【Teams】組織外ゲストが画面共有できる権限を個別に付与する手順

Microsoft Teams会議で、組織外のゲストに画面共有を許可したい場面があります。しかし、デフォルトではゲストの画面共有権限が制限されていることがあります。会議の進行をスムーズにするため、個別に権限を付与する方法を知りたい方もいるでしょう。この記事では、Teams会議で組織外ゲストが画面共有できる権限を付与する手順を解説します。会議の目的に合わせて、必要なゲストにのみ画面共有権限を付与し、円滑なコミュニケーションを実現しましょう。

組織外ゲストの画面共有権限の概要と制限

Microsoft Teams会議では、セキュリティと管理のために、組織外のゲストユーザーの操作権限がデフォルトで制限されています。特に画面共有は、会議の内容を外部に意図せず公開するリスクがあるため、慎重な管理が必要です。通常、会議の開催者や発表者権限を持つユーザーのみが画面共有を行えます。ゲストユーザーが画面共有を試みると、「画面共有が許可されていません」といったメッセージが表示されることがあります。これは、会議の参加者全員に安全で制御された環境を提供するためのTeamsの標準的な動作です。

しかし、外部の協力者やクライアントを招いた会議では、彼らに資料を提示してもらったり、共同で作業したりするために画面共有が必要になる場合があります。このような場合に、会議の主催者がゲストユーザーに対して、個別に画面共有の権限を付与できるようになっています。この権限付与は、会議の進行中にリアルタイムで行うことも、会議設定時にあらかじめ行うことも可能です。組織のポリシーや会議の目的に応じて、適切な方法を選択することが重要です。

会議中にゲストの画面共有権限を変更する手順

会議中に、特定の組織外ゲストに画面共有を許可したい場合、会議の開催者または発表者権限を持つユーザーが以下の手順で権限を変更できます。この方法は、会議が進行している最中でも、柔軟に対応できるため便利です。

1. 会議ウィンドウを開く
   参加中のTeams会議ウィンドウを表示します。
2. 参加者リストを表示する
   会議ウィンドウの上部または下部にある「参加者」アイコンをクリックして、参加者リストを開きます。
3. 対象のゲストユーザーを探す
   参加者リストの中から、画面共有を許可したい組織外のゲストユーザーの名前を探します。ゲストユーザーは、名前の横に「ゲスト」と表示されている場合があります。
4. 権限を変更する
   対象のゲストユーザーの名前の横にある「…」(その他のオプション)アイコンをクリックします。表示されるメニューから「発表者にする」または「画面共有を許可する」といったオプションを選択します。
5. 権限付与を確認する
   ゲストユーザーが画面共有できるようになると、共有ボタンが有効になるなど、操作が可能になります。必要であれば、会議終了後に再度権限を元に戻すことも可能です。

注意点:

・この操作は、会議の開催者または発表者権限を持つユーザーのみが実行できます。

・「発表者にする」を選択すると、画面共有だけでなく、ミュート解除や参加者の管理など、より広範な権限が付与されます。画面共有のみを許可したい場合は、会議ポリシーの設定で個別に制御できる場合があります。

会議オプションでゲストの画面共有権限を設定する手順

会議をスケジュールする際や、会議開始後に「会議オプション」を設定することで、ゲストユーザーの画面共有権限をより詳細に制御できます。この方法は、会議の参加者全員に適用される設定を事前に決めておくのに役立ちます。

会議作成時または会議開催中の設定手順:

1. 会議をスケジュールまたは開始する
   Teamsカレンダーから会議をスケジュールするか、既存の会議を開きます。
2. 会議オプションを開く
   会議の編集画面、または会議開催中に表示される「会議オプション」リンクをクリックします。これは、会議ウィンドウの上部または下部にあることが多いです。
3. 「誰が発表できますか?」の項目を探す
   会議オプションの画面が表示されたら、「誰が発表できますか?」またはそれに類する項目を探します。
4. 「特定のユーザー」または「自分と共同開催者」を選択する
   この項目で、「全員」を選択すると、ゲストを含むすべての参加者が発表者(画面共有可能)になります。ゲストにのみ画面共有を許可したい場合は、まず「自分と共同開催者」を選択し、会議中に前述の方法で個別にゲストを「発表者」に昇格させるのが一般的です。
5. 「保存」をクリックする
   設定を変更したら、必ず「保存」ボタンをクリックして設定を適用します。

補足:

新しいTeams(v2)では、会議オプションのインターフェースが若干変更されている場合があります。しかし、基本的な設定項目は同様に存在します。会議中に「会議オプション」が見つからない場合は、会議ウィンドウの右上にある「…」(その他のオプション)メニュー内を探してみてください。

組織の会議ポリシーでゲストの画面共有権限を管理する (管理者向け)

Microsoft 365の管理者権限を持つユーザーは、Teams管理センターを使用して、組織全体の会議ポリシーを設定できます。これにより、ゲストユーザーの画面共有権限をデフォルトで許可または制限することが可能です。この設定は、組織内のすべての会議に影響を与えるため、慎重な検討が必要です。

管理者向け設定手順:

