【Zoom】ホワイトボードを保存・エクスポートする手順

Zoomのホワイトボードは、ミーティング中にアイデアを視覚化する便利なツールです。しかし、作成したホワイトボードを保存したりエクスポートする方法がわからず困っている方も多いでしょう。この記事では、Zoomホワイトボードを保存する手順とエクスポートする手順を詳しく解説します。これを読めば、ホワイトボードの内容を確実に残せるようになります。

ホワイトボードの保存とエクスポートの基本

Zoomホワイトボードは、ミーティング中でもミーティング外でも利用できるデジタルキャンバスです。作成した内容は自動的にZoomクラウドに保存されるため、明示的に保存ボタンを押す必要はありません。しかし、ホワイトボードを他のアプリケーションで利用したり、オフラインで参照したい場合は、エクスポート機能を使ってファイルとして書き出すことができます。この記事では、自動保存の仕組みと、手動でエクスポートする具体的な手順を説明します。

ホワイトボードのデータはZoomアカウントに関連付けられて保存されるため、異なるデバイスからでもアクセス可能です。また、ホワイトボードを共有する際には、エクスポートしたファイルをメールやチャットで送る方法が便利です。保存期間はZoomアカウントのプランに依存しますが、無料アカウントでも一定期間は保持されます。

ホワイトボードを保存する手順

Zoomホワイトボードは、使用中に自動的に保存されます。特別な保存操作は必要ありませんが、保存されたホワイトボードを確認する方法を紹介します。

自動保存の仕組み

ホワイトボードに加えた変更は、リアルタイムでクラウドに同期されます。ミーティングを終了したり、ホワイトボードを閉じた時点の状態が自動保存されます。ネットワークが安定していれば、ほとんど遅延なく保存が行われます。

保存されたホワイトボードをWebポータルで確認する手順

1. Zoom Webポータルにログインする
   ブラウザでZoomの公式サイト(zoom.us)にアクセスし、アカウントでログインします。
2. 「ホワイトボード」タブを開く
   左側のメニューから「ホワイトボード」をクリックします。このタブには、自分が作成または共有されたすべてのホワイトボードが表示されます。
3. 保存されたホワイトボードを選択する
   一覧から確認したいホワイトボードのタイトルをクリックすると、内容を表示できます。また、ここからホワイトボードを再度編集することも可能です。

Zoomクライアントから保存されたホワイトボードにアクセスする手順

1. Zoomデスクトップクライアントを起動する
   パソコンでZoomクライアントを開き、サインインします。
2. 「ホワイトボード」セクションを開く
   メイン画面の左側にある「ホワイトボード」アイコンをクリックします。最近使用したホワイトボードの一覧が表示されます。
3. 目的のホワイトボードを開く
   一覧から該当するホワイトボードをクリックすると、内容を確認したり、編集を再開できます。

ホワイトボードをエクスポートする手順

ホワイトボードをPDFまたは画像ファイルとしてエクスポートする手順を説明します。エクスポートは、ホワイトボードを開いた状態で行います。デスクトップクライアントとモバイルアプリで手順が異なりますので、それぞれ解説します。

デスクトップクライアント(ミーティング中)でエクスポートする手順

1. ホワイトボードを開く
   ミーティング中に画面下部の「ホワイトボード」アイコンをクリックしてホワイトボードを起動します。
2. メニューから「エクスポート」を選択する
   ホワイトボード画面の右上にある「…」(その他)メニューをクリックし、「エクスポート」を選びます。
3. 形式を選んで保存する
   表示されるダイアログで「PDF」または「PNG」を選択します。PDFを選ぶとベクター形式で、PNGを選ぶとラスター形式で保存されます。その後、「エクスポート」ボタンをクリックし、ファイルの保存先を指定して完了です。

デスクトップクライアント(ミーティング外)でエクスポートする手順

1. Zoomクライアントでホワイトボードを開く
   Zoomクライアントを起動し、「ホワイトボード」タブから作成済みのホワイトボードを開きます。
2. 「エクスポート」メニューを使用する
   右上の「…」メニューから「エクスポート」を選択し、形式を選びます。
3. ファイルを保存する
   「エクスポート」ボタンをクリックすると、ファイルがダウンロードされます。ダウンロード先はブラウザの設定に依存します。

