【Teams】Viva Learningで動画教材をTeamsチャネルから配信する手順

Teams会議の録画や、外部から提供された動画教材を、チームメンバーに効率的に共有したいと思いませんか。

Microsoft TeamsのViva Learning機能を使えば、動画コンテンツを特定のチャネルに配置し、メンバーがいつでもアクセスできるように配信できます。

この記事では、Viva Learningを活用してTeamsチャネルから動画教材を配信する具体的な手順を解説します。

動画教材の集約と共有をスムーズに行い、チームの学習効率を高めましょう。

Viva Learningで動画教材を配信する仕組み

Viva Learningは、Microsoft 365の各種サービスに分散している学習コンテンツを一元管理し、Teams内で手軽にアクセスできるようにする機能です。Teamsチャネルに動画教材を配信するには、まず動画ファイルをSharePointまたはOneDriveにアップロードする必要があります。これらのファイルは、Viva Learningが参照できる形になります。その後、Viva Learningの管理設定を通じて、特定のチャネルに表示させたい動画コンテンツを指定します。これにより、チームメンバーは所属するチャネルから、学習すべき動画教材を簡単に見つけ出し、視聴できるようになります。この仕組みにより、学習機会の均等化と、情報共有の効率化が実現します。

動画教材をTeamsチャネルに配信する準備

Teamsチャネルから動画教材を配信するには、いくつかの準備が必要です。まず、配信したい動画ファイルをSharePointまたはOneDriveにアップロードします。これらの場所にある動画は、Viva Learningから参照可能です。次に、TeamsにViva Learningアプリが追加されていることを確認します。もし追加されていない場合は、管理者に依頼するか、自分で追加する必要があります。最終的な設定はViva Learningの管理センターで行いますが、その前に動画ファイルの準備と、Teamsでのアプリ利用環境の整備が不可欠です。

動画ファイルをSharePointまたはOneDriveにアップロードする

Teamsチャネルで動画教材を配信する最初のステップは、動画ファイルをSharePointまたはOneDriveにアップロードすることです。これにより、Viva Learningが動画コンテンツにアクセスできるようになります。SharePointのドキュメントライブラリやOneDrive for Businessに動画ファイルを保存してください。

1. SharePointまたはOneDriveを開く
   Microsoft 365ポータルからSharePointまたはOneDriveにアクセスします。
2. 動画ファイルをアップロードするフォルダを選択する
   動画を保存したいライブラリやフォルダを選びます。「アップロード」ボタンをクリックし、「ファイル」または「フォルダ」を選択して、動画ファイルをアップロードしてください。
3. 動画の共有リンクを取得する(必要な場合)
   Viva Learningの設定で直接ファイルを選択できない場合、動画ファイルへの共有リンクが必要になることがあります。ファイルを選択し、「共有」ボタンからリンクを生成してください。アクセス権限は「組織内の全員」または適切な範囲に設定します。

TeamsにViva Learningアプリを追加する

Teamsチャネルで動画教材を配信するには、Viva LearningアプリがTeamsにインストールされている必要があります。組織によっては、管理者が事前に展開している場合もあります。

1. Teamsの左側にある「アプリ」アイコンをクリックする
   Teamsクライアントの左側ナビゲーションペインにある、ひし形が4つ並んだようなアイコンをクリックします。
2. 「Viva Learning」を検索する
   アプリストアの検索バーに「Viva Learning」と入力し、検索します。
3. Viva Learningアプリを選択し「追加」をクリックする
   検索結果に表示されたViva Learningアプリを選択し、「追加」ボタンをクリックします。
4. チャネルへの追加を許可する(必要な場合)
   アプリの追加後、チームのチャネルにタブとして追加するかどうか確認される場合があります。指示に従って追加してください。

管理者権限が必要な場合: Viva Learningアプリの追加や展開は、Teams管理者によって制御されることがあります。もし上記手順でアプリが見つからない、または追加できない場合は、組織のIT管理者にお問い合わせください。

