【Word】図番号を連番にする方法|番号の飛び・重複と代替テキストの設定

Wordの図番号を連番で管理するには、「参考資料」の「図表番号の挿入」を使います。画像の下へ「図1」と直接入力する方法と違い、後から図を追加・削除した場合に番号を更新できます。

すでに番号が飛んだり重複したりしている場合は、数字を打ち直す前にフィールドを更新してください。それでも変わらないときは、手入力の番号、残った図表番号、異なるラベルを順に調べます。以下のキー操作はWindowsのデスクトップ版Wordを対象にしています。

1. 図表番号を挿入して連番の土台を作る

【要点】連番になるのは画像そのものではなく、挿入した図表番号です。写真を入れただけでは、すべての写真へ自動で番号が振られるわけではありません。番号を付ける対象を選び、図表番号を挿入します。

1. 番号を付けたい画像を選択します。
2. 「参考資料」→「図表番号の挿入」を開きます。
3. ラベルを「図」にし、表示位置を選びます。
4. 自動で入る番号の後ろへ「装置の接続例」などの説明を追加します。
5. 確定し、画像と番号の対応を確認します。

番号部分はSEQフィールドという連番用の仕組みで作られます。「図1」の数字だけを普通の文字に書き換えると、その箇所を自動更新できなくなります。説明文は編集できますが、番号は図表番号機能に任せます。

同じ文書で「図」と「写真」を使い分ければ、それぞれ別の系列として番号を管理できます。図1の次を図2にしたい資料で、別のラベルを混ぜると期待と違う番号になります。最初にラベルを決め、同じ種類の図には統一して使ってください。

2. 図を追加・削除した後はフィールドを更新する

編集の途中では古い番号が画面に残ることがあります。本文をクリックし、Ctrl+Aで選択してF9を押すと、選択した範囲のフィールドを更新できます。ファンクションキーが音量などの操作になっている端末では、Fnキーとの併用が必要な場合があります。

1か所だけ確かめるなら、図表番号の数字を右クリックして「フィールドの更新」を選びます。画像だけを選択してF9を押しても、図表番号を選んだことにはなりません。番号のある段落を対象にしてください。

本文の全選択ですべての場所のフィールドが更新されるとは限りません。テキストボックス、ヘッダー、フッターなどの番号は、必要に応じてその場所で選択して更新します。表内のフィールドも残っていないか確認します。

図だけを削除し、説明段落の図表番号を残すと、その番号が連番に含まれます。図2を削除したつもりで図3が残った場合は、まず図表番号の段落が残っていないか確認します。不要と確認できた図表番号を削除し、残りを更新してください。

本文から図を参照している場合は、「図3を参照」と手入力した数字も見直します。「相互参照」を使った参照なら、そのフィールドも更新します。図表目次がある文書では、図表番号を整えた後に目次も更新し、ページ番号まで確認します。

3. 更新しても飛びや重複が残るときの調べ方

まず、変わらない数字が自動番号なのか手入力なのかを確かめます。WindowsではAlt+F9でフィールドコードの表示を切り替えられます。SEQを含むコードが見える部分が自動番号です。もう一度Alt+F9を押すと結果の表示へ戻せます。

コピーした図表番号が重複して見えるだけなら、更新で直る場合があります。最初から数字を消して振り直す必要はありません。更新しても同じ番号なら、ラベルの違い、手入力、連番を再開させる指定などを確認します。コードを理解せず一括置換するのは避けてください。

ページ上で見える上下の位置と、本文中の図表番号の順序が一致していない場合もあります。特に浮動画像やテキストボックスでは、見た目の場所だけで連番を判断しないことが大切です。写真と説明を本文の流れに沿って並べられる資料なら、行内画像と直後の図表番号段落を使うと対応を追いやすくなります。

図表番号の文字がコードのように見える場合は、壊れたと決めつけず表示モードを戻します。また、更新の前後で値が変わるなら、印刷プレビューを開くことだけに頼らず、保存前に明示的に更新しておく方が確認しやすくなります。

本文全体の更新では図番号以外の日付やリンクなども更新される場合があります。日付を確定させた報告書などでは、先に図表番号を個別に更新し、文書全体を更新する際にはほかの可変項目も点検します。

4. 章番号を含めるには番号付き見出しを先に整える

「図2-1」のように章番号を付ける場合は、単に章題を太字にしただけでは足りません。章見出しに「見出し1」などのスタイルを適用し、そのスタイルに連動するアウトライン番号を設定しておきます。

1. 各章の見出しに同じ見出しスタイルと連動した章番号を設定します。
2. 図表番号の挿入画面で「番号付け」を開きます。
3. 「章番号を含める」をオンにします。
4. 章の開始スタイルを実際に使っている見出しスタイルと合わせます。
5. 区切り文字を選び、章が変わる前後の図番号を確認します。

セクション区切りを挿入しただけで章番号が決まるわけではありません。ページの向きや余白を変えるセクションと、番号付き見出しによる章の区切りは役割が異なります。第2章なのに図1-5のままなら、章見出しのスタイルと番号の設定を先に調べます。

章番号を手入力している既存文書を変更する場合は、見出し全体の番号に影響します。図番号を直すためだけに文書全体の見出しを一括変更せず、章見出しの一覧と目次を確認しながら進めてください。

5. 図番号の説明と代替テキストを使い分ける

図表番号は本文上で図を識別するための表示です。代替テキストは、スクリーンリーダーなどで画像の内容を理解するための説明です。図表番号を付けても、代替テキストが自動的に十分な説明になるわけではありません。

画像を右クリックして「代替テキストを表示」または「代替テキストの編集」を開き、画像が伝える内容を1～2文で書きます。グラフなら「売上グラフ」だけでなく、読み手が知るべき増減や比較の結果を伝えます。

上の数字は記載方法の例です。実際には対象の図の値を使います。複雑な図の全数値を短い代替テキストへ詰め込むより、本文や表でも詳細を説明します。周囲に同じ説明があるときは重複を減らし、画像だけが持つ意味を補います。

意味を持たない飾りは「装飾用としてマーク」を使えますが、説明図やグラフを警告の解消だけのために装飾扱いにはしません。自動生成された説明がある場合も、固有名詞、数値、左右の関係を見直してから使います。

6. まとめ：連番の更新と内容の説明を別々に確認する

番号の修正はフィールド更新から始め、手入力や残った図表番号を確認します。章番号は見出しの番号設定と連動させ、最後に本文の参照と図表目次を点検します。代替テキストは番号とは別に、画像の意味が伝わる内容へ整えましょう。

基本操作はMicrosoftの図表番号の追加と更新、説明文は代替テキストの設定で確認できます。

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