【Zoom】Zoom Docsでドキュメントを共同編集する手順

Zoomミーティング中やチームでの共同作業で、ドキュメントをリアルタイムに編集したいと思ったことはありませんか。Zoom DocsはZoomのワークスペースに統合されたドキュメント機能で、複数のメンバーが同時に編集・コメント・タスク管理を行えるツールです。この記事では、Zoom Docsでドキュメントを作成し、チームで共同編集するための具体的な手順を詳しく解説します。初めて使う方でも迷わず操作できるよう、ステップごとに画像イメージを交えて説明します。

Zoom Docsの概要とできること

Zoom Docsは、Zoomのワークスペース内で利用できるクラウドベースのドキュメント作成ツールです。基本的なテキスト編集はもちろん、表・画像・リンクの挿入、マークダウン対応、コメント機能、タスクの割り当て、バージョン履歴など、チームでの共同作業に必要な機能が揃っています。最大の特徴は、Zoom MeetingsやZoom Team Chatとシームレスに連携することです。ミーティング中にドキュメントを作成・共有して、その場で議事録を取ったり、ToDoリストをリアルタイムに更新したりできます。

利用するには、Zoomアカウント(無料版・有料版どちらでもOK)と、最新バージョンのZoomデスクトップクライアントまたはモバイルアプリが必要です。Webブラウザからもアクセス可能ですが、デスクトップクライアントの方が操作性が良いです。また、共同編集には相手もZoomアカウントを持っている必要があります(外部ゲストも招待できますが、その場合はZoomアカウント作成が必要です)。

Zoom Docsでドキュメントを共同編集する手順

ここでは、Zoomデスクトップクライアント(Windows/Mac)を使った操作手順を説明します。モバイルアプリでもほぼ同様の操作が可能です。

手順1:Zoom Docsにアクセスする

1. Zoomクライアントを起動する
   お使いのパソコンでZoomデスクトップアプリを開き、サインインします。
2. 左側メニューから「Docs」を選択する
   ホーム画面の左側にあるアイコン一覧から、書類のようなアイコン「Docs」をクリックします。すると、Zoom Docsのワークスペースが表示されます。
3. 既存のドキュメントを確認する
   すでに作成済みのドキュメントがあれば一覧に表示されます。新しいドキュメントを作成する場合は、次の手順に進みます。

手順2:新しいドキュメントを作成する

1. 「+新規ドキュメント」をクリックする
   画面右上または中央付近にある「+新規ドキュメント」ボタンをクリックします。
2. ドキュメントにタイトルを付ける
   上部の「無題のドキュメント」をクリックして、わかりやすいタイトルを入力します。
3. 内容を入力する
   自由にテキストを入力し、ツールバーを使って太字・斜体・箇条書き・見出しなどの書式を設定します。表や画像も挿入できます。

手順3:ドキュメントを共有して共同編集権限を設定する

1. 「共有」ボタンをクリックする
   画面右上の青い「共有」ボタンをクリックすると、共有設定画面が開きます。
2. 招待するメンバーを追加する
   「個人を追加」欄に、招待したいZoomユーザーのメールアドレスまたはZoom表示名を入力します。または「リンクをコピー」をクリックして招待リンクを生成し、チャットなどで送信することもできます。
3. アクセス権限を選択する
   各メンバーの権限を「編集可能」「コメントのみ」「表示のみ」から選びます。共同編集させるには「編集可能」を選択します。必要に応じて「すべてのメンバーが編集可能」や「特定のメンバーのみ編集可能」に設定できます。
4. 「送信」または「保存」をクリックする
   設定が完了したら、画面下部の「送信」ボタンで依頼を送るか、「保存」ボタンでリンク設定を確定します。

手順4:リアルタイムで共同編集を始める

1. 招待されたメンバーがドキュメントを開く
   招待されたメンバーは、メールまたはZoom Team Chatの通知からドキュメントを開きます。同時に複数人が開いていれば、自動的にリアルタイム編集が有効になります。
2. カーソルと編集内容が共有される
   各メンバーのカーソル位置が色付きで表示され、他の誰がどこを編集しているか一目でわかります。変更は即座に反映され、自動保存されます。
3. コメントやタスクを追加する
   テキストを選択して右クリック→「コメント」を選ぶか、ツールバーの吹き出しアイコンをクリックしてコメントを付けられます。コメント内で「@メンション」を使うと、特定のメンバーに通知できます。また、タスクとして割り当てるには、コメント内で「タスクとして割り当て」を選択します。

共同編集時の注意点と制限事項

ドキュメントのアクセス権限とセキュリティ

Zoom Docsの共有設定では、リンクを知っている全員がアクセスできる「リンクを知っているユーザー」と、特定のユーザーのみに制限する「特定のユーザー」の2種類があります。機密性の高いドキュメントは「特定のユーザー」で「編集可能」権限を与えることをおすすめします。また、外部のZoomアカウントを持たないユーザーは招待できません。相手がZoomアカウントを持っていない場合は、先にZoomにサインアップしてもらう必要があります。

同時編集の上限人数

Zoom Docsでは、同時に編集できる人数に制限があります。現時点では、1つのドキュメントに対して同時に編集できるのは最大100人程度ですが、動作の安定性を考慮すると、あまり多くのメンバーが同時に編集するよりも、数人から十数人での共同編集が快適です。100人を超える編集者が同時に操作する場合は、一時的に遅延が生じる可能性があります。

オフライン編集は不可

Zoom Docsは完全なクラウドサービスであるため、インターネットに接続していない状態ではドキュメントの表示や編集ができません。オフラインで作業したい場合は、内容をテキストエディタなどにコピーしておくか、事前にPDFとしてエクスポートしてください。Zoom Docsからは「ファイル」→「ダウンロード」で、Markdown形式またはPDF形式で書き出せます。

バージョン履歴の確認方法

共同編集をしていると、誰がいつどのような変更を加えたか気になることがあります。Zoom Docsでは、上部メニューの「ファイル」→「バージョン履歴」を開くことで、過去の編集状態を時系列で確認できます。各バージョンには日時と編集したユーザー名が記録されており、以前の状態に復元することも可能です。これは誤って重要な内容を削除してしまった場合などの復旧に役立ちます。

Zoom Docsと他のドキュメントツールの比較

注:同時編集人数の上限は各サービスの仕様により変動する場合があります。上記は一般的な目安です。

まとめ

Zoom Docsを使えば、Zoomミーティングやチームチャットと連携しながら、ドキュメントを簡単に共同編集できます。この記事では、Zoom Docsへのアクセス方法、新規ドキュメントの作成、共有と権限設定、リアルタイム編集の開始手順を解説しました。また、同時編集の上限やオフライン非対応などの注意点、バージョン履歴の活用方法も紹介しました。ぜひ実際に「Docs」アイコンからドキュメントを作成し、チームメンバーを招待してリアルタイム編集を試してみてください。議事録やタスク管理に役立つはずです。