【Word】ラベルを1片だけ印刷する方法|行・列の指定と用紙の確認

宛名を一人分だけ作りたいときは、Wordのラベル機能で印刷する行と列を指定できます。A4シート全体へ同じ宛名を繰り返す必要はありません。ただし、1片だけを指定できることと、残ったシートを後で安全に再給紙できることは別です。

この記事ではWindowsのデスクトップ版Word（Microsoft 365・2024・2021）で、未使用のラベルシートの指定位置に1件だけ印刷する方法を説明します。Mac版にも単一ラベルの行・列指定がありますが、画面の配置は異なります。Web版はこのラベル作成機能を直接使う手順の対象ではありません。

【要点】「ラベル」で製品番号を選び、単一ラベルの行・列を指定します。印刷前は同サイズの普通紙で位置を確認し、本番は機種と用紙メーカーが認める状態の用紙を使います。

1. 「1片」と「1シート」を区別する

2列8行のシートは16片です。上から3行目、左から2列目を指定するなら、行は3、列は2です。左上から横方向に数えると6片目ですが、「行6」と入力するわけではありません。

下図は2列8行の配置例です。印刷する場所は3行2列だけで、残りの15片には文字を入れません。用紙を部分的に切ったり、使うラベルだけ剥がしてプリンターへ通したりする図ではありません。

1片だけを印刷する場合も、シートはプリンターが対応する大きさと状態で給紙します。残り15片が白いままでも、そのシートを再び印刷に使えるとは限りません。繰り返し1片ずつ必要になる仕事なら、小面付けの対応用紙や用途に合うラベルプリンターも選択肢です。

2. ラベル画面で行と列を指定する

1. Wordの「差し込み文書」→「ラベル」を開きます。大量の宛先を扱う「差し込み印刷の開始」ではなく、単一のラベルを作る画面を使います。
2. 「オプション」で、手元の用紙のメーカーと製品番号を選びます。
3. 宛先の入力欄へ、印刷する住所・氏名などを入力します。必要なら文字を選択し、フォントや段落を整えます。
4. 印刷対象を単一ラベルにして、例では「行3」「列2」を指定します。
5. まず同じ用紙サイズの普通紙を用意し、「印刷」で試し刷りして位置と内容を確認します。
6. 問題がなければ、機種と用紙メーカーが指定する設定に合わせ、対応する未使用のラベルシートに印刷します。

行や列が選べない、想定した最大値まで指定できない場合は、製品番号と行数・列数を見直します。似た面数の別製品では、指定位置もラベル寸法も変わります。

行・列を指定した単一ラベルは「印刷」で出力します。「新規文書」が使えないときも、1片印刷の設定を何度もやり直す必要はありません。画面で編集しながら配置を確認したい場合は、次の空のラベル文書を使う方法へ切り替えます。

3. 画面で配置を確認するなら空のラベル文書を作る

1. 「ラベル」の宛先入力欄を空にし、正しい製品番号を指定します。
2. 同じラベルをシート全体へ作る設定を選び、「新規文書」で空のラベル文書を作ります。
3. 表の中をクリックし、表用の「レイアウト」からグリッド線を表示します。
4. 上から3行目・左から2列目に当たるラベルのセルだけへ宛名を入力します。
5. ほかのセルが空で、文字が対象ラベルから出ていないことを確認し、1ページ・1部だけを試し刷りします。

製品によってはラベル間のすき間を表の細い列などで表しているため、Tabキーを押した回数をラベル番号に置き換えず、製品の面付けを見て対象セルを選びます。表の行・列は削除せず、規定の幅や高さも保ちます。

編集用グリッド線は印刷される罫線ではありません。宛名だけが出れば正常です。画面で枠を見たいだけなら、全セルへ印刷用の罫線を追加する必要はありません。

4. 差し込み名簿から1人だけ選ぶときの注意

名簿にある一人分を緊急に印刷するなら、該当する氏名・住所・敬称を照合して、単一ラベルの宛先欄へ入れる方法が簡単です。同姓同名がいる場合は管理番号や住所でも確認します。すでに差し込んだ結果文書から使う場合も、別人の住所を一緒にコピーしないようにします。

差し込みを使い続ける場合は、宛先一覧で対象の1件だけを選択し、結果を別文書へ展開して、対象外の宛名が入っていないことを確認します。ただし、宛先を1件に絞ることは、3行2列など好きなラベル位置を選ぶこととは別です。任意の位置へ1片だけ出すなら、前節の空ラベル文書へ確認済みの宛名を入れます。

「次のレコード」は空きラベルを飛ばす命令ではありません。名簿の読み取り対象を次の行へ進めるフィールドです。使用済みの3片を避けるつもりで3個追加すると、必要な宛先を飛ばす原因になります。用紙上の空き位置は、行・列の指定や空のラベル文書で扱います。

5. 試し刷りと再給紙の可否を別々に確認する

普通紙はラベルシートと同サイズを使い、原寸で1ページ出します。印刷後にシートの端を合わせて透かし、3行2列の枠へ文字が収まるかを見ます。普通紙とラベル紙を重ねたまま給紙する方法ではありません。本番はラベル紙に指定された用紙種類と給紙口へ合わせます。

Microsoftは単一ラベルの行・列指定を案内していますが、これは全メーカーの用紙の再使用を保証するものではありません。エーワンの案内では、一度印刷した用紙の再印刷は不可とされています。部分使用・剥がれ・粘着剤の露出があるものを、テープで補修して通す方法も使わないでください。

封筒の試し刷りでは封筒の印刷面や上下を確かめますが、ここで確認するのはシート内の1片の位置と収まりです。ラベルシートの給紙方向も機種の説明書に従い、「印刷面を上」「3行目から先に入れる」などとは一律に決めません。

6. まとめ

1片だけの印刷は、正しい製品番号を選び、行と列を指定して行います。画面で編集したい場合は空のラベル文書へ1件だけ入力し、面付けを崩さずに出力します。名簿の次のレコードと、用紙上の次の位置を混同しないことがポイントです。

操作はMicrosoftの単一ラベルの印刷、用紙の条件はメーカーの再印刷の注意で確認できます。

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