【Zoom】法人ドメイン外のユーザー参加を承認制にする設定

Zoomミーティングで社外の参加者を制限したい場合、特に法人ドメイン外からの参加を承認制にしたいとお考えの方は多いでしょう。この設定を行うことで、特定のドメインのユーザーは自動的に参加でき、それ以外のユーザーはホストの承認が必要になります。この記事では、Zoom管理画面とミーティング設定の両方から、ドメイン外のユーザー参加を承認制にする具体的な手順を解説します。設定の仕組みから注意点まで詳しくご説明しますので、ぜひ参考にしてください。

なぜ承認制の設定が必要なのか

多くの企業では、自社のメールドメイン(例:@company.com)を持つユーザーのみがミーティングに参加できるように制限したいことがあります。しかし、取引先や外部パートナーなど、信頼できる相手を招待する必要もあります。そのような場合、ドメイン外のユーザーを完全にブロックしてしまうと、必要な外部参加者が参加できなくなります。そこで、ドメイン外のユーザーはホストの承認を得た上で参加できる「承認制」が効果的です。Zoomでは、特定ドメイン制限と待機室を組み合わせることで、この承認制を実現できます。

Zoomで承認制を設定する手順

承認制の設定は、Zoom管理画面(Webポータル)と個別のミーティング設定の2つのレベルで行えます。ここでは、最も一般的なアカウント全体の設定方法と、個別ミーティングごとに設定する方法を説明します。

アカウント全体で承認制を有効にする手順

1. Zoom管理画面にログインします
   WebブラウザからZoomの管理画面にアクセスし、管理者アカウントでログインします。
2. 「アカウント管理」→「アカウント設定」を開きます
   左側のメニューから「アカウント管理」をクリックし、その下の「アカウント設定」を選択します。
3. 「ミーティング」タブの「セキュリティ」までスクロールします
   「ミーティング」タブを開き、下にスクロールして「セキュリティ」のセクションを探します。
4. 「特定のドメインのユーザーのみが参加できる」を有効にします
   このオプションのトグルスイッチをオンにします。表示されたテキストボックスに、許可するドメインを入力します。例えば「@company.com」のように入力します。複数のドメインを許可する場合はカンマで区切ります。
5. 「保存」をクリックします
   設定を保存すると、指定したドメイン以外のユーザーはミーティングに参加できなくなります。ただし、この設定だけでは参加が完全にブロックされてしまいます。承認制にするには、次の追加設定が必要です。

待機室を有効にして承認制にする手順

1. 同じ「アカウント設定」画面で「待機室」を探します
   「ミーティング」タブの「待機室」オプションを有効にします。トグルをオンにし、デフォルトの待機室設定で「すべての参加者」を待機室に入れるか、特定の条件を選択します。
2. 待機室の設定で「特定のドメインのユーザーのみが参加できる」と組み合わせます
   「待機室」の詳細設定で「参加者は待機室に入る前に認証が必要ですか?」の項目を確認します。ここで「特定のドメインのユーザーのみ」を選択しておくと、許可ドメインのユーザーは自動的にミーティングに入り、それ以外は待機室に留まります。
3. 保存して反映します
   設定を保存すると、ドメイン外のユーザーは待機室に入り、ホストが承認するまで待機します。ホストは待機室画面で「承認」ボタンをクリックして参加を許可できます。

個別のミーティングで承認制を設定する手順

1. Zoomデスクトップアプリでミーティングをスケジュールします
   「ホーム」タブから「スケジュール」をクリックします。
2. ミーティング設定画面で「セキュリティ」を展開します
   「セキュリティ」のセクションで「特定のドメインのユーザーのみが参加できる」にチェックを入れ、許可するドメインを入力します。
3. 同じくセキュリティ設定で「待機室」を有効にします
   「待機室」のチェックボックスをオンにします。これでドメイン外の参加者は待機室に入ります。
4. ミーティングを保存します
   設定を保存して、ミーティングを開始すると、設定が適用されます。

承認制設定の注意点とよくある問題

許可ドメインに含まれない参加者が参加できない

ドメイン制限を有効にすると、許可リストにないドメインのユーザーは完全に参加できなくなります。承認制にするためには、必ず待機室を有効にしておく必要があります。待機室が無効のままドメイン制限だけ設定すると、ドメイン外のユーザーは「参加できません」というエラーになり、待機室にも入りません。

ドメインの入力形式を間違えると機能しない

ドメインは「@」を含めて入力します。例えば「company.com」ではなく「@company.com」と入力してください。複数ドメインを指定する場合も、カンマの後にスペースを入れずに「@a.com,@b.com」のように入力します。誤った形式では正しく認識されません。

認証方法との組み合わせで混乱しやすい

Zoomには「サインインしているユーザーのみ参加可」という設定もあります。この設定はZoomアカウントでサインインしているかどうかをチェックするため、ドメイン制限とは別の機能です。承認制では、ドメイン制限+待機室の組み合わせが適切です。認証方法を「Zoomアカウントでのサインイン」にしないように注意しましょう。

外部参加者に招待リンクの再送が必要な場合がある

設定変更後に既存の招待リンクはそのまま使えますが、参加者が待機室に入った際にホストが承認する必要があります。参加者に、承認までしばらく待つことを事前に伝えておくとスムーズです。

ドメイン制限と承認制の比較表

まとめ

この記事では、Zoomで法人ドメイン外のユーザー参加を承認制にする設定方法を解説しました。ドメイン制限と待機室を組み合わせることで、許可したドメインのユーザーはスムーズに参加させつつ、それ以外の参加者をホストの承認で管理できるようになります。設定はZoom管理画面の「アカウント設定」から行う方法と、個別のミーティング設定から行う方法があります。まずはテストミーティングを作成して、意図した動作になるか確認してみてください。また、より高度なセキュリティが必要な場合は、認証プロファイルやSSOとの連携も検討するとよいでしょう。