Viva Learning管理センターでの動画コンテンツ設定

準備が整ったら、Viva Learning管理センターで動画コンテンツを設定し、Teamsチャネルへの配信を構成します。この設定により、指定したチャネルのメンバーが動画教材を容易に閲覧できるようになります。

Viva Learning管理センターへのアクセス

Viva Learning管理センターは、Microsoft 365管理センターからアクセスします。この操作には、グローバル管理者またはViva Learning管理者ロールが必要です。

1. Microsoft 365管理センターにサインインする
   ブラウザで admin.microsoft.com にアクセスし、管理者アカウントでサインインします。
2. 「設定」メニューから「Viva Learning」を選択する
   左側のナビゲーションペインで「設定」を展開し、「Viva Learning」を選択します。
3. 「管理」タブに移動する
   Viva Learningの設定画面が表示されたら、「管理」タブを選択します。

動画コンテンツの追加と設定

管理センターで、SharePointまたはOneDriveにアップロードした動画をViva Learningに登録し、チャネルへの表示を設定します。

1. 「コンテンツソースの管理」を選択する
   「管理」タブ内の「コンテンツソースの管理」セクションで、学習コンテンツの追加元を設定します。
2. 「SharePoint」または「OneDrive」を選択し「追加」をクリックする
   動画が保存されている場所に応じて、適切なソースを選択します。
3. SharePointサイトまたはOneDriveフォルダーを指定する
   動画が保存されているSharePointサイトのURL、またはOneDrive for Businessのフォルダーパスを入力します。
4. 「保存」をクリックする
   設定を保存し、Viva Learningが指定された場所のコンテンツを検出できるようにします。
5. 「学習コンテンツの管理」で動画を確認する
   コンテンツソースの追加後、「学習コンテンツの管理」セクションに移動すると、追加された動画が表示されるはずです。
6. 動画を選択し「チャネルに表示」を設定する
   登録された動画リストから、配信したい動画を選択します。動画の詳細設定画面で、「チャネルに表示」またはそれに類するオプションを探し、有効にします。
7. 配信先のTeamsチャネルを選択する
   動画を配信したい特定のTeamsチームとチャネルを選択します。
8. 「保存」または「更新」をクリックする
   設定を完了し、変更を保存します。

組織ポリシーによる影響: 組織のポリシーによっては、Viva Learningでのコンテンツ表示や共有に制限がある場合があります。管理者設定で、特定のコンテンツソースのみ許可されている、または共有範囲が限定されていることがあります。

Teamsチャネルでの動画教材表示確認

Viva Learningでの設定が完了したら、実際にTeamsチャネルで動画教材が正しく表示されているかを確認します。これにより、メンバーがスムーズにアクセスできるかを検証できます。

Teamsチャネルでの確認手順

1. 対象のTeamsチャネルを開く
   動画教材を配信設定したTeamsチャネルに移動します。
2. 「Viva Learning」タブまたは「学習」タブを探す
   チャネルの上部にあるタブ一覧に「Viva Learning」または「学習」という名前のタブが表示されているはずです。
3. 「おすすめ」または「すべて」セクションを確認する
   「Viva Learning」タブを開くと、「おすすめ」「すべて」などのセクションがあります。設定した動画教材がこれらのセクションに表示されているか確認してください。
4. 動画教材のタイトルとサムネイルを確認する
   表示されている動画教材のタイトルやサムネイルが、意図したものと一致しているか確認します。
5. 動画をクリックして再生できるか確認する
   動画教材をクリックし、正常に再生されることを確認します。

表示されない場合の対処法: もし動画が表示されない場合は、Viva Learning管理センターでの設定(コンテンツソース、チャネルへの表示設定)が正しく行われているか再度確認してください。また、キャッシュの問題や同期の遅延の可能性もあるため、しばらく待ってから再確認するか、Teamsを再起動してみてください。

新しいTeams (v2) と従来Teamsの違い

新しいTeams (v2) と従来Teamsでは、インターフェースや一部の機能の挙動に違いが見られることがあります。Viva Learningの表示やタブの配置方法が若干異なる可能性があります。