1. Teams管理センターにサインインする
   WebブラウザでTeams管理センター (admin.teams.microsoft.com) にアクセスし、管理者アカウントでサインインします。
2. 会議ポリシー設定に移動する
   左側のナビゲーションメニューから「会議」>「会議ポリシー」を選択します。
3. ポリシーを選択または新規作成する
   既存のポリシーを編集するか、「ポリシーの追加」ボタンをクリックして新しいポリシーを作成します。組織内のすべてのユーザーに適用するポリシーを選択するのが一般的です。
4. 「会議中のコンテンツ共有」設定を探す
   ポリシー設定画面をスクロールし、「会議中のコンテンツ共有」またはそれに類する項目を見つけます。
5. 「ゲストの共有」設定を構成する
   この設定項目で、「許可する」「制限する」などのオプションを選択できます。「許可する」を選択すると、ゲストユーザーはデフォルトで画面共有できるようになります。
6. 「保存」をクリックする
   設定を変更したら、画面下部にある「保存」ボタンをクリックして適用します。

管理者への補足:

この設定は、組織全体のゲストユーザーのデフォルトの動作を変更します。個別の会議でこの設定を上書きするには、前述の「会議オプション」を使用します。また、特定のユーザーグループに対して異なるポリシーを適用することも可能です。

組織外ゲストの画面共有権限設定でよくある誤解と対処法

組織外ゲストに画面共有権限を付与する際、いくつかの誤解や想定外の挙動が発生することがあります。ここでは、よくある問題とその対処法を解説します。

ゲストが「発表者にする」を選択しても画面共有できない

会議中にゲストを「発表者」に昇格させたにも関わらず、画面共有ボタンが有効にならない、または共有を試みるとエラーが表示される場合があります。これは、Teamsの会議ポリシーで「コンテンツ共有」自体が制限されているか、ゲストが使用しているTeamsクライアントに問題がある可能性があります。

対処法:

1. 会議オプションを確認する
   会議の「会議オプション」で、「誰が発表できますか?」が「全員」になっていないか、または会議開催者がゲストの発表者権限を個別に許可する設定になっているかを確認します。
2. Teamsクライアントを再起動する
   ゲストユーザーに、Teamsアプリケーションを一度完全に終了し、再起動してもらうように依頼します。
3. Web版Teamsを試す
   デスクトップアプリに問題がある場合、Webブラウザ版のTeamsで会議に参加してもらい、画面共有を試してもらいます。
4. 管理者設定を確認する (管理者向け)
   組織のTeams管理者が、会議ポリシーで「会議中のコンテンツ共有」がゲストに許可されているかを確認します。

会議オプションで「誰が発表できますか?」がグレーアウトして変更できない

会議オプション画面で、「誰が発表できますか?」の項目が選択できず、デフォルト設定のまま変更できない場合があります。これは、通常、会議の主催者または共同開催者ではないユーザーが会議オプションを開いた場合に発生します。

対処法:

1. 会議の主催者または共同開催者に依頼する
   会議オプションを変更するには、会議の主催者、または共同開催者権限を持つユーザーに操作を依頼してください。
2. 会議のスケジュール設定を確認する
   会議をスケジュールする際に、共同開催者をあらかじめ設定しておくことで、会議開始後も柔軟な権限管理が可能になります。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの画面共有権限の違い

新しいTeams(v2)は、パフォーマンスの向上やUIの刷新が主な変更点ですが、会議の権限管理に関する基本的な機能は従来Teamsから引き継がれています。ゲストユーザーの画面共有権限の付与方法も、会議中の操作や会議オプションの設定といった基本的な流れは変わりません。

ただし、新しいTeams(v2)では、会議オプションの表示場所や、権限付与時のインターフェースが若干異なる場合があります。例えば、会議中の「…」(その他のオプション)メニューの中に「会議オプション」が格納されていたり、参加者リストから権限を変更する際のアイコンやメニューの配置が変更されていたりすることがあります。基本的な操作ロジックは同じですが、UIの変化に戸惑うことがあるかもしれません。もし従来Teamsでの操作に慣れている場合、新しいTeams(v2)での操作では、画面上のどこにその機能があるかを探すのに少し時間がかかることがあります。

Mac版・モバイル版Teamsでの違い

Mac版Teamsでも、Windows版Teamsと同様に、会議中に参加者の権限を変更したり、会議オプションを設定したりすることが可能です。基本的な操作手順はWindows版とほぼ同じです。

モバイル版Teams (iOS/Android) では、画面共有権限の付与や会議オプションの設定は、デスクトップ版に比べて機能が限定される場合があります。会議中にゲストを「発表者」に昇格させる操作は可能ですが、会議オプションの詳細設定は、デスクトップ版から行う方が確実です。モバイルデバイスの画面サイズや操作性の制約から、一部の高度な設定はPCから行うことが推奨されます。

まとめ

この記事では、Microsoft Teams会議で組織外ゲストに画面共有権限を個別に付与する手順を解説しました。会議中にゲストを「発表者」に昇格させる方法、会議オプションで事前に設定する方法、そして管理者権限を持つユーザーが会議ポリシーを構成する方法について説明しました。これらの手順を理解し、適切に設定することで、外部の参加者との円滑な情報共有が可能になります。今後は、会議の目的に応じて、必要なゲストにのみ画面共有権限を付与し、より効率的な会議運営を目指しましょう。

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