【Salesforce】メール連携の送信ログが一部ユーザーだけ見えない時の権限セットと共有設定の確認

Salesforceでメール連携機能を利用している際、送信ログ(EmailMessageオブジェクトなど)が一部のユーザーからしか参照できないという問題が発生することがあります。この現象の原因は多くの場合、権限セットや共有設定の不備にあります。本記事では、送信ログが見えないユーザーと見えるユーザーの環境を比較しながら、原因を特定し適切な対処を行うための手順を解説します。Salesforce管理者でなくとも、自身の権限や共有設定を確認する方法を理解できるよう構成しています。

送信ログが見えない原因を切り分ける方法

まず、問題が権限セットによるものか、共有設定によるものか、あるいはその両方かを判断する必要があります。以下の3つの観点で確認を進めてください。

ユーザーのプロファイルと権限セットの確認

送信ログ(EmailMessageオブジェクト)を参照するためには、オブジェクト権限で「読み取り」が有効である必要があります。対象ユーザーのプロファイルまたは権限セットでこの権限が付与されているか確認します。確認方法は、ユーザー詳細画面から「権限セットの割り当て」や「プロファイル」を開き、オブジェクト権限の項目を参照します。もし権限がない場合は、適切な権限セットを割り当てる必要があります。

共有設定の確認

読み取り権限があっても、共有設定が「非公開」または「参照のみ」で、ログの所有者が自分ではない場合、そのログは表示されません。組織の共有設定([設定]→[共有設定])でEmailMessageオブジェクトのデフォルトアクセス権を確認します。多くの組織では「非公開」がデフォルトです。その場合、ログの所有者が自分か、共有ルールでアクセス権が付与されている必要があります。

メール連携機能の有効化設定

メール連携機能そのものがユーザーに対して有効化されているかも確認します。例えば、メールツーケースを利用している場合は、対応する権限セットライセンスが割り当てられている必要があります。[設定]→[メール]→[メールツーケース]の設定で、有効なユーザーが制限されていないか確認します。

権限セットの具体的な確認手順

以下の手順で、ユーザーに適切な権限セットが割り当てられているか確認します。

1. Salesforceに管理者権限でログインし、[設定](歯車アイコン)→[ユーザー]→[ユーザー]を開きます。
2. 問題が発生しているユーザーをクリックし、ユーザー詳細画面を表示します。
3. [割り当てられた権限セット]関連リストで、現在割り当てられている権限セットを確認します。
4. [プロファイル]項目を確認し、そのプロファイルにEmailMessageオブジェクトの読み取り権限があるかどうかを把握します。
5. 必要に応じて、新たな権限セットを作成するか、既存の権限セットを編集してEmailMessageオブジェクトの「読み取り」権限を追加し、ユーザーに割り当てます。
6. 権限セットを割り当てた後、ユーザーがログアウトし再ログインするか、セッションを更新して変更を反映させます。

共有設定の確認と変更手順

共有設定を変更するには管理者権限が必要です。以下の表に、EmailMessageオブジェクトでよく使用される共有設定の種類とその影響をまとめました。

共有設定の種類	動作	推奨される用途
非公開	ログの所有者と上位のロール、および共有ルールで指定されたユーザーのみ参照可能	厳格なアクセス制御が必要な場合
公開/参照のみ	すべてのユーザーが読み取り可能	全社でログを共有する必要がある場合
公開/参照・更新	すべてのユーザーが読み取り・編集可能	通常は非推奨(必要に応じて制限)

共有設定を変更するには、[設定]→[共有設定]→[共有ルール]でEmailMessageオブジェクトのルールを追加します。例えば、特定のロールまたはグループに「参照のみ」アクセスを付与するルールを作成します。ただし、共有ルールは所有者ベースのルール(レコード所有者が特定の条件を満たす場合にアクセス権を付与)と基準ベースのルール(レコードの項目値に基づいてアクセス権を付与)の2種類があり、目的に応じて選択します。

基準ベースの共有ルールを作成する手順

1. [設定]→[共有設定]→[共有ルール]を開きます。
2. [新規]をクリックし、ルールタイプとして「基準ベースの共有ルール」を選択します。
3. ルール名を入力し、共有するオブジェクトとして「EmailMessage」を選択します。
4. 基準条件を設定します(例:CreatedDateが今日より前など)。
5. アクセス権を「参照のみ」に設定し、共有先として特定のロールまたはグループを指定します。
6. 保存して有効化します。

よくある失敗パターンと対策

以下のような状況で問題が発生しやすいため、事前に確認してください。

• 失敗1:権限セットの誤った割り当て 例として、EmailMessageではなく「Email」という別のオブジェクトに権限を付与しているケース。正確なAPI名は「EmailMessage」です。
• 失敗2:プロファイルと権限セットの競合 プロファイルで読み取り権限が無効で、権限セットで有効にしたが、権限セットの優先順位の問題で反映されない。この場合は権限セットのみで統一するか、プロファイルを変更します。
• 失敗3:共有ルールの条件が適用範囲外 共有ルールの基準条件が狭すぎて、該当ログがルールの対象外になっている。すべてのログに適用されるように条件を見直します。
• 失敗4:ログの所有者がキューの場合 メール連携で作成されたログはキューに所有されることがあります。ユーザーがキューにアクセス権を持っているか確認します。

管理者に依頼すべき確認事項

非管理者ユーザーが自身で設定変更できない場合、管理者に以下の情報を伝えて対処を依頼します。

• 問題ユーザーのユーザー名とログインID。
• 見えない送信ログの具体例(レコードIDや日時、件名など)。
• 見えるユーザーと見えないユーザーのロールやプロファイルの違い。
• メール連携機能の種類(メールツーケース、メールツーリード、Gmail統合など)。
• 試した対処(例:再ログイン、権限セットの確認など)。

よくある質問(FAQ)

Q1. 権限セットを割り当てたのに反映されない

権限セットの割り当て後、ユーザーがログアウトしてから再ログインする必要があります。また、権限セットのライセンスが不足していないか確認してください。

Q2. 共有ルールを作成したが、すぐには反映されない

共有ルールは非同期で処理されるため、反映までに数分から数時間かかることがあります。また、ルールの有効化ステータスが「有効」になっているか確認します。

Q3. 過去のログのみ表示されない

共有設定が最近変更された場合、過去のログには新しい共有設定が適用されないことがあります。その場合は、基準ベースの共有ルールで過去のログも対象にする条件を設定します。

まとめ

Salesforceのメール連携送信ログが見えない問題は、権限セットと共有設定の両面からアプローチすることで解決できます。まずは該当ユーザーのオブジェクト権限を確認し、不足があれば権限セットを割り当てます。次に、デフォルトの共有設定が非公開の場合は、共有ルールで必要なアクセス権を付与します。管理者でないユーザーは、自身で変更できない設定があるため、適切な情報を管理者に伝えて依頼することが重要です。

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