【Zoom】録画後の自動文字起こしから議事録を生成する手順

Zoomでミーティングを録画したあと、文字起こし機能を使って簡単に議事録を作成したいとお考えではありませんか。手動で書き起こす手間を省き、録画データから自動でテキスト化する方法を知ることで、業務効率を大幅に向上させることができます。この記事では、Zoomのクラウド録画と自動文字起こしを設定し、その文字起こしデータを元に議事録を生成する手順を詳しく解説します。

設定は数ステップで完了し、特別なスキルは必要ありません。この記事を読めば、誰でも手軽に議事録を作成できるようになります。

自動文字起こしと議事録生成の概要

Zoomのクラウド録画には、自動文字起こし機能が組み込まれています。ミーティングをクラウドに録画すると、Zoomが音声を解析し、発言内容をテキスト化します。この文字起こしデータは、ミーティング終了後、Zoom Webポータルから確認できます。文字起こしをそのまま議事録として利用するも良し、編集して必要な部分だけを抽出することも可能です。ただし、自動文字起こしは有料ライセンス(Pro以上)が必要です。無料版ではクラウド録画自体が使えません。また、文字起こしの精度は発音や雑音に左右されるため、完璧ではありませんが、手動で修正することで実用的な議事録を作成できます。

クラウド録画と自動文字起こしを有効にする手順

最初に、Zoom Webポータルで設定を変更します。ここではクラウド録画と自動文字起こしの両方をオンにします。

1. Zoom Webポータルにログインする
   ブラウザでzoom.usにアクセスし、自分のアカウントでログインします。この操作はホスト権限を持つアカウントで行ってください。
2. 「設定」→「録画」を開く
   左側のメニューから「設定」をクリックし、さらに「録画」タブを選択します。画面中央に録画に関する設定項目が表示されます。
3. 「クラウド録画」を有効にする
   「クラウド録画」のトグルスイッチをオンにします。これでミーティング中にクラウド録画を開始できるようになります。
4. 「自動文字起こし」を有効にする
   同じ「録画」設定ページ内に「自動文字起こし」という項目があります。これをオンにすると、録画完了後に自動で文字起こしが生成されます。この設定を忘れずに行ってください。
5. 必要に応じて詳細設定を確認する
   「高度なクラウド録画設定」では、録画の保存先やアクセス権限を変更できます。初期設定のままで問題ありませんが、必要に応じて調整してください。

録画後、文字起こしから議事録を生成する手順

実際のミーティングでクラウド録画を実行し、終了後に文字起こしを確認して議事録を作成します。

1. ミーティング中に「クラウドに録画」を開始する
   ミーティング画面下部の「録画」ボタンをクリックし、「クラウドに録画」を選択します。録画が開始されると参加者に通知が表示されます。
2. ミーティング終了後、Zoom Webポータルで録画を確認する
   ミーティングが終わると、Zoomから録画処理完了のメールが届きます。または、Zoom Webポータルにログインし、左メニュー「録画」をクリックして録画一覧を開きます。処理中の場合は「処理中」と表示されます。完了するまで数分から数十分かかることがあります。
3. 録画をクリックして詳細画面を開く
   録画一覧から目的のミーティングをクリックします。すると、録画の再生画面が表示されます。ここで動画を見ながら文字起こしを確認できます。
4. 「文字起こし」タブを選択する
   画面下部または上部に「文字起こし」というタブがあるのでクリックします。自動文字起こしが有効になっていれば、発言がテキストで表示されます。タイムスタンプと話者名(表示名)も付いています。
5. 文字起こしを編集して議事録に仕上げる
   文字起こしは自動生成のため、誤認識や不要な部分が含まれます。テキストを直接クリックして編集できます。例えば「えーと」などのフィラーを削除したり、発言者名を修正したりします。また、コピー&ペーストでWordなどに貼り付けて整形することも可能です。
6. 議事録をエクスポートする
   Zoom Webポータルでは、文字起こしをテキストファイル(.txt)やVTT(WebVTT)形式でダウンロードできます。画面右上の「エクスポート」ボタンから「テキストファイル」を選択すると、全文を.txtとして保存できます。このテキストをそのまま議事録として配布しても良いですし、必要に応じてさらに整形します。

議事録生成の注意点と制限

自動文字起こしは有料ライセンスが必要

自動文字起こし機能は、Zoomの有料ライセンス(Pro、Business、Enterprise)でのみ利用できます。無料のBasicライセンスではクラウド録画自体ができません。また、ライセンスによっては文字起こしの保存期間に制限がある場合があります。Proライセンスの場合、クラウド録画の保存期間は1GBまで、またはアカウントのプランに依存します。詳細はZoomの公式サイトでご確認ください。

文字起こしの精度は環境に依存する

自動文字起こしの精度は、発言の明瞭さ、背景ノイズ、アクセント、言語などに影響を受けます。雑音の多い環境や複数人が同時に話す場面では、誤認識が増える傾向があります。そのため、生成された文字起こしをそのまま議事録として使うには注意が必要です。必ず内容を確認し、聞き直しながら修正することをおすすめします。

話者認識は限定的

Zoomの自動文字起こしは話者を区別して表示しますが、話者の名前はZoomアカウントの表示名に依存します。同じデバイスから複数人が話す場合や、ゲスト参加者などは正しく識別されないことがあります。必要に応じて手動で話者名を修正してください。

文字起こしの編集はZoom Webポータル上でのみ可能

文字起こしの編集は、Zoom Webポータルの「文字起こし」タブ内で行います。ダウンロードしたテキストファイルを編集することもできますが、再度アップロードしてZoom側に反映させることはできません。議事録として完成させたい場合は、ポータル上で編集した後にテキストをコピーして別のドキュメントに貼り付けるか、エクスポート機能でダウンロードしてください。

対応言語に注意する

現在、Zoomの自動文字起こしは複数の言語に対応していますが、日本語以外の言語でミーティングを行った場合、文字起こしの精度が低下することがあります。日本語のミーティングでも、英語の単語や専門用語が混ざると認識が乱れることがあるので注意してください。必要に応じて、後から手動で修正しましょう。

クラウド録画とローカル録画の違い

クラウド録画はZoomのサーバーに保存され、自動文字起こしが使えます。一方、ローカル録画は自分のPCに保存され、文字起こし機能は使えません。ローカル録画でも外部の文字起こしサービスを利用することは可能ですが、手間がかかります。自動文字起こしを活用するにはクラウド録画が必須です。

議事録の自動生成を重視するなら、クラウド録画を選択しましょう。ただし、保存容量やコスト面を考慮する必要があります。

まとめ

この記事では、Zoomのクラウド録画と自動文字起こしを設定し、その文字起こしデータを基に議事録を生成する手順を解説しました。設定はZoom Webポータルで「クラウド録画」と「自動文字起こし」を有効にするだけです。ミーティング終了後は、録画一覧から文字起こしタブを開き、編集・エクスポートすることで簡単に議事録を作成できます。文字起こしの精度に注意しながら、必要に応じて手動で修正することで、実用的な議事録が完成します。さらに応用として、文字起こしを翻訳ツールにかけたり、他の文書作成ソフトと連携して整形することも可能です。まずはお手持ちのライセンスで自動文字起こしが利用できるか確認し、本日紹介した手順を試してみてください。