【Word】SmartArtのサイズ調整とはみ出し対策|外枠・文字量・配置を順に直す

SmartArtがWordのページからはみ出すときは、内部の図形ではなくSmartArt全体の外枠を選び、幅と高さを調整します。次に、文字が読める大きさか、本文との配置が合っているかを確認します。

全体を小さくすれば枠は入っても、長い説明文まで読みやすくなるとは限りません。寸法、内容の量、折り返しの三つに分けて直すことが、はみ出しを解消する近道です。

1. 外枠のはみ出しと、図形内の文字のはみ出しを分ける

【要点】ページから図全体が出る場合と、図形の中に文字が収まらない場合では、見直す場所が違います。まず全体の外枠を選び、用紙の左右の余白内に入っているかを見ます。

内部の四角一つだけを選択してサイズを変えても、SmartArt全体が適切な幅になるとは限りません。選択ハンドルが一つの図形の周囲にあるのか、図全体の周囲にあるのかを確認します。文字の入力カーソルが出ている場合も、まだ全体を選べていません。

外枠がページ内に入っているのに読みにくいなら、長いラベル、項目の多さ、レイアウトの向きを調べます。横に多数の項目を並べる図を狭い縦向きページへ入れるより、縦方向に並べるレイアウトへ変更する方が、文字を大きく保てることがあります。

テキストウィンドウの項目と図形の対応も確認します。選んだレイアウトによって表示できる内容や階層の扱いは異なります。項目が表示されないときに、単純に「縮めすぎた」と判断して必要な情報を削除しないでください。

2. 全体の外枠を選んで幅と高さを調整する

ここではWindowsのデスクトップ版Wordを中心に説明します。SmartArtを選ぶと「SmartArtのデザイン」や「書式」などのタブが表示されます。画像へ変換していないSmartArtに、画像用の「図の形式」が必ず出るわけではありません。

1. SmartArt全体の外枠をクリックします。
2. 四隅のサイズ変更ハンドルをドラッグして、大まかな寸法を整えます。
3. 比率を保って調整したい場合は、Shiftを押しながら操作するか、サイズ設定で縦横比の固定を確認します。
4. 正確な寸法が必要なら、書式タブの「サイズ」にある幅と高さを指定します。
5. 変更後に図全体と各ラベルを見て、枠内に収まるか確認します。

幅を入力したら高さも変わった場合は、縦横比の固定が働いているかを確認します。横長や縦長へ作り替えたい場合でも、すぐに比率を解除して引き伸ばすより、先にSmartArtのレイアウトを検討した方が、関係を分かりやすく保てます。

画面の幅が狭いと「サイズ」の入力欄が折りたたまれます。関連する書式タブの中にあるサイズのメニューを開きます。Mac版でも寸法指定は可能ですが、Windowsと同じ場所に同じ表示があるとは限りません。

3. 用紙幅と文字列の折り返しを確認する

必要な幅は用紙全体ではなく、図を置く場所の幅から考えます。例えばA4縦の幅210mmから左右25mmずつを引けば、本文幅は160mmです。図の幅を150mmにする例なら左右に余地ができますが、段組みやセル内へ置く場合には使える幅がさらに狭くなります。

本文の間に一つの図として入れるなら、文字列の折り返しを「行内」にして扱う方法があります。行内の図は文字とともに文章の流れに従って動くため、前の文章を増やせば下へ移ります。ページ上の同じ座標に固定される設定ではありません。

本文を図の横へ回り込ませたいなら「四角」、横には置かず上下へ回したいなら「上下」などを検討します。浮動配置では図の位置と本文との関係が変わるため、アンカーや移動の指定も確認します。「前面」にすると本文を隠すことがあるので、はみ出しを直すだけの目的で選ぶのは避けましょう。

図が行内で上下だけ欠ける場合は、その段落の行間が小さな固定値になっていないかも確認します。全体の高さを小さくする前に、図を置いた段落の設定を調べると原因を切り分けられます。

4. 小さくすると読めない場合は内容とレイアウトを直す

ラベルを短くし、説明を本文へ移す

「担当者が申請書の記入漏れを確認して承認者へ回す」という文を一つの図形に詰めるより、図形には「申請内容の確認」と置き、詳しい説明を本文へ書く方が読みやすくなります。意味を省くのではなく、図で示す関係と文章で説明する条件を分けます。

項目数に合うレイアウトを選ぶ

「SmartArtのデザイン」のレイアウトから、項目数や関係に合う候補を試します。順番を示す図を循環型に変えると、終わりのある手順が繰り返しに見えるなど、意味が変わる場合があります。収まりだけで選ばず、親子関係や順序が正しく伝わるか見てください。

一つの図をページにまたがせない

SmartArt全体は一つのオブジェクトです。表の行のように途中から次ページへ自然につながる前提で作らず、1ページに入る単位へ分けます。大きな組織図なら全体図と部署別の詳細図に分ける方法があります。図を分けた場合は、どの部署の詳細なのかを見出しや本文で明示します。

リセットする前にコピーを残す

「グラフィックのリセット」は、個別に変えた図形の見た目などにも影響します。少しのはみ出しを直すために、必要な配色や強調までまとめて戻す必要はありません。調整が複雑になった場合は複製した図で試し、元の図と比較して採用します。

同じSmartArtを複数ページで使う場合は、各図を別々に目分量で縮めるより、幅の目安をそろえてから内容を調整すると比較しやすくなります。ただし、項目数が違えば必要な高さや文字量も変わります。幅と高さをすべて同じ数値へ押し込むことを優先せず、各図で一番小さいラベルを読めるか確認します。

図を囲む余白を詰めたい場合も、SmartArt内部の空きと、Wordの段落前後の間隔を区別します。図そのものの幅を広げても、前後の段落に設定された空きは減りません。

5. どの調整が必要か症状から選ぶ

外枠を変更しても、すべての文字や図形が同じ倍率で読みやすくなるとは限りません。数値上の寸法が合った後に、最も長いラベルと最も小さい文字を確認します。提出時のサイズで読めるかを判断してください。

印刷で欠ける場合は用紙サイズ、倍率、プリンターの印刷可能領域も確認します。「余白から一律5mm小さくすれば必ず印刷できる」という共通の基準はありません。利用する機器の設定で確認する必要があります。

6. 最後は本文を含めたページ全体で見る

SmartArtだけを拡大表示して整えた後は、本文と一緒にページ全体を見ます。見出しと図が離れていないか、説明の途中に図が入り込んでいないか、次ページで必要以上の空白が出ていないかを確かめます。

PDFで文字位置が変わる場合も、ページ上の位置を固定するだけでは図形内の文字の問題を解決できません。元のWordと出力結果を比較し、フォントや効果、ラベルの長さを対象に調整してください。

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