【PDF】コピーすると1行ごとに改行される文章をWordで直す方法

【要点】PDFからコピーした文章が1行ごとに切れる場合は、Wordへ貼り付けた後、余計な改行だけを置換するとつなげられます。ただし、段落の区切りまで一括削除すると、見出し、箇条書き、住所なども一続きになります。まず1段落だけを作業用の文書へ貼り付け、改行の種類を確認してください。

日本語の文中に入った不要な改行は空欄へ置換できます。英文の単語間の改行は、通常は半角スペースへ置換します。「改行をすべて消せばよい」という処理にせず、原文で一つの段落だった範囲ごとに直すと、文章の構造を保てます。

消す改行と残す段落を見分ける

PDF上では1段落に見えても、コピー時に各行末が改行として取り出されることがあります。Wordの「ホーム」にある「¶」で編集記号を表示すると、段落記号と手動改行を区別できます。見た目の折り返しだけで、行末に記号がなければ、その位置に削除する改行はありません。

例えばPDFで「申請書を確認し、」の次の行に「担当者へ提出してください。」と続いている場合、同じ段落ならこの間をつなげます。その下の「添付書類」の見出しとの間は残します。どちらも同じ段落記号になっている場合、検索する記号だけでは必要・不要を判定できません。

デスクトップ版Wordで1段落ずつ直す手順

1. 原文と作業用文書を並べる元のPDFを残し、新しいWord文書を作ります。まず原文の1段落だけをコピーして貼り付けます。
2. 編集記号を表示する「ホーム」の「¶」を有効にし、文の途中に入っている記号が段落記号か手動改行かを確認します。
3. 置換画面を開くWindowsでは「ホーム」→「置換」を使います。Macでは検索メニューから詳細な検索と置換を開きます。記号を指定する操作にはデスクトップ版Wordを使ってください。
4. 検索する改行を指定する検索オプションを展開し、ワイルドカードを使う設定はオフにします。「特殊文字」から、実際の記号に合う「段落記号」または「任意指定の行区切り」などの改行項目を選びます。
5. 置換後の文字を決める日本語の文中を直接つなぐなら置換後を空欄にします。英文の単語と単語の境目なら半角スペースを1個入れます。
6. 最初は1か所ずつ置換する「次を検索」で位置を確かめてから「置換」を実行します。単語や文の境界が正しくつながることを確認し、段落末は置換せず残します。
7. 原文と照合して本文へ戻す文字の抜け、重複、句読点、単語間の空白を確認します。整った段落を目的の文書に戻し、次の段落も同じように処理します。

通常の検索では、段落記号は「^p」、手動改行は「^l」（最後は小文字のエル）で指定できます。手入力で見つからなければ、「特殊文字」から選んでコードを入れ直してください。ワイルドカード検索では使える指定が変わるため、この手順では有効にしません。

MacでWindowsと同じショートカットを思い込みで入力する必要はありません。メニューから詳細な検索と置換を開けば、アプリを隠す操作などとの取り違えを避けられます。Web版Wordの基本的な置換だけで、デスクトップ版と同じ特殊文字の指定ができるとは限りません。

一括置換は同じ処理でよい範囲に限る

長い一段落で、途中の改行がすべて不要だと確認できた場合は、作業用文書でその段落の中身をまとめて置換できます。完成原稿全体で「すべて置換」を実行する前に、見出し、段落末、箇条書き、表を巻き込まない範囲へ分けてください。選択範囲の検索後に文書全体へ検索を続ける案内が出た場合も、そのまま続行しないようにします。

英文の例で「Please read」の後に改行が入り、次の行が「the report.」なら、改行をスペースへ置換して「Please read the report.」にします。空欄にすると「readthe」になります。逆に日本語の「資料を」の後に改行があり「確認します。」と続くなら、空欄へ置換して「資料を確認します。」にできます。

英単語が行末のハイフンで分割されている場合は別です。「infor-」と「mation」をつなぐにはハイフンの扱いも確認します。一方、もともとハイフンを含む語や型番では消してはいけません。改行の一括処理に、すべてのハイフン削除まで加えないでください。

空行で段落が区切られた文章でも、PDFからの抽出結果が毎回同じとは限りません。「改行2個なら段落、1個なら不要」という置換を全ページへ適用する前に、実際の数ページで規則が成り立つかを確認します。表の途中だけ空行が入る資料では、単純な規則で段落を守れません。

置換で直らない場合と仕上がりの確認

改行を消しても2段組みの文章が左右交互になる場合は、読み取り順序の問題です。PDFで段ごとに範囲を選び直すか、元のWordなどを入手します。文字自体が別の漢字へ化けている場合も、改行の置換では直せません。コピーできた文字列を原文と比べ、欠けた文字を修正する必要があります。

すべてが画像として貼り付く場合は、文字列として取り出せていません。文字を選択してコピーしているか、PDFに検索可能な文字があるかを確かめます。画像しかないPDFならOCRが別途必要です。Readerで開くだけで、どのスキャンPDFにも自動でOCRが行われるわけではありません。

仕上げでは、原文の段落数、見出しの位置、箇条書きの項目数を比べます。メールや翻訳欄へ貼り付ける場合は、Wordで整っていても貼り付け先で区切りが変わることがあるので、最終的な入力欄でも確認してください。「すべて置換」の完了件数だけで成功とは判断せず、文が正しく読める状態で作業を終えます。

参考：Microsoft Wordの検索・置換と特殊文字の指定