【Word】完成済みの報告書から目次を作る|章・節・本文の分け方

2026年3月16日2026年9月23日

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書き終えた報告書に初めて目次を付けるときは、太字の行をすべて目次に入れるのではなく、文書名・章・節・説明文を分けます。章と節に見出しスタイルを設定すれば、Wordがその文字と掲載ページを使って自動目次を作ります。

ここでは「研修実施報告書」を例に、本文を整理して最初の目次を作ります。操作はWindows版のWord for Microsoft 365／Word 2024／Word 2021を対象とします。Mac版やWeb版にも目次作成機能はありますが、以下の画面名とキー操作はWindows版のものです。

【要点】文書名を章扱いにしないこと、章と節を別のレベルにすること、説明文を見出し段落に含めないことが準備の中心です。目次を作った後は、本文の編集に合わせて更新します。

1. 報告書の中で目次に載せる行を決める

次の5種類の段落があるとします。「研修実施報告書」は資料全体の名前、「目的」「結果」は章、「対象」は目的の中の節です。本文中の太字は、重要語を強調しただけの場合もあるため、文字の大きさだけで判定しません。

この例の目次項目は「目的」「対象」「結果」の3つです。図では、表紙を置かず、目次が印字ページ1、目的と対象がページ2、結果がページ4にある配置を仮定しています。ページ番号は目次への入力値ではなく、本文の配置から取得する値です。

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作業前に文書のコピーを保存します。すでに装飾した本文へスタイルを適用すると見た目が変わるため、元の配置を見比べられる状態にしておくと調整しやすくなります。

見出しと説明文がShift+Enterでつながっている場合、両方が一つの段落です。[ホーム]の編集記号表示で区切りを確認し、必要ならEnterによる別段落にしてから、それぞれにスタイルを設定します。説明文まで目次に入るのを防ぐための操作です。

見出しが青色になったり大きくなったりしても、目次から外す目的でなければ[標準]へ戻さないでください。見出しとしての役割と、その見た目は別々に設定できます。

この例は先頭ページに文書名と目次を置き、本文を次のページから始めます。空行を何十行も入れて位置を押し下げず、目次の後と本文の間に改ページを使います。元からある改ページは重ねて挿入しません。

見出しスタイルを使った自動作成と、項目を自分で入力する手動作成は異なります。自動目次の材料が本文の見出しであることは、Microsoftの目次作成ガイドでも説明されています。

最初に照合するのは、デザインよりも「何が、どの階層で、何ページとして出たか」です。文書名や説明文が混ざったら、目次の行を削除するのではなく本文のスタイルを直します。

目次を入れたことで本文が後ろへ移った場合は、[参考資料]→[目次の更新]から目次全体を更新します。目次そのものが増減してページが変わったときは、ページ配置が落ち着いてからもう一度番号を更新します。図の2・4と違っても、手元の本文と一致していれば正しい結果です。

「結果」を「実施結果」へ変更するときは本文側の見出しを書き換え、[目次をすべて更新する]を選びます。目次の表示だけを書き換えると、次の全体更新で本文の名称に戻ります。

すでに目次があり、更新方法だけを知りたい場合は目次が更新されないときの確認手順へ進んでください。一項目だけ足りない場合は目次に載らない見出しの診断で、該当段落と目次の採用条件を確認します。

完成済みの報告書へ目次を付ける作業は、本文の役割分けから始めます。資料名は表題、章は見出し 1、節は見出し 2、説明文は標準に分け、自動作成の目次を挿入してください。最後に項目・階層・印字ページを本文と照合すれば、単に太字の行を集めた目次ではなく、報告書の構成に合った目次になります。

この記事の監修者

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超解決 Excel・Word研究班

企業のDX支援や業務効率化を専門とする技術者チーム。20年以上のExcel・Word運用改善実績に基づき、不具合の根本原因と最短の解決策を監修しています。ExcelとWordを使った「やりたいこと」「困っていること」「より便利な使い方」をクライアントの視点で丁寧に提供します。