【Word】表がページをまたいで崩れる時の対処|見出し行の繰り返しと改ページ

Wordの表が次のページへ続くときは、「見出し行が消える問題」と「1行の内容が2ページに分かれる問題」を分けて直します。見出し行には[タイトル行の繰り返し]を設定し、行を分割したくない場合は[行の途中で改ページする]をオフにします。

ただし、表全体を無理に1ページへ収める必要はありません。文字を読める大きさに保ち、複数ページでも項目が分かる状態に整えることが先です。以下はWindows版Wordのデスクトップアプリでの手順です。画面のタブ名はバージョンによって異なります。

1. まず印刷レイアウトで、崩れている箇所を確認する

[表示]タブで[印刷レイアウト]に切り替え、前後のページを見比べます。作業前に文書のコピーを保存しておくと、列幅や段落設定を変更した後に元の状態と比較できます。

• 2ページ目に列名がない場合は、見出し行の繰り返しを設定します。
• 1件の説明がページの途中で分かれている場合は、その行の改ページ設定を確認します。
• 表の前に大きな空白がある場合は、行の高さ、段落の改ページ設定、手動の改ページを確認します。

表を右クリックして[表のプロパティ]を開くと、[表]タブで[文字列の折り返し]も確認できます。[なし]は本文の流れに沿った配置、[する]は周囲に本文を回り込ませる配置です。通常の複数ページの一覧表では、コピー側で[なし]にして状態を確かめると、回り込みや位置指定の影響を切り分けやすくなります。すべてのWordの表が浮動配置されているわけではありません。

2. 見出し行を2ページ目以降にも表示する

表が続くページにも列名があれば、前のページへ戻らずに内容を読めます。見出しを途中の行へ手入力するより、元の見出し行を繰り返す設定の方が、行の追加や削除に対応しやすくなります。

1. 表の先頭の見出し行を選択します。見出しが2行ある場合は、必ず1行目を含めた連続する2行を選びます。
2. 表を選択したときに現れる[テーブル レイアウト]または表用の[レイアウト]タブを開きます。
3. [データ]グループの[タイトル行の繰り返し]を選びます。
4. 印刷レイアウトで、次のページの先頭に同じ見出しが表示されるか確認します。

別の操作方法として、[表のプロパティ]の[行]タブで、各ページにタイトル行として表示する設定を有効にできます。修正するときは、繰り返し先ではなく、表の最初の見出し行を編集します。

繰り返しは、表が自動的に次のページへ続く場合の機能です。表内に手動の改ページを入れると、見出しが繰り返されない場合があります。また、下書き表示ではなく、印刷レイアウトや印刷結果で確認してください。条件はMicrosoftのタイトル行の繰り返しの説明に掲載されています。

3. 1行の内容を途中で分割しない設定にする

同じ行の説明がページをまたぐと、番号や項目名が前のページに残ることがあります。1行が1ページ内に収まる長さなら、行をまとめて次のページへ送れます。

1. 分割したくない行を選びます。全行に適用する場合は表全体を選択します。
2. 右クリックから[表のプロパティ]を開き、[行]タブを選びます。
3. [行の途中で改ページする]のチェックを外して[OK]を押します。
4. 改ページ前後を見比べ、行が欠けずに次のページへ移動しているか確認します。

次の図は、同じ表の2ページ目を設定別に比較したものです。薄緑の「05」の行に注目してください。見出し行の繰り返しだけでは行の分割は止まらず、改ページの設定を変えると番号と説明をまとめて読めるようになります。

行をまとめて次ページへ送った結果、前のページの末尾に空白ができるのは、この設定による動作です。一方、1行の内容がページの印刷可能範囲より長い場合は、設定だけで1ページに収められるとは限りません。説明を複数行や別の段落へ分けるなど、内容の区切りを見直してください。

4. 表を小さくする前に、行高と列幅を見直す

あと少しで収まる場合でも、固定の行高を小さくすると文字が隠れることがあります。行の高さは、文字量に応じて広がる状態を基本に調整します。

• 文字の下側が欠ける:[表のプロパティ]の[行]で、高さが小さい固定値になっていないか確認します。高さの指定を外すか、必要に応じて[最小値]へ変更します。
• 短い文字が何行にも折り返される:その列が狭すぎないか確認します。ほかの列を含めて幅を調整し、用紙の右端からはみ出していないかも確認します。
• セル内に空きが多い:不要な空段落、段落前後の間隔、セルの上下余白を順に確認します。必要な余白までゼロにするのではなく、印刷したときに読みやすい範囲で調整します。
• 列数が多く横幅が足りない:用紙を横向きにするか、表を用途別に分けることを検討します。文書の一部だけ向きを変える場合は、セクションの区切りと前後のページも確認します。

表のプロパティで変更できる項目はMicrosoftの表の設定ガイドで確認できます。「行の高さ」と「列の幅」は別の設定です。行高を固定しても列幅の問題は直りません。

5. 表の説明文だけが前のページに残る場合

表の直前に置いた「表1 売上内訳」などの説明が前のページに取り残される場合は、その説明の段落を次の段落と離さない設定にします。

1. 表のすぐ前にある説明文の段落を選びます。
2. [ホーム]タブの[段落]グループ右下から、段落の詳細設定を開きます。
3. [改ページと改行]タブの[次の段落と分離しない]を有効にします。
4. 説明と表の先頭が同じページに並ぶか確認します。

説明と表の間に空段落があると、空段落との関係を設定することになります。編集記号を表示し、不要な空段落を整理してから試してください。また、表内の多数の段落へ一括してこの設定を付けると、大きな空白や意図しない移動の原因になります。まず説明文の段落だけに適用します。

6. 最後は改ページ前後と印刷結果を確認する

調整後は、2ページ目だけでなく、その前後のページも見ます。見出し行の有無、行の途中で切れていないか、文字が欠けていないかを確認してください。追記によって行数が変わると改ページ位置も変わるため、設定後も最終確認は必要です。

PDFで配布する場合は、出力したPDFでも同じ箇所を確認します。空白ができること自体を失敗と考えず、行の内容をまとめて読めるか、文字を無理に縮めていないかを基準に整えてください。

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