【Zoom】自動アーカイブでSharePointにレコーディングを保管する手順

Zoomのミーティングを録画したあと、毎回手動でファイルをダウンロードしてSharePointにアップロードするのは手間がかかります。自動アーカイブ機能を使えば、クラウド録画が自動的にSharePointに保存されるようになります。この記事では、Zoom管理画面で自動アーカイブの設定を行い、SharePointを保存先として指定する手順を詳しく解説します。管理者の方も一般ユーザーの方も、この手順を参考に作業を進めてください。

自動アーカイブ機能の概要と必要な条件

Zoomの自動アーカイブは、クラウド録画を外部ストレージ(OneDriveやSharePointなど)に自動的に転送する機能です。この機能を使うには、Zoomの有料プラン(Pro、Business、Enterpriseなど)に加入している必要があります。また、管理者アカウントでZoom Webポータルにログインし、アーカイブ設定を変更する権限が必要です。保存先のSharePointについては、あらかじめ録画を保存するためのサイトとフォルダを作成しておいてください。なお、自動アーカイブはクラウド録画が完了したあとに実行されるため、録画自体はまずZoomのクラウドストレージに一時保存され、その後転送されます。

自動アーカイブを有効にしてSharePointを保存先に設定する手順

以下の手順は、管理者がZoom Webポータルで行う設定です。一般ユーザーが自分のアカウントで設定することはできませんので注意してください。

ステップ1: Zoom Webポータルに管理者でログインする

1. Zoom Webポータルにアクセスする
   ブラウザで https://zoom.us を開き、管理者権限を持つアカウントでログインします。
2. 管理メニューに移動する
   左側のナビゲーションメニューから「管理者」をクリックし、さらに「アカウント管理」を展開して「アーカイブ」を選択します。

ステップ2: アーカイブ機能を有効にする

1. アーカイブ設定画面を開く
   「アーカイブ」ページで「アーカイブを有効にする」トグルをオンにします。初回の場合、利用規約の同意が求められることがあります。
2. 保存先の種類を選択する
   「保存先」のドロップダウンから「SharePoint」を選びます。OneDriveも選択できますが、今回はSharePointを指定してください。
3. SharePointサイトのURLを入力する
   表示されたフィールドに、録画を保存したいSharePointサイトのURLを入力します。たとえば https://yourcompany.sharepoint.com/sites/Recordings のような形式です。
4. フォルダパスを指定する
   必要に応じて、サイト内の特定のフォルダを指定します。空欄の場合はサイトのルートに保存されます。たとえば「/General/ZoomRecordings」のように入力します。
5. 設定を保存する
   画面下部の「保存」ボタンをクリックして設定を確定します。これで以降のクラウド録画が自動的にSharePointに転送されるようになります。

ステップ3: 動作を確認する

1. テストミーティングを録画する
   新しいミーティングを開始し、クラウド録画を実行します。ミーティング終了後、録画がクラウドに保存されるのを待ちます。
2. SharePointを確認する
   数分後(転送には時間がかかる場合があります)、指定したSharePointサイトのフォルダに録画ファイル(MP4やM4Aなど)が自動的に保存されていることを確認します。

自動アーカイブでSharePointに保管する際の注意点と制限

アーカイブが実行されるタイミング

自動アーカイブは、クラウド録画が完全に処理されたあとに実行されます。そのため、録画が完了してからSharePointに保存されるまでに数分から数十分かかる場合があります。また、大量の録画が同時に転送されると遅延が発生することもあります。転送が行われているかどうかは、Zoom管理画面の「アーカイブ」セクションに表示されるジョブのステータスで確認できます。

保存されるファイルの種類と形式

自動アーカイブでは、クラウド録画で生成されるすべてのファイル(MP4動画、M4A音声、チャットのテキスト、投票結果など)が転送されます。ただし、録画の設定によっては一部のファイルが含まれない場合があります。また、ファイル名は Zoom 側で自動生成された名前のまま保存されます。名前を変更したい場合は、転送後に手動で変更する必要があります。

SharePoint側の権限と容量

ZoomがSharePointにファイルを書き込むには、適切な権限が必要です。Zoomのアーカイブ機能は、OAuth認証ではなくアプリベースの認証を使用するため、SharePointサイトのアクセス許可設定によってはエラーが発生することがあります。その場合、サイトの所有者に連絡して、Zoomアプリケーションに書き込み権限を付与してもらう必要があります。また、SharePointのストレージ容量が不足していると転送に失敗します。容量を確認し、必要に応じて拡張してください。

トラブルシューティング:アーカイブが実行されない場合

設定が正しいにもかかわらずアーカイブが実行されない場合は、以下の点を確認してください。まず、Zoomのアーカイブ機能が有効になっているか再度確認します。次に、SharePointのURLが正しいか、特に末尾のスラッシュの有無などに注意します。また、クラウド録画自体が正常に完了しているかどうかも確認します。録画が途中で停止した場合、アーカイブは開始されません。それでも問題が解決しない場合は、Zoomサポートに問い合わせてください。

自動アーカイブと手動ダウンロードの比較

まとめ

自動アーカイブを利用すると、Zoomのクラウド録画がSharePointに自動で保存されるため、ファイル管理の手間を大幅に削減できます。この記事で説明した手順に従えば、管理者がZoom Webポータルでアーカイブを有効にし、SharePointのサイトURLを指定するだけで設定が完了します。設定後は、ミーティング終了ごとに録画が自動転送されるため、常に最新の録画がSharePointで共有されます。さらに、OneDriveへの保存も同様の手順で設定できますので、組織のポリシーに合わせて使い分けてみてください。もし転送に失敗した場合は、権限やストレージ容量を確認し、問題を解消してください。