【Teams】外部参加者が画面共有できないとき | 発表者の指定と組織の制限

最初に会議内の役割を確認する

Teams会議で社外の人の「共有」が使えないときは、その人が「出席者」になっていないか確認します。出席者にはコンテンツ共有の権限がなく、共有する人を「発表者」に変更する必要があります。

ただし、外部ユーザー全員が常に出席者になるわけではありません。会議オプションや組織の設定で役割が決まります。発表者にした後も使えなければ、組織の共有ポリシーや端末側の設定を別に確認します。

会議中に対象の人だけ発表者へ変更する

1. 開催者など、役割を変更できる人が会議の「参加者」を開きます。
2. 共有してほしい人の名前と参加状況を確認します。
3. 名前横の「…」から「発表者に指定」を選びます。
4. 相手に共有ボタンを押してもらい、共有する画面やウィンドウを選んでもらいます。

同じ表示名の人がいる場合は、本人に確認してから指定します。発表が終わったら必要に応じて出席者へ戻せます。共有中に出席者へ戻すと画面共有が止まるため、切り替え前に声をかけてください。

事前の会議オプションで対象範囲を決める

予定表で対象会議を開き、「オプション」の役割にある「発表者になれるユーザー」を確認します。「全員」は会議リンクを利用する参加者を広く発表者にする設定です。社外の1人だけが発表する場合、全員への変更は必要ありません。

「特定のユーザー」を使うときは、招待済みの人から選択します。相手が一覧で選べない場合は、参加後に役割を変更します。「自分の組織のユーザーとゲスト」に含まれるゲストと、別組織のアカウントや匿名参加者は同じ扱いではありません。

発表者でも組織の制限は残る

会議で発表者にすることと、組織が画面共有を許可することは別です。開催者側の会議ポリシーのほか、相手側の組織が外部会議へのコンテンツ共有を制限している場合があります。開催者の操作だけで、その制限を解除することはできません。

管理者には会議の開催組織、共有できない参加者の所属、役割、画面全体とウィンドウのどちらが使えないかを伝えます。「共有できる人」と「共有できる内容の種類」を分けて調べると、原因を絞りやすくなります。

Macやブラウザーの共有許可も確かめる

Macでは「システム設定」→「プライバシーとセキュリティ」の画面収録関連の項目で、Teamsや利用ブラウザーへの許可を確認します。変更後にアプリの再起動を求められた場合は、会議へ戻る手順を確認してから実施します。

ブラウザーでは、共有ボタンを押した後に表示される画面選択で、対象のタブやウィンドウを選んで共有を開始します。マイクの許可と画面共有は別です。役割を変えても選択画面が開かないなら、対応ブラウザーやTeamsアプリで比較します。

画面共有と遠隔操作を分けて考える

発表者になっても、他人のマイクを勝手にオンにできるわけではありません。また、画面を見せることと、他の人に操作を渡す「制御」の許可は別です。外部参加者との制御の授受には別のポリシーや利用環境の制約があります。

通常の説明なら、対象のウィンドウを共有して本人に操作してもらえば十分です。発表者は画面共有以外の会議操作も可能になるため、必要な人へ必要な場面で割り当てます。定例会議の会議オプションを変えると今後の回にも影響する点も確認してください。

権限を変えた後に短く試す

本番の資料を開く前に、内容を含まないウィンドウで表示を試します。相手の声が聞こえ、共有した範囲が見えれば準備完了です。制限が残る場合は、許可された資料共有や開催者による表示に切り替えます。

参考: Microsoft: Teams会議の役割 / Microsoft: 外部会議の共有制限

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