【Word】PDF・両面印刷で章の間に白紙が入るときの確認

Wordでは白紙に見えなかった場所が、PDFや両面印刷で章と章の間の白紙になることがあります。「奇数ページから開始」「偶数ページから開始」のセクション設定で、次の章を指定した側へ送っている場合です。この白紙は、単なる空行とは扱いが違います。

ここでは、複数章の報告書を電子配布または冊子にする際の確認方法を説明します。文書の最後、特に表の直後に一枚だけ白紙が残る場合は、末尾の必須段落を確認する手順を使ってください。以下の設定変更はWindowsのデスクトップ版Wordを対象にしています。

1.PDFにも白紙があるか、実際の紙だけかを確かめる

【要点】Wordの章構成と、プリンター・製本側の白紙を分けます。同じ最新版の文書から印刷プレビューとPDFを開き、白紙の前後にある章名を比べてください。PDFビューアーの見開き表示に出る余白と、ページ一覧に存在する一枚の白紙も区別します。

対象の章名、白紙の直前に印字された番号、PDFの何枚目かを控えます。紙面のページ番号が途中で振り直される文書では、PDFの枚数と一致しません。白紙の数字だけを手入力して帳尻を合わせるのは避けてください。

2.章を奇数・偶数ページから始める設定を確認する

「ホーム」の編集記号表示をオンにして、白紙の直後にある章の先頭を見ます。セクション区切りの種類と、その章を含むセクションの開始位置を確認します。本文に空の段落記号が見えないからといって、出力時の白紙が不要だとは限りません。

たとえば本文を1から通しで数える文書で、第1章が3ページで終わり、第2章を奇数ページから開始すると、第2章は5ページへ進みます。間の4ページは開始位置を合わせるための白紙です。第2章を次ページ開始にすれば、4ページから続けられます。図も、番号を途中で振り直さないこの条件を前提にしています。

Microsoftの区切りの説明でも、奇数・偶数開始は次の該当ページから新しいセクションを始める設定です。新しい区切りを追加する前に、現在の区切りの種類を確認してください。

3.冊子で残す白紙か、電子配布で不要な白紙かを決める

章頭を一定の側へ置く製本仕様なら、調整用の白紙を残します。一般的な左綴じ横書き冊子では奇数ページが右側になりますが、右綴じや縦書きの資料へそのまま当てはめないでください。印刷所・提出先の指定と、実際に開いたときの章頭位置を確認します。

画面で一ページずつ読む電子配布版では、章を新しいページから始めれば足りる場合があります。その場合は電子配布用のコピーだけで開始位置を変え、冊子版は残します。提出先が同じページ構成を求めるなら、電子版だからという理由だけで白紙を省きません。

PDF編集ツールで白紙だけを削除すると、紙面上の番号、目次の案内、見開きの左右が元のWordと合わなくなることがあります。修正できる原稿があるならWord側を整えて出力し直します。原稿を変更できない資料は、提出先が求める構成を確認してから扱ってください。

4.境界を残したまま開始位置を変える

1. 電子配布用など、変更してよいコピーを開きます。
2. 白紙の後ろの章の本文内にカーソルを置きます。複数の章を選択しません。
3. 「レイアウト」のページ設定ダイアログを開き、「その他」などのタブで「セクションの開始位置」を確認します。
4. 新しいページから始めればよいなら「次のページ」を選び、適用先が対象のセクションになっていることを確認して確定します。
5. 前章末尾と対象章先頭、さらに次の章のページ構成を見直します。

メニュー表記は版によって異なります。操作の参照先はMicrosoftのセクション区切り変更手順です。Web版で必要な開始位置の設定が見当たらない場合は、同じ文書をデスクトップ版で開いてこの手順を行ってください。区切りを削除する操作と、開始位置を変更する操作は別です。

「現在の位置から開始」は同じページで続けるための別の選択です。章を新ページから始めたい目的で、単にページ数が減りそうだからと選ばないでください。用紙の向きが異なるセクションでは、連続開始でも同じ紙面に収まるとは限りません。

区切りそのものを削除すると、前後が統合され、後ろ側の書式が引き継がれます。余白やヘッダーまで変える必要がない今回の作業では、開始条件の変更を先に検討します。Microsoftの削除時の注意も確認してください。

5.白紙が減った後の章頭・番号・目次を照合する

電子版の例なら、第2章が5ではなく4から始まったことを確認します。その後の章も前へ移る場合があるので、対象箇所だけを見て終了せず、目次を更新して各章へ移動します。用紙の向き、章名、ヘッダー・フッターが変更前と同じ役割を保っていることも見ます。

PDFは新しい名前で出力し、ページ一覧と章頭の両方を確認します。番号の非表示と白紙ページの削除は別です。白紙の番号が見えなくても一ページとして含まれることがあり、ページ一覧から章の前後を追う方が見落としを減らせます。

6.両面印刷は少部数で実際の表裏を確かめる

PDFには白紙がないのに紙だけに出る場合は、文書を何度も変更せず、プリンター側の冊子印刷や区切り紙などを確認します。冊子の面付けで必要になる白紙と、Wordのセクションが作る白紙は別です。設定名や動作はプリンターごとに異なります。

最終版は、章の境界を含む範囲を少部数で試し刷りします。片面ずつの画面表示では分からない、章頭の左右、綴じ方向、裏面の上下を確認してから全体を印刷してください。電子版と冊子版を分けた場合は、ファイル名にも用途を残します。

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