【Teams】ファイルをエクスプローラーで開く方法 | OneDriveへの追加と同期

Teamsの共有ファイルをPCのフォルダーから扱う

Teamsのチャネルにあるファイルは、SharePointに保存されています。OneDriveの同期アプリを通じてエクスプローラーに表示すれば、毎回Teamsを開かずに編集できます。単なるダウンロードとは違い、編集や削除が共有先にも反映される点を理解して使います。

入口には「OneDriveへのショートカットの追加」と「同期」があります。同じフォルダーに両方を重ねて使うのではなく、利用できる方法を1つ選びます。WindowsのOneDriveへ仕事用アカウントでサインインしていることも確認しましょう。

OneDriveへショートカットを追加する

1. Teamsの対象チャネルで「共有」または「ファイル」を開きます。
2. 必要に応じて「SharePointで開く」を選びます。
3. 追加したいフォルダーで「OneDriveへのショートカットの追加」を選びます。
4. OneDriveの「自分のファイル」に追加された項目を確認します。
5. エクスプローラーの会社用OneDriveから開きます。

ショートカットはOneDriveのWebや他の同期端末からも利用できます。Microsoftは、利用できる場合はこちらの方法を推奨しています。追加しても元フォルダーの権限が増えるわけではありません。

「同期」を使ってこのPCへ表示する

SharePointの対象ライブラリまたはフォルダーで「同期」を選び、OneDriveを開く案内に従います。エクスプローラーでは、組織名の配下などに同期した項目が表示されます。ライブラリ全体だけでなく、サブフォルダーを同期する方法もあります。

この操作で作る同期関係は端末ごとのものです。別のPCでも同じ状態になると考えず、端末側の設定を確認します。同じ場所へのショートカットがすでにある場合は、追加で同期を押す前にOneDrive内の登録状況を確認してください。

PCでの変更は共有ファイルにも反映される

例として、チャネルの「企画」フォルダー内にある予算.xlsxをエクスプローラーで編集すると、同期後にSharePoint側も更新されます。共同作業者も、その共有ファイルを開いて変更を確認します。PCだけの別コピーを編集しているわけではありません。

削除も同じように共有側へ反映されます。PCの容量を空けたいだけなら、ファイル削除ではなくOneDriveの「空き領域を増やす」を使い、オンラインのみへ戻す方法を検討します。同期エラーがある場合は、変更が届いたと思い込まずアイコンを確認します。

オフラインで必要なファイルは先に保存する

雲のアイコンが付いたオンラインのみのファイルは、開くときにダウンロードされます。インターネットのない場所で使う資料は、右クリックして「このデバイス上で常に保持する」を選び、ダウンロード完了を確認します。

ファイルを開いた分や保持を指定した分はPCの容量を使います。「表示するだけなら全ファイルが最初から保存される」「同期しても容量を使わない」のどちらでもありません。持ち出す前に対象ファイルが開けるか確認しておくと安心です。

表示をやめるときは登録方法に合う操作をする

ショートカットなら、OneDrive側の対象メニューから「ショートカットの削除」を使います。通常のファイル削除とは区別してください。エクスプローラーで展開したショートカット内のファイルを削除すると、共有元の内容を消してしまいます。

「同期」で追加した場所は、OneDriveの設定のアカウント一覧から対象の同期を停止します。停止を確認してからPC側の残りを整理します。組織フォルダーをいきなり削除して同期を止めようとしないでください。

追加できない場合の確認ポイント

共有元のURLとエラー文を控えて管理者へ相談します。個人用OneDriveに仕事のフォルダーを移したり、権限のないファイルをコピーで持ち出したりせず、正しい仕事用アカウントで扱いましょう。