【Copilot】TeamsチャネルのCopilot要約から重要メンション一覧を抽出する手順

Microsoft TeamsのチャネルでCopilotが生成した会議要約から、重要なメンションを効率的に抽出したい場合があります。Copilotの要約機能は便利ですが、メンションだけを一覧で確認するには追加の操作が必要です。この記事では、TeamsチャネルのCopilot要約から重要メンション一覧を抽出する具体的な手順を解説します。

Copilot for Microsoft 365の機能として、Teams会議の議事録要約やアクションアイテムの抽出が可能です。しかし、会議中に誰が誰にメンションしたか、あるいは重要な発言をした参加者を一覧で把握するには、要約テキストをさらに加工する必要があります。本記事を読むことで、Copilotが生成した要約から、効率的にメンション情報を抽出できるようになります。

TeamsチャネルにおけるCopilot要約の概要

Copilotは、Microsoft Teams会議の録画や議事録を基に、会議の概要、決定事項、アクションアイテムなどを自動生成します。この機能は、会議に参加できなかったメンバーへの情報共有や、会議内容の振り返りに役立ちます。要約は通常、テキスト形式で提供され、会議の主要なトピックや発言者を把握できます。しかし、個別のメンションや特定の参加者への言及を直接リストアップする機能は、Copilotの標準機能としては提供されていません。そのため、要約テキストを解析し、必要な情報を抜き出す作業が発生します。

Copilot要約から重要メンション一覧を抽出する手順

1. TeamsチャネルでCopilotの会議要約を生成する
   Teams会議の録画が完了した後、チャネル内でCopilotに会議要約の生成を依頼します。通常、「要約して」といったプロンプトを入力するか、会議の録画ファイルに添付されたCopilot機能から要約を生成します。
2. 生成された要約テキストをコピーする
   Copilotが生成した会議要約のテキスト全体を選択し、コピーします。要約はチャット形式やドキュメント形式で表示される場合があります。
3. Copilot(Web版またはCopilotアプリ)にメンション抽出を依頼する
   コピーした要約テキストを、Web版CopilotやCopilotアプリに貼り付けます。そして、「以下の会議要約から、会議中に@メンションされた参加者と、その発言内容を一覧で抽出してください。」といったプロンプトを入力して実行します。
4. Copilotの回答を確認・整形する
   Copilotは、プロンプトに基づき、メンションされた参加者とその発言内容をリストアップした回答を生成します。必要に応じて、回答をさらに整形し、見やすい形式にまとめます。

Copilot要約のメンション抽出における注意点

@メンションと発言者の特定精度

Copilotは、要約テキストに含まれる「@」記号とそれに続くユーザー名を基にメンションを抽出します。しかし、会話の流れによっては、文脈から@メンションと判断できない場合や、発言者とメンション対象が一致しないケースも考えられます。抽出されたリストは、あくまでCopilotの解釈に基づくものであるため、最終的な確認は人間が行う必要があります。

機密情報や個人情報の取り扱い

会議要約には、業務上の機密情報や参加者の個人情報が含まれる可能性があります。Copilotへのプロンプト入力や、抽出した情報の取り扱いには十分注意が必要です。特に、組織外のCopilotサービスを利用する場合や、機密性の高い情報を扱う場合は、組織のセキュリティポリシーを確認してください。

Copilotの回答が期待通りでない場合

Copilotの回答が、メンション一覧として不十分な場合や、意図しない形式で出力されることがあります。その際は、プロンプトをより具体的に修正したり、抽出したい情報の条件を明確にしたりすることで、回答の精度を向上させることができます。例えば、「会議参加者全員の@メンションを、発言内容と共に箇条書きで示してください」といった指示が有効です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilot Proは、個人利用やMicrosoft 365アプリでのCopilot体験を向上させるサービスです。一方、Microsoft 365 Copilotは、組織のMicrosoft 365環境と連携し、より高度な業務支援を提供します。Teamsチャネルの会議要約からメンションを抽出する操作は、どちらのCopilotでも可能ですが、Microsoft 365 Copilotの方がTeamsチャネルのデータに直接アクセスできるため、よりシームレスな利用が期待できます。

まとめ

TeamsチャネルのCopilot会議要約から重要メンション一覧を抽出することで、会議の重要な発言者を迅速に特定できます。この手順により、会議内容の把握が容易になり、関係者へのフォローアップも効率化されます。次に、抽出したメンション情報を基に、各参加者への個別のフォローアップメールをOutlook Copilotで作成してみましょう。