【Word】コンビニ印刷用PDFの作り方と文字・余白の確認

Wordで作った案内状をコンビニで印刷するなら、出発前にPDFへ保存し、そのPDFと登録後のプレビューを確認しておくと、店頭でのやり直しを減らせます。見るのはファイル名だけではなく、文字、ページ数、用紙の端に近い内容です。

ここではWindowsのデスクトップ版Wordで印刷用PDFを作るところから説明します。スマートフォンへ保存済みの書類を登録する操作とは分け、Wordから出力した時点で問題がないかを確かめます。

1. 使う店舗とPDFの受け渡し方法を決める

【要点】PDFを作る前に、店舗、利用する印刷サービス、用紙サイズを決めます。登録先が違えば、使える番号やファイルの条件も違います。

セブン-イレブンのネットプリントと、ローソンなどで使うシャープのネットワークプリントは別サービスです。PDFをネットへ登録する方法と、対応する記録媒体から店内で読み込む方法も分けて考えてください。同じ店舗でも選ぶサービスによって条件が変わります。

申込書に「A4・片面」の指定があるなら、WordもA4で作ります。複数ページを一枚にまとめたり、別サイズへ縮小したりする前に提出先の指定を確認します。会社の資料をネットに登録する場合は、外部サービスへ渡してよい文書かも先に確かめてください。

2. Wordから印刷用のPDFを保存する

1. Word文書を保存し、「レイアウト」で用紙サイズと向きを確認します。
2. 「ファイル」から「名前を付けて保存」または「コピーを保存」を開き、保存先を選びます。
3. ファイルの種類を「PDF」にします。最適化の選択肢がある場合は、印刷向けの「標準」を選びます。
4. 「オプション」で対象ページを確認します。完成した本文を出すなら発行対象を「文書」にし、校閲の変更履歴付き文書を選ばないようにします。
5. 元のdocxと区別できる名前で保存し、作成したPDFを開きます。

PDF/Aは長期保存のための規格です。コンビニ印刷で常に必要な設定でも、あらゆるフォントを強制的に埋め込める設定でもありません。文字化けを防ぐために、PDF/Aのチェックだけを頼りにしないでください。

埋め込みできないフォントがある場合、Windows版WordのPDFオプションには文字をビットマップ化する選択肢があります。見た目を保つための方法ですが、対象の文字の検索やコピーに影響します。提出先が文字検索を求める場合は、利用できるフォントへ変更して書き出す方法を選びます。

3. PDFを開いて文字とページ端を点検する

保存したPDFは、Wordに読み込み直すのではなくPDF閲覧アプリで開きます。表の最終列、脚注、ページ番号、記号を含む氏名、小さな文字を確認してください。フォントが置き換わった箇所だけ折り返しが変わることもあるため、最初のページだけで済ませず、最終ページまで見ます。

用紙の四辺にある内容も重要です。例えばネットプリントbasicのWebブラウザー向け仕様では、普通紙の周囲約5mmが印刷されない領域とされています。この値を、全コンビニ・全用紙で共通の余白として使うことはできません。実際に使うサービスの用紙と印刷条件を確認し、必要な文字や枠を端ぎりぎりに置かないようにします。

QRコードや小さい図を含むチラシなら、PDF上で欠けていないことに加え、最終的な印刷サイズで読めるかを確認します。Wordの画面だけを拡大して鮮明に見えても、紙に縮小した結果までは確認できません。

4. 登録後のプレビューで変換結果を確認する

ネット登録を使う場合は、選んだサービスの公式入口からPDFを登録します。容量、ページ数、パスワード付きPDFの扱いは入口ごとに確認してください。ネットプリントbasicのブラウザー版の制限を、スマートフォンアプリや別系列のサービスへそのまま当てはめないようにします。

登録処理が終わったら、ファイル名、ページ数、用紙サイズ、印刷イメージを確認します。元PDFは正しくても、登録後の変換結果に欠けがあれば、そのまま店頭へ進まず、余白やサイズを直して登録し直します。ネットプリントの公式案内も、登録後の詳細画面で印刷イメージを確認するよう求めています。

記録媒体を使うなら、行く店舗のコピー機が対応する媒体とファイル形式を事前に調べます。読み込めないことを理由にUSBメモリをすぐ初期化する必要はありません。別の対応媒体やネット登録へ切り替える場合も、元のPDFと必要なデータは残します。

5. エラーや仕上がりの違いを直す

容量を減らす場合も、全ページを画像へ変換する前に、不要なページや過大な写真がないか確認します。図や写真の圧縮は複製ファイルで行い、小さい文字やQRコードの読み取りを犠牲にしていないか見てください。暗号化された他者のPDFは、作成者に印刷可能な版を依頼します。

6. 店頭では用紙と縮小設定をもう一度見る

コピー機で文書を呼び出したら、部数、カラー・白黒、片面・両面、用紙サイズを確認します。原寸が必要な書類では、用紙に合わせた縮小が入っていないかにも注意してください。画面で確認した設定と違う場合は、支払い・印刷を実行する前に戻って直します。

仕上がった紙では、全ページがそろっているか、欄外の文字が欠けていないか、両面の向きが合うかを見ます。大量配布なら、最初の一部を確認してから残りを印刷します。修正した場合は古いPDFや古い予約番号と混ざらないよう、使用する版を選び直してください。

サービスごとの条件はネットプリントの仕様とシャープの利用案内で確認できます。元のWord、保存したPDF、登録後のイメージという順で確かめると、どこから違ったかを見つけやすくなります。

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