【Zoom】チャットを無効にしたり保存を制限したりする設定

Zoomのミーティング中や、常時利用できるチャット機能は便利な反面、業務上の情報漏洩リスクや、意図しないメッセージの拡散を懸念する管理者も多いです。特に、チャットを完全に無効にしたい場合や、メッセージの保存やエクスポートを制限したいケースがあります。本記事では、Zoom管理画面からチャット機能を無効にする方法と、チャットメッセージの保存・エクスポートを制限する設定手順を詳しく解説します。これらの設定を正しく行えば、組織のセキュリティポリシーに合った安全なチャット運用が実現できます。

チャット設定を変更する前に知っておくべき基礎知識

チャット機能の制限設定は、Zoom管理画面(webポータル)で行います。設定を変更できるのは、アカウントの管理者権限を持つユーザーのみです。また、設定にはアカウント全体に適用する「アカウントレベル」と、特定のグループにのみ適用する「グループレベル」の2種類があります。グループレベルで設定すると、グループに所属するユーザーのみに制限がかかります。さらに、ミーティング中のチャットと常時チャット(Zoom Team Chat)は設定項目が異なる場合があるため、目的に応じて正しい項目を操作する必要があります。本記事では、主に「Zoom Team Chat」の設定を中心に解説します。

Zoomのチャットを無効にする方法

チャット機能を完全に無効にすると、すべてのユーザーがZoom Team Chatを利用できなくなります。ミーティング中のチャットは別の設定ですが、ここでは常時チャットの無効化を説明します。

アカウントレベルでチャットを無効にする手順

1. Zoom webポータルにログインする
   管理者アカウントでZoomの管理画面(zoom.us/profile)にアクセスします。左側のメニューから「IM管理」をクリックします。
2. 「IM」タブを開く
   「IM管理」ページの上部にある「IM」タブを選択します。ここでチャット全体の設定を行います。
3. 「Zoom Team Chat」のトグルをオフにする
   「Zoom Team Chat」の項目のトグルスイッチをオフにします。この操作で、組織全体のチャット機能が無効になります。
4. 変更を保存する
   ページ下部の「保存」ボタンをクリックして設定を確定します。変更は即座に反映されます。

グループレベルでチャットを無効にする手順

1. 「ユーザー管理」→「グループ」に移動する
   左側メニューから「ユーザー管理」を展開し、「グループ」をクリックします。対象のグループ名をクリックします。
2. 「IM管理」タブを開く
   グループの設定ページで「IM管理」タブを選択します。グループレベルでのIM設定が表示されます。
3. 「Zoom Team Chat」をオフにする
   アカウントレベルの場合と同様に、トグルをオフにします。グループレベルでは「継承」のチェックを外してから変更してください。
4. 保存する
   「保存」ボタンをクリックします。グループに所属するユーザーのみチャットが無効になります。

チャットメッセージの保存・エクスポートを制限する設定

メッセージの保存期間を設定すると、古いメッセージが自動的に削除されます。また、ユーザーによるエクスポート(エクスポート)を禁止することも可能です。

メッセージ保存期間を設定する手順

1. 「IM管理」→「IM」タブを開く
   アカウントレベルの「IM管理」ページで「IM」タブを選択します。
2. 「メッセージ保持ポリシー」を設定する
   「メッセージ保持ポリシー」のドロップダウンから期間を選択します。選択肢は「30日」「90日」「1年」「無制限」などです。例えば「30日」を選ぶと、30日以上経過したメッセージは自動削除されます。
3. 保存する
   「保存」をクリックします。この設定は新規メッセージから適用され、既存メッセージには影響しません。

ユーザーによるエクスポートを制限する手順

1. 「IM管理」→「IM」タブを開く
   上記と同様に「IM」タブを開きます。
2. 「ユーザーによるチャット履歴のエクスポートを許可」をオフにする
   このチェックボックスをオフにすると、ユーザーは自分のチャット履歴をダウンロードできなくなります。
3. 保存する
   変更を保存します。これでエクスポート機能が無効になります。

ファイル転送やスクリーンショットを防ぐ設定

チャット経由のファイル転送を禁止する設定も「IM管理」で行えます。ただし、スクリーンショットの防止はクライアント側の設定では困難です。Zoomではスクリーンショットを直接ブロックする機能は提供されていません。

ファイル転送を禁止する手順

1. 「IM管理」→「ファイル転送」タブを開く
   「IM管理」ページの「ファイル転送」タブを選択します。
2. 「ファイル転送を許可」のトグルをオフにする
   このトグルをオフにすると、チャットでのファイル送信ができなくなります。受信もブロックされます。
3. 保存する
   変更を保存します。画像やドキュメントの共有が完全に禁止されます。

無効化と制限で起きる影響と注意点

チャットを無効にすると既存のメッセージはどうなるか

チャット機能を無効にしても、すでに送信されたメッセージは削除されません。ユーザーはチャットが表示されなくなるため、過去のメッセージにアクセスできなくなります。ただし、管理者は管理画面からエクスポートなどを行うことができます。完全に削除したい場合は、別途削除操作が必要です。

保存期間設定の注意点

保存期間を設定すると、設定日以降の新しいメッセージにのみ適用されます。過去のメッセージは手動で削除しない限り残ります。また、期間を短く設定すると、重要な会話が早期に消えるリスクがあります。適切な期間を組織のポリシーに合わせて選択しましょう。

グループレベル設定の継承ルール

グループレベルの設定は、アカウントレベルの設定を上書きします。例えば、アカウントレベルでチャットを有効にしていても、グループレベルで無効にすればそのグループのユーザーはチャットを使えません。逆に、グループで「継承」を選択するとアカウントレベルの設定が適用されます。

各設定の違いと適用範囲の比較

各設定は独立しているため、必要に応じて組み合わせることができます。例えば、チャットは有効のままファイル転送だけを禁止する運用も可能です。

まとめ

本記事では、Zoom管理画面からチャット機能を無効にする方法、メッセージの保存期間やエクスポートを制限する設定、ファイル転送の禁止手順を解説しました。これらの設定を適切に組み合わせることで、組織のセキュリティ要件に合わせたチャット環境を構築できます。設定後は、実際にユーザーアカウントでログインして挙動を確認することをおすすめします。また、グループレベルでの設定を活用すれば、部門ごとに異なるポリシーを適用することも可能です。まずは「IM管理」画面から目的に合った設定を探し、安全なチャット運用を始めてみてください。