【Word】ラベル印刷のずれを測って直す方法|一定のずれと下段ほど増えるずれ

ラベル印刷で、上段は合うのに下段ほど文字が下へずれる場合と、全段が同じだけ下へずれる場合は、同じ余白変更では直りません。まずシートの上・中・下でずれを測り、全体の位置の問題か、ラベルの間隔や倍率の問題かを切り分けます。

この記事は、Windowsのデスクトップ版Word（Microsoft 365・2024・2021）でラベル文書を作成済みで、紙に印刷した位置を直したい場合の手順です。差し込みの設定から作る場合は宛名ラベルの基本設定を参照してください。画面上でも一部の宛名がはみ出している場合は、先にその文字量と行間を直します。

【要点】一定のずれ、下段ほど増えるずれ、印刷ごとに違うずれを分けます。型番・用紙サイズ・倍率を照合してから、必要な寸法だけを修正します。ラベルの表へ「標準」や「狭い」の余白を一律適用しないでください。

1. 同じ位置を測り、ずれ方を分類する

各ラベルの同じ基準位置、例えば文字の左端と1行目の上側を比較します。上段・中段・下段で、予定位置から上下左右へ何mmずれたかを記録します。宛先によって行数が違う場合は、ラベル内で同じ位置に置いたテスト用の文字を使った文書のコピーで比べます。

下図は縦方向の違いを示す模式例です。左は1・3・5行目のすべてが2mm下へ移動しています。右は1行目が合い、3行目が2mm、5行目が4mm下へずれています。右の状態で上余白だけを4mm減らすと、今度は上段が上へずれます。

斜めになったり、同じ設定でも印刷のたびに位置が違ったりする場合は、用紙の反りやガイド、給紙の状態も確認対象です。測定値を一回だけ見て、プリンターの故障やローラー摩耗と断定しません。

2. 製品番号と原寸印刷を先に確かめる

1. ラベルのパッケージでメーカー・製品番号・用紙サイズを確認します。
2. Wordのラベル設定の製品番号、行数・列数、ラベル寸法を照合します。同じ面数の別製品を選んでいないかも見ます。
3. 「ファイル」→「印刷」で、使うプリンターと用紙サイズを確認します。A4の用紙ならWord側とドライバー側の両方をA4にします。
4. 1枚に複数ページを縮小配置する設定を使わず、原寸・100%相当の設定にします。用紙へ合わせる拡大縮小やフチなし拡大も確認します。
5. ラベル紙に対応する用紙種類と給紙口を、機種と用紙メーカーの指定に合わせます。

「ラベル紙」「厚紙1」などの名前や選択肢は機種で異なります。厚紙を選べば必ず正確に送れる、手差しは必ず直線経路だから安全、とは判断しません。説明書に指定された組み合わせを使います。

PDFから印刷する場合は、PDFのページ寸法と閲覧ソフト側の印刷倍率も確認します。Wordで正しく作っていても、その後に「用紙に合わせる」で縮小するとラベル位置が変わります。100%へ戻したら、印刷領域から外れて欠ける箇所がないかも見ます。

3. 一定のずれと、間隔のずれを別々に直す

すべてのラベルが同じ量だけ下へずれ、型番・サイズ・倍率が正しいなら、上端からラベルが始まる位置を確認します。位置を調整する場合は元文書を残し、コピーまたは新しいラベル定義で一つの数値だけを変えます。下へ2mmずれている測定例なら、全体を上へ2mm動かす方向の補正です。

下段ほどずれが増える場合は、上余白ではなく縦方向の間隔も見ます。ラベルの上端から次のラベルの上端までの距離は、ラベル高さと間のすき間の合計です。すき間だけの寸法を「垂直方向の間隔」へ入れないようにします。

例えば、実物の上端間隔が35mmなのに設定が36mmなら、1行移るごとに1mm差が増えます。最初の行を合わせた状態では、3行目で2mm、5行目で4mmの差になります。これは計算例であり、市販の特定製品の寸法ではありません。

メーカーの寸法と違っていた場合は、正しい製品番号を使うか、「新しいラベル」で正しい寸法を定義して作り直します。設定が正しいのに間隔が変わる場合は、長い住所による行高の変化、段落間隔、倍率、搬送の状態も確認します。単に印刷結果から逆算した値で製品の寸法を上書きし続けないでください。

4. 普通紙で位置を比較し、ラベル紙で仕上がりを確認する

1. 実際のラベルシートと同じサイズの普通紙を用意し、普通紙に適した機種の設定で1ページだけ印刷します。寸法と倍率は本番と揃えます。
2. 印刷後、普通紙とラベルシートの上下左右の端を机上で合わせ、光に透かして文字とシールの境界を比較します。
3. 上・中・下、左・右でずれを測り、変更前後の値を記録します。
4. 位置が合ったら、指定の用紙種類・給紙口へ戻し、対応する未使用ラベル紙で確認します。

普通紙とラベル紙は厚さや表面が違うため、普通紙の成功だけで本番も合うとは限りません。一方、二枚を重ねたままプリンターへ給紙する方法ではありません。透かすのは印刷が終わってからです。

試験中にラベル用紙の一部を剥がしたり、切り取ったりして再給紙しません。再印刷や途中使用シートの可否は製品と機種の指定に従います。例えばエーワンは一度印刷した用紙の再印刷を不可と案内しています。

5. 測定結果から次の操作を選ぶ

不安定な給紙や擦れが続くときは、枚数を増やさず、プリンターの機種名・ラベル型番・設定・測定結果をまとめてメーカーや管理者へ相談します。機種に印刷位置の補正機能がある場合も、その対象がラベル紙や利用する給紙口を含むか、説明書で確認してください。

6. まとめ

ラベルのずれは、まずシート内の複数位置で測ります。一定のずれは開始位置、増えていくずれは間隔や倍率、不規則なずれは用紙や給紙も調べます。既定のラベル寸法を壊さず、普通紙の位置確認と実際のラベル紙の確認を分けて進めてください。

Microsoftのラベル作成と試し刷り、用紙メーカーの再印刷に関する注意も確認できます。

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