モバイルアプリ(iOS/Android)でエクスポートする手順

1. ホワイトボードを開く
   Zoomモバイルアプリで、ミーティング中またはミーティング外のホワイトボードを開きます。
2. メニューから「エクスポート」を選択する
   画面右上の「…」アイコンをタップし、「エクスポート」を選びます。
3. 形式を選んで保存する
   「PDF」または「PNG」を選択し、「エクスポート」をタップします。ファイルは端末のダウンロードフォルダに保存されるか、共有シートが表示されます。

エクスポートしたPDFはベクター形式のため拡大しても鮮明で、PNGは画像として簡単に共有できます。用途に応じて使い分けてください。

保存・エクスポート時の注意点

エクスポートできるのは自分が編集可能なホワイトボードのみ

他のユーザーが作成したホワイトボードで、編集権限がない場合はエクスポートできないことがあります。その場合は、ホワイトボードのオーナーにエクスポートを依頼するか、共有設定で「編集者」として追加してもらう必要があります。

エクスポート時の画質とファイルサイズ

PNG形式でエクスポートする場合、解像度は固定されており、大きなホワイトボードではファイルサイズが大きくなることがあります。特に多くのテキストや図形を含む場合は、PDF形式をおすすめします。PDFはベクター形式のため、画質を保ったままファイルサイズを抑えられます。

自動保存のタイミングとネットワーク依存

自動保存は変更後すぐに行われますが、ネットワークが不安定な場合は保存が遅れる可能性があります。重要なホワイトボードは、作業途中でも定期的にエクスポートしてローカルに保存することを推奨します。また、オフライン環境では自動保存が行われないため、オンラインでの作業が必要です。

共有設定の確認

ホワイトボードを他のユーザーと共有している場合、エクスポートしたファイルを共有する際は、最新版であることを確認してください。エクスポートはその時点のスナップショットです。また、機密情報を含むホワイトボードをエクスポートする場合は、ファイルの取り扱いに注意しましょう。

エクスポートできるページ数と制限

Zoomホワイトボードは複数ページを持つことができますが、エクスポートでは全ページが1つのPDFまたはPNG(複数ページの場合はPNGは1枚にまとめられます)として出力されます。ページ数の上限はありませんが、非常に多い場合はファイルサイズが大きくなる可能性があります。

クラウド保存とエクスポート保存の比較

項目	クラウド保存(自動)	エクスポート保存(手動)
保存場所	Zoomクラウドです	ローカルデバイスです
アクセス方法	Webポータルまたはクライアントから	ファイルエクスプローラーで直接開きます
編集の可否	可能です(再度開いて編集できます)	不可です(画像またはPDFとして固定されます)
共有の容易さ	リンク共有が可能です(権限設定も可能)	ファイルを添付してメールやチャットで送信します
オフライン利用	不可です(インターネット接続が必要です)	可能です(ダウンロード後はオフラインで閲覧できます)
バージョン管理	自動で履歴が残ります(上書き保存も履歴に残る)	手動でファイル名や日付を管理する必要があります
ストレージ容量	Zoomアカウントの容量に依存します	ローカルデバイスの容量を使用します
セキュリティ	Zoomのセキュリティに準拠します	ファイルの管理はユーザー自身の責任です

上記のように、クラウド保存とエクスポート保存にはそれぞれメリットとデメリットがあります。日常的な利用には自動保存で十分ですが、オフラインでの参照や他アプリとの連携が必要な場合はエクスポートが便利です。

まとめ

この記事では、Zoomホワイトボードの自動保存の仕組みと、エクスポートの手順を解説しました。自動保存により、特別な操作なしでホワイトボードの内容がクラウドに保存されます。また、必要に応じてPDFやPNG形式でエクスポートすることで、オフラインでの参照や他アプリとの連携が可能になります。次回のミーティング後は、ぜひホワイトボードをエクスポートして活用してみてください。また、Zoom Webポータルから過去のホワイトボードを管理することも忘れずに行いましょう。エクスポート機能を活用して、アイデアをより多くの場面で役立ててください。

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