【Teams】ゲスト共有ファイルに「コピー・ダウンロード禁止」を適用する手順

Microsoft Teamsでゲストユーザーとファイルを共有する際、情報漏洩のリスクを懸念する場面があります。

特に、機密性の高いファイルを共有する場合、ゲストユーザーによるファイルのコピーやダウンロードを制限したいと考えるのは当然です。

この記事では、Teamsのゲスト共有ファイルに対して、コピーとダウンロードを禁止する具体的な設定手順を解説します。

これにより、組織の情報を安全に保ちながら、外部とのコラボレーションを円滑に進めることが可能になります。

SharePointにおけるゲスト共有の仕組み

Microsoft Teamsで共有されるファイルは、実際にはSharePoint Online上に保存されています。

そのため、Teamsのファイル共有設定を制御するには、基盤となるSharePointの設定を変更する必要があります。

ゲストユーザーがTeamsチャネルのファイルタブにアクセスすると、そのチームに関連付けられたSharePointサイトにゲストとして招待されている状態になります。

SharePointでは、サイト、リスト、ライブラリ、フォルダー、個々のファイルに対して、アクセス許可レベルを設定できます。

デフォルトでは、ゲストユーザーは「編集」権限を持つことが多く、これによりファイルのアップロード、編集、削除が可能になります。

この権限レベルを「閲覧」に制限することで、ファイルのコピーやダウンロードを事実上禁止することができます。

ただし、この設定はSharePointサイト全体、または特定のファイルライブラリに適用されるため、Teamsのチャネルファイルに直接適用するには、そのチャネルが紐づいているSharePointサイトの設定を操作する必要があります。

組織のIT管理者によっては、SharePointの外部共有設定自体が制限されている場合もあります。その場合は、管理者への確認が必要です。

ゲストユーザーのファイル操作権限を「閲覧」に制限する手順

この手順は、Teamsのチャネルに紐づくSharePointサイトのファイルライブラリに対するアクセス許可を変更します。

この操作には、SharePointサイトの「所有者」権限、または「フルコントロール」権限が必要です。

一般ユーザーは、この設定を変更できません。組織のIT管理者またはSharePoint管理者に依頼してください。

1. Teamsチャネルのファイルタブにアクセスする
   Teamsで、ゲスト共有を行っているチャネルを開きます。チャネルの上部にある「ファイル」タブをクリックします。
2. SharePointを開く
   ファイルタブの右上にある「SharePointで開く」ボタンをクリックします。これにより、そのチャネルのファイルが保存されているSharePointサイトのドキュメントライブラリが開きます。
3. ファイルライブラリの権限設定にアクセスする
   SharePointのドキュメントライブラリ画面で、左上の「ドキュメントライブラリ」という表示の横にある下向き矢印をクリックします。表示されるメニューから「ライブラリの設定」を選択します。
4. 「このライブラリのアクセス許可」を選択する
   ライブラリの設定画面が表示されたら、「権限と管理」セクションにある「このライブラリのアクセス許可」をクリックします。
5. ゲストユーザーの権限を変更する
   「権限」ページが表示されます。ここに表示されているユーザーやグループのリストを確認します。ゲストユーザーが所属するグループ(通常は「<チーム名> メンバー」や「<チーム名> ゲスト」のような名前)を探します。そのグループの権限レベルが「編集」になっている場合が多いです。
6. 権限レベルの編集
   権限を変更したいグループ(ゲストユーザーが所属するもの)を選択し、上部メニューにある「権限の編集」ボタンをクリックします。
7. 権限レベルを「閲覧」に変更する
   「権限の編集」画面で、利用可能な権限レベルのリストが表示されます。「閲覧」を選択し、「OK」をクリックします。
8. 設定の確認
   権限レベルが「閲覧」に変更されたことを確認します。これで、ゲストユーザーはこのSharePointドキュメントライブラリ内のファイルに対して、閲覧のみが可能となり、コピーやダウンロードができなくなります。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの違い

新しいTeams(v2)では、UIデザインやパフォーマンスが刷新されていますが、ファイル共有の基盤となっているSharePoint Onlineの仕組みは変更されていません。

そのため、ゲスト共有ファイルへのコピー・ダウンロード禁止設定の手順は、従来Teamsと新しいTeams(v2)で基本的に同じです。

いずれのバージョンでも、Teamsのファイルタブから「SharePointで開く」を選択し、SharePointサイトの設定を変更する必要があります。

ただし、SharePointの設定画面へのアクセス方法やUIが若干異なる場合があります。最新のUIに合わせて操作を進めてください。

新しいOutlookと従来Outlookでの違い

Outlookは、Teamsのファイル共有とは直接的な関係はありません。

Outlookでファイルを共有する場合、通常はメールに添付するか、OneDriveやSharePointの共有リンクを挿入します。

メール添付ファイルへのコピー・ダウンロード禁止設定は、Outlookの機能だけでは限定的です。

OneDriveやSharePointの共有リンクを利用してファイルを共有する際には、リンクの共有設定でアクセス許可レベルを「閲覧のみ」に設定することで、ダウンロードやコピーを制限できます。

新しいOutlookでも、このOneDriveやSharePointの共有リンク設定が基本的な制御方法となります。

したがって、Teamsのゲスト共有ファイルにコピー・ダウンロード禁止を適用する手順は、Outlookのバージョンによらず、SharePointの設定に依存します。

