ファイル・クラウドの用語

ファイルを同期すると、ある端末での編集がクラウドや他の端末へ反映されます。反映方向や対象は、製品・設定によって異なります。

削除も反映される同期では、片方を消すともう片方も消える場合があります。現在の状態をそろえることと、過去の状態を別に残すことは同じではありません。

同期が完了していないファイルは、別の場所へ変更が届いていない可能性があります。端末を返却したりファイルを整理したりする前に、同期が完了しているかを確認しましょう。

バックアップを取るときは、保存するデータ・保存先・残す時点を決めましょう。保存後は、必要なデータを復元できるかも確認しましょう。

同期していることだけで、過去の状態へ戻せるとは限りません。同期先にも削除が反映される場合や、保存期間が過ぎて履歴が使えない場合があります。

復元できる範囲・期間は保存方法によって異なります。会社のデータをバックアップする場合は、会社が認めた保存先と運用ルールに従いましょう。

「誰がアクセスできるか」と「アクセスした人が何をできるか」は別の軸です。ファイルを共有するときは、共有する相手・公開範囲と、閲覧・コメント・編集など許可する操作を分けて確認しましょう。

権限の名前やできる操作は製品ごとに異なります。リンクを知っていれば必ず開ける、編集者なら何でもできる、と一律には判断できません。

組織の外部共有設定や、親フォルダーから受け継ぐ権限によって、ファイル単体では変更できない場合があります。

上書き前の内容を確認したり、前の版へ戻したりするために使います。自動保存は変更を保存する機能であり、過去の版を残す履歴とは役割が異なります。

保持する版の数・期間・利用できる操作はサービスや契約、管理者設定などで変わります。以前の版へ戻すことと、ごみ箱から削除済みファイルを戻すことは別の操作です。

すべてのサービスで同じ期間だけ戻せるわけではありません。履歴だけを復旧手段にせず、必要に応じて別のバックアップも検討しましょう。

クラウド上の保存領域に対し、端末内のストレージへ保存することを指します。ただし、端末に見えるフォルダーが同期対象になっている場合もあります。

ファイル名が表示されていても、中身が端末へ保存されているとは限りません。ネットのない場所で使うファイルは、オフライン用に端末へ保存され、開ける状態かを事前に確認しましょう。

端末内のコピーでも、同期対象なら編集・削除がクラウドへ反映される場合があります。ファイルを編集・削除する前に、独立したコピーなのか、同期中のコピーなのかを確認しましょう。

端末だけでなくサービス側に保存したファイルを、権限のあるアカウントや他の端末から利用できます。共有・同期・履歴などの機能は、サービスによって異なります。

端末上に見えているファイルには、中身も保存されたものと、必要なときにダウンロードするものがあります。保存状態を調べるときは、「クラウドにある」「端末にもある」「別のバックアップがある」を分けて確認しましょう。

クラウドへ保存しただけで、全ての誤操作から復旧できるとは限りません。利用するサービスの共有範囲と復元条件も確認しましょう。

ブラウザーで端末内のファイルを選び、クラウドストレージなどへ送る操作が代表例です。例えばGoogle ドライブでは、送信先のフォルダーを選んで文書や画像をアップロードできます。

送信が終わったかどうかと、相手がそのファイルを開けるかどうかは別です。相手に渡すときは、アップロード先だけでなく、共有相手と閲覧・編集の権限も確認しましょう。

ファイルを選んだだけで送信完了とは限りません。提出や共有の前に、送信先の一覧や完了表示で、必要なファイルが届いているか確認しましょう。

Web上のPDFや画像を端末へ保存する操作などを指します。Google ドライブでは、ファイルを選んでダウンロードするほか、文書をPDFなど別の形式で保存できる場合もあります。

Webページでファイルの内容を表示することと、後から端末上で使うファイルを保存することは区別しましょう。通信のない場所で使う資料は、実際の保存先と保存したファイルを確認することが大切です。

ファイルの所有者や組織の設定によっては、閲覧できてもダウンロードできない場合があります。不審なファイルへの警告が出たときは、保護機能を解除せず配布元とファイルの必要性を確認しましょう。

例えば「見積書.xlsx」の.xlsxが拡張子です。OSがファイルの種類や、開くときに使うアプリを判断する手がかりになります。ブラウザーへ機能を追加する「拡張機能」とは別の言葉です。

名前の末尾を.xlsxから.pdfへ変更しても、Excel文書の内容がPDF形式へ変換されるわけではありません。形式を変えたいときは、作成したアプリの書き出しや形式を指定した保存を使いましょう。

Windowsなどでは拡張子が非表示の場合があります。ファイルの種類を確認したいときは、拡張子の表示設定やプロパティを確認し、名前だけを変更して対処しないよう注意しましょう。

複数の資料を一つの.zipファイルとして渡すときなどに使います。受け取ったZIPから中のファイルを取り出す操作を、展開や解凍と呼びます。

元のファイルの種類によっては、圧縮しても容量があまり小さくならない場合があります。JPEG画像など、すでに強く圧縮されているデータが代表例です。まとめることと、大きく容量を減らすことは分けて考えましょう。

ZIPにまとめたことだけで、内容が暗号化されるわけではありません。機密資料を渡すときは、会社が認めた共有方法とアクセス範囲を確認しましょう。