共有権限とは？閲覧・コメント・編集と公開範囲の違い

「誰が」と「何をできるか」は別の設定

例えば、企画書を担当者3人だけに見せたいのか、部署全員に見せたいのか、社外の取引先にも見せたいのかでは、共有範囲が異なります。さらに、その人たちに読むだけを許可するのか、意見を書いてもらうのか、本文も更新してもらうのかを選びます。

Googleドライブでは、共有相手について、閲覧、コメント、編集などの操作を選ぶ仕組みが案内されています。仕事用・学校用のアカウントでは、組織外への共有が制限されている場合もあります。個人向けの画面と同じ選択肢が出るとは限りません。[1]

まず「相手には何をしてほしいのか」を決めると選びやすくなります。完成した資料を読むだけの相手と、数値を更新する共同担当者では、必要な権限が違います。開けないと連絡されたときも、最初から広い公開範囲や編集権限へ変えるのではなく、正しいアカウントで開いているかを確認しましょう。

閲覧・コメント・編集の違い

閲覧は内容を確認するため、コメントは意見や質問を残すため、編集はファイルの内容を変更するために使う権限です。ただし、権限の名称と、具体的に使える機能の組み合わせは製品ごとに異なります。

「閲覧者だから内容を他へ持ち出せない」とは限りません。ダウンロード、印刷、コピーに関する設定が別にある場合もあり、内容を見られる相手へ情報を渡すこと自体の判断も必要です。制限項目を付ければ、あらゆる方法での複製を完全に防げるとは考えないよう注意しましょう。

また、「コメント可」という名前だけで、どのアプリでも文章の修正案を承認する機能まで使えるとは判断できません。文書、表計算、PDFなどでは、用意されている機能が違います。依頼する作業が相手の権限で可能かを、製品の案内で確認しましょう。

編集者にも、所有者や管理者だけが行える操作があります。一方、共有相手を追加する権限を持つ編集者もいます。編集権限を単に「すべてできる権限」と扱わず、ファイルの変更と共有設定の変更を分けて確認しましょう。

URLを送ることと権限を渡すことは同じ？

URLはファイルの場所を示す入口です。特定のアカウントだけに共有されているファイルなら、URLを受け取っても、そのアカウントでの認証や権限が必要になります。アクセス権のない人へリンクを転送しただけでは、必ず開けるようになるわけではありません。

一方、リンクを知っている人を対象にした共有方法では、転送先の人も利用できる場合があります。「リンクを送ったのは1人だけ」という事実と、「開けるのが1人だけ」という設定は異なります。送信前に共有ダイアログの公開範囲を確認しましょう。

共同作業で相手が開けない場合は、相手のメールアドレス、使っているアカウント、権限を付けた対象を照合しましょう。会社のアカウントへ共有したのに、相手が個人用アカウントで開いていることもあります。エラーを解消するためだけに、機密資料を誰でも開ける設定へ変更しないよう注意しましょう。

「共有」という操作でも、クラウド上の同じファイルを開くリンクを送る方法と、別のコピーを添付して送る方法があります。添付コピーの内容は、元の共有ファイルの更新と自動では一致しない場合があります。相手と同じ資料を共同編集したいのか、確定版を渡したいのかを先に決めましょう。

個別設定を変えても権限が残るのはなぜ？

共有フォルダーやグループを通じて、アクセス権を持つ場合があります。Googleドライブの通常の共有フォルダーでは、フォルダーの権限が中のファイルやサブフォルダーへ引き継がれます。ファイル単体の画面だけでは、親から引き継ぐ権限を下げられない場合があります。[1]

例えば、部署グループに編集権限を付けたフォルダー内に企画書がある場合、そのグループの人は、個人としてファイルを招待されていなくてもアクセスできることがあります。個人宛ての共有を外す操作だけで、グループからのアクセスもなくなったとは判断できません。

公開範囲を狭める必要があるときは、直接指定した相手に加え、グループ、親フォルダー、組織向けリンクなどの経路を確認しましょう。ただし、フォルダー全体の設定を変えると、他の利用者やファイルにも影響する場合があります。業務中の共有先を自己判断で移動したり、グループを削除したりせず、所有者や管理者へ相談しましょう。

サービスによっては、共有ドライブやアクセス制限付きフォルダーなど、異なる管理方法があります。あるサービスの「親から引き継ぐ」という説明を、別のサービスのすべての設定へ広げないよう注意しましょう。

共有前と作業終了後に確認すること

共有設定は、最初に選んで終わりではありません。担当者の変更や作業の終了後も、必要な相手と必要な操作範囲に合っているかを見直しましょう。

1. 共有してよい資料か、社外へ渡してよい内容かを確認しましょう。会社の情報分類や運用ルールに従いましょう。
2. 宛先のアカウントやグループを確認し、相手に必要な操作だけを許可しましょう。似た名前の宛先を選ばないよう注意しましょう。
3. リンクの公開範囲と、ダウンロード・再共有などの条件を確認してから送信しましょう。
4. 作業が終わったら、引き続き必要な権限かを確認しましょう。解除や変更は、他の担当者への影響を確認してから行いましょう。

共有を解除しても、相手がすでに取得したコピーまで取り戻せるとは限りません。渡す前の範囲確認と、渡した後のアクセス管理は両方必要です。誤共有に気付いた場合は、対象ファイル、共有相手、判明した時刻を控え、会社の連絡手順に従いましょう。

まとめ

共有権限では、誰が開けるかと、開いた人が何をできるかを分けて考えましょう。リンクの送信だけで権限が決まるわけではなく、グループや親フォルダーの影響もあります。必要な相手に必要な操作だけを許可し、作業後も共有範囲を確認しましょう。