使っている版や文字追加機能によって書式の保持方法が異なります。Acrobatの右クリックメニューがそのまま存在するとは限りません。記入する道具を選び、文字サイズを指定した後、次の文字入力でも同じ設定になるかを小さな例で確認します。

既存の注釈と、保存後の見た目を確認する

既定値の変更だけで、すでに入力したすべての注釈が12ptへ更新されるわけではありません。既存のものを直す場合は、対象の文字を書式変更し、最後の行が切れないかを確認します。複数選択で共通の外観を変更できる場面でも、中の文字書式まで同時に変わるとは思い込まないようにします。

確認用のPDFを保存して開き直し、ページ上で文章が読めるかを見ます。送付先が別のPDFアプリを使う場合は、文字の欠けや置換がないかも確認します。印刷して渡す資料なら、注釈を含む印刷設定で一枚を出し、本文と比べて小さすぎない大きさに調整してください。

作業を終えるときは、文字サイズ、枠の大きさ、注釈の種類をまとめて確認します。設定画面の値を変更できたことと、以後の入力にその値が使われたことを分けて見ると、「既定値にしたのに小さい」という原因を絞れます。