【Teams】Teamsのチーム作成テンプレートで標準チャネル構成を統一する設定手順

Microsoft Teamsでチームを作成する際、チャネル構成がバラバラで困っていませんか?

チームごとに必要なチャネルが異なり、管理が煩雑になることがあります。

本記事では、Teamsのチーム作成テンプレート機能を使って、標準的なチャネル構成をあらかじめ定義する方法を解説します。

これにより、チーム作成時の手間を省き、組織全体で一貫したチーム構造を維持できます。

Teamsチーム作成テンプレートの基本

Microsoft Teamsのチーム作成テンプレート機能は、組織内で繰り返し利用するチームの構造をあらかじめ定義しておくための仕組みです。

この機能を使うことで、新しいチームを作成する際に、メンバー、タブ、そして特に重要なチャネル構成を標準化できます。

例えば、プロジェクトチーム、部署チーム、カスタマーサポートチームなど、用途ごとに最適なチャネル構成をテンプレートとして用意しておけば、チーム作成者は毎回ゼロからチャネルを作成・設定する手間が省けます。

これにより、チーム作成の効率が向上するだけでなく、組織全体で統一された情報管理の基盤を構築することが可能になります。

テンプレート作成の前提条件

Teamsのチーム作成テンプレートを作成・管理できるのは、Microsoft 365のグローバル管理者またはTeams管理者ロールを持つユーザーのみです。

また、テンプレート機能を利用するには、組織のMicrosoft 365テナントで適切なライセンスが割り当てられている必要があります。

テンプレートとして定義できるのは、チャネルの数や名前、タブの設定などです。チームのメンバー構成やプライバシー設定などは、テンプレート適用後に個別に設定する必要があります。

Teamsチーム作成テンプレートの作成手順

Teamsのチーム作成テンプレートを作成するには、まず基準となるチームを準備し、その構成をテンプレートとして保存する手順を踏みます。

この作業はTeams管理センターから行います。

1. Teams管理センターへのアクセス
   WebブラウザでMicrosoft 365管理センターにサインインし、「Teams管理センター」にアクセスします。
2. テンプレート管理画面への移動
   Teams管理センターの左側ナビゲーションメニューから、「Teamsアプリ」>「チーム作成テンプレート」を選択します。
3. 新しいテンプレートの追加
   「チーム作成テンプレート」画面で、「追加」ボタンをクリックします。
4. テンプレートの基本情報設定
   テンプレート名、説明、アイコンなどを入力します。これらの情報は、チーム作成者がテンプレートを選択する際に表示されます。
5. チャネル構成の定義
   「チャネル」セクションで、「チャネルを追加」ボタンをクリックし、新しいチャネル名を入力します。必要に応じて、チャネルの説明も追加できます。
6. タブの設定(オプション)
   各チャネルに対して、WebサイトタブやSharePointサイトなどのタブを追加できます。
7. テンプレートの保存
   必要なチャネルとタブの設定が完了したら、「保存」ボタンをクリックしてテンプレートを保存します。

既存チームを基にしたテンプレート作成

すでに標準的なチャネル構成を持つチームが存在する場合、それを基に新しいテンプレートを作成することも可能です。

この場合、既存チームのチャネル構成を参考にしながら、上記の手順で新しいテンプレートを作成します。

既存チームのチャネルをそのままコピーする機能はありませんが、チャネル名やタブの設定などを手動で再現することで、効率的にテンプレートを作成できます。

Teamsでのチーム作成時にテンプレートを適用する手順

管理者が作成したテンプレートは、新しいチームを作成する際に利用できます。ここでは、一般ユーザーがテンプレートを適用してチームを作成する手順を説明します。

1. 新しいチームの作成開始
   Teamsの左側ナビゲーションメニューで「チーム」を選択し、画面下部にある「チームに参加または作成」をクリックします。
2. チームの作成を選択
   「チームを作成」ボタンをクリックします。
3. チームの種類の選択
   「チームの作成」画面で、「すべて表示」または「その他」などのオプションから、チームの種類を選択します。
4. テンプレートからの作成を選択
   チーム作成画面の「テンプレートから作成」オプションを選択します。
5. 組織のテンプレートを選択
   「組織のテンプレート」タブを選択し、管理者が作成したテンプレート一覧から、利用したいテンプレートを選択します。
6. チーム名の入力と作成
   チーム名を入力し、「作成」ボタンをクリックします。
7. チャネル構成の確認
   チームが作成されると、テンプレートで定義されたチャネル構成が自動的に適用されていることを確認できます。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの違い

