【Word】宛名ラベルの差し込み印刷|型番指定と次のレコードの基本

名簿から宛名ラベルを作るには、ラベル用紙の型番に合う枠を用意し、各ラベルへ別の宛先を順番に入れます。最初のラベルだけを作って印刷したり、同じ内容を全セルへコピーしたりする操作とは異なります。

この記事はWindowsのデスクトップ版Word（Microsoft 365・2024・2021）で、Excel名簿を使った宛名ラベルを初めて作る場合の手順です。1片だけの印刷は行・列を指定する方法、できあがったラベルが紙の上でずれる場合は印刷位置の診断を参照してください。

【要点】用紙のメーカー・製品番号を照合し、先頭ラベルにフィールドを配置して「複数ラベルに反映」を使います。先頭には次のレコードを入れず、2片目以降で次の宛先へ進む構成を確認します。

1. ラベル用紙の型番と印刷対応を確認する

同じA4・12面でも、ラベルの縦横寸法、端の余白、ラベル間の間隔が違う製品があります。面数だけで用紙を選ばず、パッケージのメーカー名と製品番号を確認します。プリンターについても、その製品の印刷方式・厚さ・用紙種類に対応しているか調べます。

1. Wordで新しい文書を開き、「差し込み文書」→「差し込み印刷の開始」→「ラベル」を選びます。
2. ラベルの製造元と、手元の製品番号を指定します。
3. 用紙サイズ、ラベルの幅・高さ、行数・列数をパッケージと照合して確定します。
4. 枠が見えない場合は表の中をクリックし、表用の「レイアウト」からグリッド線を表示します。

グリッド線は編集用で、印刷される罫線とは別です。宛名を印刷するためだけに罫線を追加する必要はありません。一覧に型番がない場合は、メーカーの寸法情報を使って「新しいラベル」を定義するか、メーカー配布の対応テンプレートを検討します。似た型番を推測で選ばないでください。

2. 名簿を接続し、左上のラベルを作る

Excelでは1行目に「郵便番号」「住所1」「住所2」「宛名」「敬称」などの見出しを置き、1宛先を1行にまとめます。郵便番号は文字列として保持します。保存して閉じたら、Wordの「宛先の選択」→「既存のリストを使用」でファイルとシートを選びます。

1. 左上の最初のラベルへカーソルを置きます。
2. 「差し込みフィールドの挿入」から郵便番号、住所、宛名などを順に挿入します。
3. フィールドの間へ改行を入れ、宛名の後ろには敬称フィールドを配置します。
4. フォント、文字サイズ、段落前後の間隔を整え、長い住所でも枠に収まるようにします。

全宛先が個人宛てで敬称が同じなら固定の「様」も使えますが、名簿にも「様」が含まれる場合は二重に付けません。住所2のない宛先は、空の段落が残らないか後のプレビューで確認します。

文字が多いからとラベル表の列幅や行高を自由に広げると、用紙のシール位置から外れます。住所を整理する、必要な行を分ける、読み取れる範囲で文字サイズを調整するなど、ラベル寸法を保ったまま収めます。

3. 全ラベルへ反映し、次のレコードの位置を確かめる

先頭のラベルができたら、「差し込み文書」→「複数ラベルに反映」を選びます。先頭ラベルの内容がほかのラベルへ展開され、2片目以降には次のレコードへ進むフィールドが付きます。画面では「Next Record」などと表示されます。

下図は仕組みを確認するため、2列2行・4面のラベルに4件の名簿を入れる例です。左上は1件目の青木さん、右上は次へ進んだ2件目の井上さん、左下は3件目の上田さん、右下は4件目の江口さんです。宛名と住所は同じレコードから取るので、「次のレコード」は氏名と住所の間には入れません。

先頭に次のレコードが入ると最初の宛先を飛ばし、2片目の前に入っていなければ前と同じ相手が続きます。1片に二つ入れれば宛先を飛ばす原因になります。フィールドを個別に増やす前に、先頭のラベルを正しく作ってから全体へ反映し直す方法で構成を揃えてください。

反映し直すと、2片目以降へ独自に加えた変更も上書きされるため、共通のデザインは先頭で調整します。全ラベルへ反映する操作は、Excel名簿を最新に読み直す操作ではありません。

4. 全件を展開し、シートの境目も確認する

1. 「結果のプレビュー」で先頭からの宛先の順序と、住所・氏名の組み合わせを確認します。
2. 長い住所、敬称が異なる宛先、住所2がない宛先も確認します。
3. 「完了と差し込み」→「個々のドキュメントの編集」で、対象の全レコードを新しい文書へ展開します。
4. 1ページ目だけでなく、2ページ目の最初と最後のラベルまで見て、重複・欠落・文字の欠けがないか確認します。
5. 実物と同サイズの普通紙へ原寸で試し刷りし、ラベル用紙と端を合わせて透かし、各位置を比べます。

例えば1シート12面へ25件を入れるなら、12件＋12件＋1件で3シート分です。これは空き位置を飛ばす特殊なルールを加えず、1宛先を1片へ順番に配置する場合の計算です。3シート目の残り11片に宛名が入っていないことも確認します。

普通紙で見えるのは主にレイアウトの位置です。ラベル紙との厚さや搬送の違いまでは再現しないため、最後に対応する未使用ラベル紙で確認します。ラベル紙を重ねてプリンターへ通すのではなく、透かす比較は印刷後に机上で行ってください。

5. 同じ名前・空白・ずれを原因別に調べる

「複数ラベルに反映」が使えない場合は、通常の表文書ではなくラベルの差し込み文書になっているか確認します。既存文書で型番を選び直すとレイアウトが変わるため、保存したコピーで作業してください。途中使用のラベルを再給紙できるかは、Wordの機能とは別に用紙メーカーと機種の指定で判断します。

6. まとめ

宛名ラベルの基本は、製品番号で枠を合わせ、左上のラベルを作って全体へ反映することです。次のレコードが宛先ごとの境目にあるかを確認し、全件を展開してからシートの境目と最終ページまで点検します。位置が合わないときは、名簿ではなく印刷寸法や倍率の問題も切り分けてください。

Microsoftの宛先リストからラベルを印刷する手順と次のレコードを含む差し込みルールを参照できます。

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