【Zoom】ブレイクアウト割り当て後に追加参加した人を割り当てる手順

ブレイクアウトルームを事前に割り当てた後に、会議に遅れて参加した人がいる場合、その人をどの部屋に入れるか迷うことがあります。ホストは手動で追加参加者を既存の部屋に割り当てることも、割り当てをやり直すこともできます。この記事では、ブレイクアウトルームの割り当てが固定された状態で、後から来た参加者を正しく部屋に割り当てる方法を2通り解説します。また、その際の注意点やよくあるトラブルについても合わせて説明します。

ブレイクアウトルームの割り当てが固定される仕組み

Zoomのブレイクアウトルームでは、ホストが事前に参加者を各部屋に割り当てることができます。この割り当ては、一度設定するとブレイクアウトルームを開くまでは固定されませんが、開いた後は参加者の移動が制限されます。特に「参加者に好きな部屋を選ばせる」設定にしていない場合、追加参加者は自動的にはどの部屋にも入らず、ホストが手動で割り当てる必要があります。これは、既存の割り当てを壊さずに新しい人を追加したい場合に便利な反面、手間がかかることもあります。

追加参加者を割り当てる具体的な手順

手動でドラッグ&ドロップする方法

1. ブレイクアウトルームウィンドウを開く
   Zoom会議画面下部のツールバーにある「ブレイクアウトルーム」ボタンをクリックします。するとブレイクアウトルームの設定ウィンドウが開きます。
2. 「参加者の割り当て」タブを選択する
   ウィンドウ上部にあるタブから「参加者の割り当て」をクリックします。ここで現在の各ルームと参加者の一覧が表示されます。
3. 未割り当ての参加者を確認する
   「未割り当て」のセクションに、まだどのルームにも属していない参加者が一覧で表示されます。この中から追加したい人を見つけます。
4. ドラッグ&ドロップで移動する
   その参加者をマウスでドラッグし、割り当てたいルームのエリアにドロップします。するとそのルームに参加者が追加され、割り当てが更新されます。

すべての部屋を再作成して自動割り当てする方法

1. ブレイクアウトルームウィンドウを開く
   同様に「ブレイクアウトルーム」ボタンからウィンドウを開きます。
2. 「すべての部屋を再作成」をクリックする
   ウィンドウ下部にある「すべての部屋を再作成」ボタンをクリックします。確認ダイアログが表示されます。
3. 確認ダイアログで「再作成」を選択する
   「現在の部屋の割り当てが失われますが、よろしいですか?」というメッセージが表示されるので、「再作成」をクリックします。すると、現在の参加者全員(遅刻者を含む)が、元の部屋数でランダムに自動割り当てされます。
4. 必要に応じて割り当てを調整する
   自動割り当て後、手動でドラッグ&ドロップによる調整が可能です。これで追加参加者も含めた適切な割り当てが完了します。

参加者リストから直接割り当てる方法

1. 参加者パネルを開く
   Zoomツールバーの「参加者」ボタンをクリックして参加者パネルを表示します。
2. 未割り当ての参加者を右クリックする
   参加者リストの中で、まだどのブレイクアウトルームにも割り当てられていない人の名前を右クリックします。
3. 「ブレイクアウトルームに割り当て」を選択する
   表示されるメニューから「ブレイクアウトルームに割り当て」を選び、さらに割り当てたいルーム番号をクリックします。これで即座に割り当てが完了します。

注意点とよくある失敗例

手動割り当ての際に既存の割り当てが崩れてしまう

ドラッグ&ドロップで参加者を移動するとき、誤って他の参加者を別のルームにドロップしてしまうと、意図しない再割り当てが発生することがあります。このような場合は、すぐに「元に戻す」機能はないため、手動で元の状態に戻す必要があります。割り当てを大きく変更したい場合は、「すべての部屋を再作成」を使うほうが安全です。

ブレイクアウトルームが既に開始されている場合

ブレイクアウトルームを「開く」ボタンで開始した後は、部屋の割り当てを変更する方法が限られます。開始後は、参加者を他の部屋に移動させること(手動でドラッグ&ドロップ)は可能ですが、「すべての部屋を再作成」は実行できなくなります。したがって、追加参加者が現れた場合は、開始前に割り当てを済ませるか、開始後は手動移動のみで対応してください。

再作成時に元の割り当て情報が失われる

「すべての部屋を再作成」を実行すると、それまでの部屋の数や参加者の割り当てがすべてリセットされ、新たにランダム割り当てが行われます。これを防ぐには、再作成前に現在の割り当てをメモしておくか、スクリーンショットを撮っておくと良いでしょう。また、部屋数を変えたい場合も再作成が必要です。

参加者が自分の部屋を認識できない

追加参加者を割り当てた後、その参加者には自動的に通知が行きません。参加者は自分がどの部屋に割り当てられたかわからないため、ホストが口頭またはチャットで伝える必要があります。Zoomのチャット機能を使って「あなたはルーム2に割り当てられました」と知らせると親切です。

割り当て方法の比較

まとめ

ブレイクアウトルーム割り当て後に追加参加者が出た場合、手動ドラッグ&ドロップ、すべての部屋の再作成、参加者リストからの右クリック割り当ての3つの方法で対応できます。状況に応じて最適な方法を選びましょう。特に、ブレイクアウトルーム開始前であれば再作成が最も効率的です。開始後は手動移動のみになるので、事前の割り当てをしっかり行い、遅刻者の発生を想定して余裕を持った部屋数設定をしておくとスムーズです。また、割り当てたことを参加者にチャットで伝えるのも忘れずに行ってください。