新しいTeams(v2)においても、チーム作成テンプレートの基本的な機能や操作方法は従来Teamsと大きく変わっていません。

Teams管理センターでのテンプレート作成・管理画面のUIが若干変更されている可能性はありますが、管理者ロールを持つユーザーであれば、同様の手順でテンプレートの定義と適用が可能です。

一般ユーザーがチームを作成する際も、Web版、デスクトップ版(従来・新しいTeams)のいずれにおいても、「テンプレートから作成」のオプションを選択する流れは共通しています。

テンプレート管理における注意点とベストプラクティス

Teamsのチーム作成テンプレートを効果的に活用するためには、いくつかの注意点とベストプラクティスがあります。

テンプレートの更新と管理

組織の業務プロセスや要件が変化した場合、既存のテンプレートを更新する必要が生じます。

テンプレートの更新はTeams管理センターから行います。「チーム作成テンプレート」一覧画面で、更新したいテンプレートを選択し、「編集」ボタンをクリックして、チャネルやタブの設定を変更します。

ただし、一度作成されたテンプレートを更新しても、すでにそのテンプレートを使用して作成されたチームのチャネル構成は自動的には変更されません。

変更を適用するには、該当チームのチャネルを手動で更新するか、必要であれば新しいテンプレートでチームを再作成する必要があります。

チャネルのプライベート化と共有チャネル

テンプレートで定義できるチャネルは、標準チャネルのみです。

プライベートチャネルや共有チャネルをテンプレートに含めることはできません。これらはチーム作成後に個別に設定する必要があります。

また、テンプレートにSharePointサイトなどのタブを追加する場合、そのサイトへのアクセス権限も別途設定が必要です。

組織ポリシーによる制限

Teamsのテンプレート機能の利用自体が、組織のMicrosoft 365テナント設定によって制限されている場合があります。

もしテンプレート作成・適用ボタンが表示されない場合は、IT管理者にご確認ください。

また、テンプレートに含められるタブの種類や数にも、組織のポリシーによって制限が設けられている場合があります。

テンプレートの命名規則と説明の活用

チーム作成者がテンプレートを容易に識別できるよう、命名規則を統一し、説明欄を有効活用することが推奨されます。

例えば、「プロジェクト管理用チーム」「部署共通情報チーム」のように、テンプレートの用途が明確にわかる名称を付けます。

説明欄には、そのテンプレートがどのような目的で、どのようなチャネル構成になっているかを簡潔に記載すると、チーム作成時の選択ミスを防ぐのに役立ちます。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Teamsのチーム作成テンプレート機能は、主にTeams管理センターで管理者が設定する機能です。

そのため、テンプレートの作成・管理作業は、Windows版のデスクトップアプリ、Web版のどちらからでも同じように行えます。

一方、一般ユーザーが新しいチームを作成する際にテンプレートを適用する操作は、Windows版デスクトップアプリ、Mac版デスクトップアプリ、Web版Teamsのいずれからでも同様に行えます。

モバイル版Teamsアプリ(iOS/Android)では、現時点では新しいチームを作成する機能自体が限定的であり、テンプレートを適用してチームを作成する操作はサポートされていません。

まとめ

Microsoft Teamsのチーム作成テンプレート機能を利用することで、標準的なチャネル構成を持つチームを効率的に作成・展開できます。

これにより、チーム作成の手間が省けるだけでなく、組織全体で一貫した情報管理体制を構築し、コミュニケーションの質を高めることが期待できます。

まずはIT管理者に相談し、組織に合ったテンプレートを作成・展開してみてはいかがでしょうか。

標準チャネル構成のテンプレート化は、Teams活用の基盤を強化する有効な手段です。

👥

Teams/Outlookトラブル完全解決データベース サインイン、接続エラー、メール送受信の不具合など、特有のトラブル解決策を網羅。困った時の逆引きに活用してください。