【Excel】表を1ページに収めて印刷する方法|横幅だけ合わせる設定も解説

表全体を1枚に収めたいなら「シートを1ページに印刷」、横にはみ出す列だけを収めたいなら「すべての列を1ページに印刷」を使います。後者は縦に複数ページになる場合があります。

まず用紙サイズ、向き、印刷範囲を決め、その後に縮小を調整します。1枚に入っても文字が読めなければ、縦に分ける方法を検討します。

1. 全体を1枚にするか横幅だけかを決める

数十列・数百行の表を1枚へ縮めると、文字が極端に小さくなります。行が多い一覧は、横幅1ページ、縦方向は必要枚数にする方が読みやすい場合があります。

全体1枚は幅1・高さ1、横幅だけなら幅1・高さ自動という違いです。どちらも「1ページ」という名前が含まれますが、最終的な枚数は同じとは限りません。

2. 印刷画面から設定する

1. 対象シートを選び、Ctrl+Pで印刷画面を開きます。
2. プリンター、用紙サイズ、縦横の向きを確認します。
3. 拡大縮小の項目から「シートを1ページに印刷」または「すべての列を1ページに印刷」を選びます。
4. ページ数と表の末尾をプレビューで確認します。

複数シートを選んでいる場合は対象にも注意します。ブック全体が必ず1枚になる設定と考えないでください。

3. 縮小する前に用紙と余白を整える

横に長い表なら横向き、必要なら大きな用紙を検討します。余白を狭くする時は、プリンターの印刷可能範囲や綴じる余白も考えます。

不要な空列や過大な列幅を整理する方法もあります。ただし、紙へ収めるためだけに必要な項目を削除・非表示にしないでください。提出条件に合うかを先に確認します。

4. 印刷する範囲を指定する

必要なセル範囲を選び、「ページレイアウト」→「印刷範囲」→「印刷範囲の設定」を使います。範囲を外す場合は「印刷範囲のクリア」です。

後で行や列を追加したら、範囲に含まれているかを再確認します。離れた複数の範囲を指定すると別ページになる場合があるため、プレビューで意図した出力か確認してください。

5. 手動の改ページと倍率指定を使い分ける

「次のページ数に合わせて印刷」の設定では、手動改ページは無視されます。任意の位置で区切りたい場合は倍率指定へ切り替え、改ページプレビューで確認します。

外枠と途中の改ページでは役割が違います。青い線を動かせば常に望む範囲が1枚へ収まる、と考えず、どの線を動かしたかと印刷設定の結果を確認します。

6. 読める大きさを実際の出力で判断する

縮小率70%以上なら必ず読みやすい、という共通の基準はありません。元のフォントが小さければ70%でも読みにくくなります。PDFを実際に読む大きさで表示するか、試し刷りで確認します。

小さ過ぎる場合は横幅だけを1ページへ収め、縦に分けます。その場合は「印刷タイトル」で見出しを繰り返すと、2ページ目以降も内容を追いやすくなります。

7. 枚数・末尾・見出しを確認する

右端の列、最終行、合計欄が欠けていないか確認します。空白ページが出る場合は印刷範囲と離れた場所の内容を調べます。PDF保存後も、完成したファイルのページ数を確かめてください。

設定の違いはMicrosoftのワークシートの拡大縮小とページ設定で確認できます。

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