【Zoom Webinar】投票ライブラリをチームで共有する手順

Zoom Webinarで投票を活用していると、作成した投票をチームメンバーと共有したい場面が出てきます。毎回同じ質問をゼロから作るのは手間がかかるものです。この記事では、投票ライブラリをエクスポートして他のホストに渡す方法を詳しく解説します。手順を覚えれば、投票の使い回しが簡単になり、Webinar準備の効率が大幅に向上します。

Zoom Webinarの投票ライブラリとは

Zoom Webinarには、投票を保存・管理する「投票ライブラリ」という機能があります。ライブラリに保存した投票は、同じアカウント内の複数のWebinarで再利用できます。しかし、デフォルトでは他のアカウントのホストと直接共有することはできません。そこで、エクスポートとインポート機能を使って投票データをJSON形式でやり取りします。この方法により、チーム全体で統一された投票テンプレートを共有できるようになります。

投票ライブラリをチームで共有するための前提条件

共有を実施するには、以下の条件を満たしている必要があります。

• すべての共有メンバーがZoom Webinarのライセンスを持っていること。
• 共有元と共有先のアカウントが、同じZoomアカウント(同一組織)に属していなくても問題ありませんが、Webポータルにアクセスできること。
• 投票ライブラリのエクスポート/インポート機能は、WebブラウザからZoom Webポータル(zoom.us/profile)で行います。Zoomアプリからは操作できませんのでご注意ください。

投票ライブラリをチームで共有する具体的な手順

共有元のホストが投票ライブラリをエクスポートする方法

1. Zoom Webポータルにログインする
   ブラウザで「zoom.us」にアクセスし、Webinarのライセンスが付与されたアカウントでサインインします。
2. 「Webinar」→「投票」を開く
   左側メニューから「Webinar」をクリックし、上部タブの「投票」を選択します。すると現在の投票一覧と投票ライブラリが表示されます。
3. 投票ライブラリを表示する
   画面の「投票ライブラリ」セクションまでスクロールします。ここに保存済みの投票テンプレートが一覧で表示されます。共有したい投票がまだライブラリにない場合は、事前に投票を作成してライブラリに保存しておきます。
4. エクスポートしたい投票の右側にある「…」をクリックする
   各投票の右端に三点リーダ(…)のアイコンがあります。それをクリックしてメニューを開き、「エクスポート」を選びます。
5. JSONファイルをダウンロードする
   ブラウザのダウンロード機能が起動し、投票の内容がJSON形式のファイルとして保存されます。ファイル名は投票のタイトルに基づいて自動生成されます。

共有先のホストが投票ライブラリをインポートする方法

1. 共有元からJSONファイルを受け取る
   チームのメールやファイル共有サービスを使って、エクスポートされたJSONファイルを入手します。ファイルは改ざんされていないか確認してください。
2. 自分のZoom Webポータルにログインする
   インポート先のアカウントでzoom.usにサインインします。
3. 「Webinar」→「投票」→「投票ライブラリ」に移動する
   先ほどと同じ手順で投票ライブラリの画面を開きます。
4. 「インポート」ボタンをクリックする
   投票ライブラリの上部にある「インポート」ボタンをクリックします。
5. JSONファイルを選択してアップロードする
   ファイル選択ダイアログが開くので、受け取ったJSONファイルを選んで「開く」をクリックします。すると投票がライブラリに追加されます。
6. インポートした投票を確認する
   ライブラリに新しい投票が追加されていることを確認します。必要に応じて投票を編集したり、そのままWebinarで使用したりできます。

投票ライブラリ共有時の注意点と制限事項

エクスポート/インポートは同一アカウント内では不要

同じZoomアカウント内であれば、投票ライブラリは自動的に共有されます。別のアカウントで使いたい場合のみ、エクスポートとインポートが必要です。また、エクスポートしたJSONファイルには投票の質問や選択肢の情報のみが含まれ、回答結果や分析データは含まれません。

インポートできるのはJSON形式のみ

Zoomが対応している形式はJSONのみです。CSVやExcelでのエクスポートはできません。JSONファイルの中身はテキスト形式なので、必要に応じてテキストエディタで閲覧・編集も可能ですが、構造を誤るとインポートに失敗する恐れがあります。

ライセンスによる制限

投票機能自体はWebinarアドオンが必要です。無料のZoomアカウントではWebinarを開催できません。また、同一アカウント内で複数のホストがいる場合、それぞれのホストが投票ライブラリを利用できますが、エクスポート/インポートは各ホストが個別に行う必要があります。

バージョン管理とファイル名

チームで共有する際、同じ投票に複数のバージョンが生まれる可能性があります。ファイル名に日付やバージョン番号を付けるなどして管理することをおすすめします。また、インポート後に投票の内容を編集しても、元のJSONファイルには影響しません。

投票ライブラリの共有と管理の比較表

上記の比較から、複数アカウント間で再利用するにはエクスポート/インポートが最も効率的です。一度テンプレートを作れば、何度でもインポートして使えます。

まとめ

投票ライブラリのエクスポートとインポートを使うことで、チーム内で投票テンプレートを簡単に共有できます。この方法を活用すれば、毎回同じ投票を一から作成する手間が省け、Webinarの準備時間を短縮できます。また、JSONファイルをバージョン管理すれば、投票内容の更新もスムーズに行えるでしょう。次にWebinarを開催する際は、ぜひ投票ライブラリの共有機能を試してみてください。