ゲスト共有ファイルへのアクセス許可を個別に制限する

上記の手順では、チャネルに紐づくSharePointサイトのドキュメントライブラリ全体に対して、ゲストユーザーの権限を「閲覧」に制限しました。

しかし、特定のファイルやフォルダーのみ、ゲストユーザーに閲覧を許可し、それ以外はダウンロード禁止としたい場合もあります。

この場合、SharePointの「アクセス許可の継承の停止」機能を使用します。

特定のファイル・フォルダーのアクセス許可を管理する

この操作も、SharePointサイトの「所有者」権限、または「フルコントロール」権限が必要です。

1. SharePointドキュメントライブラリを開く
   Teamsのファイルタブから「SharePointで開く」を選択して、対象のドキュメントライブラリを開きます。
2. 対象のファイルまたはフォルダーを選択する
   アクセス許可を個別に設定したいファイルまたはフォルダーを見つけます。
3. 詳細メニューを開く
   ファイルまたはフォルダー名の横にある「︙」(その他のオプション)をクリックし、表示されるメニューから「詳細」を選択します。
4. 「アクセス許可の管理」を選択する
   右側に表示される詳細ウィンドウで、下部にある「アクセス許可の管理」をクリックします。
5. アクセス許可の継承を停止する
   「権限」ページが表示されます。上部メニューにある「アクセス許可の継承を停止」ボタンをクリックします。これにより、このファイルまたはフォルダーは、親フォルダー(ドキュメントライブラリ)から権限設定を引き継がなくなります。
6. 既存の権限を削除する
   継承を停止した後、現在設定されている権限(ゲストユーザーが所属するグループの権限など)を選択し、「権限の削除」ボタンをクリックして削除します。
7. 新しい権限を付与する
   「権限の付与」ボタンをクリックします。「ユーザーまたはグループの招待」ダイアログが表示されます。
8. ゲストユーザーに「閲覧」権限を付与する
   「ユーザーまたはグループの招待」ダイアログで、ゲストユーザーのメールアドレスまたはゲストユーザーが所属するグループ名を入力します。
9. 権限レベルを選択する
   「オプションの選択」セクションで、「招待するユーザーに許可するアクセス許可レベルを選択」のドロップダウンリストから「閲覧」を選択します。
10. 招待を送信する
    「共有」ボタンをクリックして招待を送信します。

これにより、指定したファイルまたはフォルダーに対してのみ、ゲストユーザーは「閲覧」権限を持つことになります。

ドキュメントライブラリ全体ではゲストユーザーは「編集」権限を持っている場合でも、この個別の設定により、特定のファイルへのダウンロードやコピーは禁止されます。

注意点:アクセス許可の継承を元に戻す場合

もし、個別の設定を元に戻して、親フォルダーの権限設定を再度継承させたい場合は、再度「権限」ページに戻り、「アクセス許可の継承を有効にする」ボタンをクリックします。

この操作を行うと、それまで個別に設定していた権限はすべて削除され、親フォルダーの設定が適用されます。

組織ポリシーによる制限

Microsoft 365テナントの管理者設定によっては、SharePointやTeamsの外部共有機能自体が制限されている場合があります。

例えば、以下のような制限が考えられます。

• 外部共有が完全に無効になっている。
• 特定のドメインからのゲスト招待のみ許可されている。
• ゲストユーザーの権限レベルが「閲覧のみ」に固定されている。

もし、上記の手順で「SharePointで開く」ができなかったり、「ライブラリの設定」や「権限の編集」などのメニューが表示されない場合は、組織のIT管理者またはSharePoint管理者に相談してください。

管理者は、Microsoft 365管理センターやSharePoint管理センターから、組織全体の共有ポリシーやサイトコレクションの共有設定を管理しています。

これらの設定が、ゲストユーザーのファイル操作権限に影響を与えている可能性があります。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

今回解説したゲスト共有ファイルへのコピー・ダウンロード禁止設定は、SharePoint Onlineの権限管理に基づいています。

そのため、設定操作自体は、どのプラットフォームから行っても基本的に同じです。

Mac版Teamsやモバイル版Teamsから「SharePointで開く」を選択した場合も、WebブラウザでSharePointサイトが開かれ、そこで権限設定を行うことになります。

Web版TeamsやWeb版Outlookも同様に、ブラウザ経由でSharePointの設定画面にアクセスして操作します。

ただし、モバイルデバイスの画面サイズや操作性の制約から、PC版のWebブラウザと比較して、一部のメニュー操作が分かりにくく感じる可能性はあります。

また、SharePointサイトの権限設定は、管理者権限を持つユーザーがPCのWebブラウザから行うのが最も一般的で推奨される方法です。

まとめ

この記事では、Microsoft Teamsでゲストユーザーと共有するファイルに対し、コピーやダウンロードを禁止するためのSharePoint設定手順を詳しく解説しました。

SharePointサイトのドキュメントライブラリのアクセス許可を「閲覧」に制限することで、ゲストユーザーによるファイル操作を効果的に制御できます。

必要に応じて、特定のファイルやフォルダーに対して個別に権限を設定することも可能です。

組織の情報を保護しつつ、安全なゲスト共有を実現するために、これらの設定をぜひ活用してください。

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