【Zoom】ブレイクアウトの利用レポートをダウンロードして集計する手順

ブレイクアウトルームを活用した大規模なワークショップや研修のあと、参加者の動きを詳細に把握したいと思ったことはありませんか。Zoomには各参加者がいつどの部屋に入室し、どのくらい滞在したかを記録するレポート機能が備わっています。このレポートをダウンロードしてExcelなどで集計すれば、参加状況を定量的に分析できます。本記事では、ブレイクアウトルームの利用レポートを取得し、データを集計するまでの手順をわかりやすく解説します。

ブレイクアウトルームの利用レポートとは

ブレイクアウトルームの利用レポートには、各参加者がいつブレイクアウトルームに入室し、いつ退出したか、またどの部屋に割り当てられたかなどの詳細な記録が含まれます。このレポートは、ミーティングのホストのみがZoom Webポータルからダウンロードできます。データはCSV形式で出力されるため、スプレッドシートソフトで開いて自由に分析できます。例えば、参加者の滞在時間の平均を計算したり、特定の部屋の利用状況をグラフ化したりといった活用が可能です。

レポートを取得するには、以下の前提条件を満たしている必要があります。まず、ホストがライセンス付きのアカウント(有償プラン)を持っていること。無料アカウントではレポート機能が利用できません。また、ブレイクアウトルームを使用したミーティングが終了してからレポートが生成されるまで、最大で72時間かかる場合があります。すぐに表示されなくても焦らずに待ちましょう。

ブレイクアウトルーム利用レポートをダウンロードする手順

ここからは、実際にレポートをダウンロードする具体的な手順を説明します。Zoomアプリではなく、ブラウザからZoom Webポータルにアクセスして操作します。

1. Zoom Webポータルにログインする
   ブラウザを開き、Zoomの公式サイト(zoom.us)にアクセスします。右上の「サインイン」ボタンをクリックし、ホストアカウントのメールアドレスとパスワードでログインします。
2. 「レポート」メニューを開く
   左側のナビゲーションメニューから「レポート」をクリックします。すると、レポート関連のサブメニューが表示されます。
3. 「利用レポート」を選択する
   サブメニューの中から「使用状況レポート」を展開し、その中の「利用レポート」をクリックします。この画面では、過去に開催したミーティングのリストが表示されます。
4. 対象のミーティングを選択してレポートを生成する
   リストからブレイクアウトルームを使用したミーティングを見つけ、右側の「生成」ボタンをクリックします。レポートの生成が完了するまでしばらく待ちます。生成が終わると「ダウンロード」ボタンが表示されます。
5. CSVファイルをダウンロードする
   「ダウンロード」ボタンをクリックすると、CSV形式のファイルがPCに保存されます。ファイル名は「BreakoutRoom_+ミーティングID」のような形式です。

以上でレポートのダウンロードは完了です。次に、ダウンロードしたCSVを開いて集計する方法を説明します。

ダウンロードしたCSVをExcelで集計する手順

CSVファイルはそのまま開くと、各列に参加者のメールアドレス、ミーティング参加時間、ブレイクアウトルーム名、入室時刻、退出時刻などが記録されています。これをExcelで開き、必要な情報を整理しましょう。

1. CSVをExcelで開く
   ダウンロードしたCSVファイルをダブルクリックするか、Excelの「ファイル」→「開く」から選択します。文字化けする場合は、Excelの「データ」→「テキストファイルから」を選び、UTF-8でインポートすると正しく表示されます。
2. データをテーブルに変換する
   全データを選択し、Ctrl+Tキーを押してテーブルに変換します。これにより、後でフィルターや集計がしやすくなります。
3. 滞在時間を計算する列を追加する
   新しい列を作り、「退出時刻」から「入室時刻」を引く式(例:=D2-C2)を入力します。セルの書式を「[h]:mm」に設定すると、時刻差が正しく表示されます。
4. ピボットテーブルで集計する
   「挿入」→「ピボットテーブル」を選び、行に「参加者名」または「ブレイクアウトルーム名」を、値に「滞在時間」の合計や平均を設定します。これで、参加者ごとの滞在時間の合計や、ルームごとの利用時間の平均などを簡単に算出できます。

必要に応じて、条件付き書式を使って滞在時間が短い参加者を強調したり、グラフを作成して視覚化することも可能です。

レポートダウンロード時の注意点とよくある問題

レポートが生成されない、または表示されない

ミーティング終了後すぐにレポートを生成しようとしても、反映に時間がかかることがあります。最大72時間待っても表示されない場合は、ミーティングでブレイクアウトルームが正しく使用されていたか、またホストアカウントのライセンスが有効かを確認してください。無料アカウントではレポート機能は提供されません。

CSVの文字化けが発生する

CSVをExcelで開いたときに日本語が文字化けする場合は、Excelのインポート機能を使用します。「データ」タブ→「テキストファイルから」を選び、ファイルの元の文字コードを「UTF-8」に指定してインポートしてください。Shift-JISで保存されている場合もありますが、ZoomのレポートはUTF-8で出力されるため、UTF-8指定で問題ありません。

一部の参加者のデータが欠けている

ブレイクアウトルームに誰も割り当てられなかった場合や、参加者がミーティングに途中参加した場合など、一部のデータがレポートに含まれないことがあります。また、ホストが手動で部屋を割り当てずに「ランダム割り当て」を行った場合でも、データは記録されます。データ欠落が疑われる場合は、ミーティングの参加者レポートも併せてダウンロードし、整合性を確認しましょう。

利用レポートと参加者レポートの比較

参加者レポートはミーティング全体の参加状況を把握するのに適しており、利用レポートはブレイクアウトルームの活動を詳細に分析したい場合に役立ちます。両方を組み合わせると、より精度の高い集計が可能です。

まとめ

この記事では、Zoomのブレイクアウトルーム利用レポートをダウンロードし、Excelで集計する手順を解説しました。レポートを取得することで、参加者の入退出時間や滞在時間を定量的に把握できるようになります。まずはZoom Webポータルの「レポート」→「利用レポート」からCSVをダウンロードし、Excelでピボットテーブルを使って集計してみてください。応用として、定期的に開催するミーティングのレポートを自動的にダウンロードする設定や、データをグラフ化して参加状況を可視化する方法もぜひ試してみてください。