従来Teamsでは、チャネルのタブとして「Viva Learning」が直接表示されることが一般的でした。新しいTeams (v2) では、より統合されたデザインになり、タブの表示方法や管理方法が変更されている場合があります。しかし、基本的な機能(動画コンテンツの配信・閲覧)においては、大きな差はありません。もし新しいTeamsでタブが見つからない場合は、チャネルの「+」アイコンから「Viva Learning」アプリを検索して追加する手順を試してみてください。

新しいOutlookと従来Outlookの違い

Viva Learningは主にTeams内で利用される機能であり、Outlookとの直接的な連携は限定的です。しかし、Outlookで受信したメールにTeams会議の招待が含まれている場合、その会議がViva Learningで学習コンテンツとして利用できるものであれば、OutlookからTeamsへ誘導される可能性はあります。

新しいOutlookは、Web版Outlookの体験をデスクトップアプリケーションに統合したものです。従来OutlookとのUI/UXの違いはありますが、Viva Learningの動画配信機能自体に直接的な影響はありません。OutlookからTeamsのViva Learningへアクセスする際には、Teamsアプリが最新の状態であることを確認してください。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

TeamsのMac版、モバイル版(iOS/Android)、およびWeb版でも、Viva Learningの基本的な機能は利用できます。

Mac版: Windows版と同様に、Teamsアプリケーション内でViva Learningタブを通じて動画教材にアクセスできます。

モバイル版: スマートフォンやタブレットでも、Teamsアプリを開き、チャネル内のViva Learningタブから動画教材を視聴できます。ただし、画面サイズの関係で、PC版よりも操作性が異なる場合があります。

Web版: ブラウザからTeamsにアクセスした場合も、Viva Learning機能は利用可能です。ただし、ブラウザの種類やバージョンによっては、表示や動作が若干異なることがあります。最新のブラウザを使用することが推奨されます。

いずれのプラットフォームでも、動画教材の配信設定自体は、前述の通りViva Learning管理センター(Webブラウザ経由)で行う必要があります。チャネルでの視聴体験は、各プラットフォームのTeamsアプリの仕様に依存します。

Teamsチャネルでの動画教材配信に関する注意点

Viva Learningを活用してTeamsチャネルに動画教材を配信する際には、いくつかの注意点があります。これらを理解しておくことで、スムーズな運用と、メンバーの混乱を防ぐことができます。

動画ファイルの形式とサイズ制限

SharePointやOneDriveにアップロードできる動画ファイルの形式やサイズには、Microsoft 365のサービスとしての一般的な制限があります。通常、MP4、MOV、WMVなどの一般的な動画形式はサポートされていますが、極端に大きなファイルサイズ(例: 数GB以上)はアップロードやストリーミングに時間がかかる可能性があります。

対処法: 配信したい動画は、事前に一般的な形式に変換し、ファイルサイズを最適化することをおすすめします。動画編集ツールやオンラインコンバーターを活用してください。

アクセス権限の設定ミス

動画ファイルへのアクセス権限が正しく設定されていないと、メンバーが動画を視聴できなくなります。SharePointやOneDriveで動画を共有する際は、対象のTeamsチームまたはチャネルのメンバーがアクセスできるように、適切な権限を設定する必要があります。

対処法: 動画ファイルをアップロードしたSharePointサイトまたはOneDriveフォルダーの共有設定を確認し、Teamsチャネルのメンバーが閲覧できる権限(例: 「組織内の全員」または特定のグループ)が付与されていることを確認してください。Viva Learning管理センターでコンテンツソースとして追加する際にも、適切なアクセス許可が必要です。

Viva Learningの同期遅延

Viva Learning管理センターで設定を変更しても、その変更がTeamsチャネルに反映されるまでには、ある程度の時間がかかることがあります。これは、システム間の同期処理によるものです。

対処法: 設定変更後すぐにTeamsチャネルに動画が表示されない場合でも、慌てずにしばらく待ってください。通常、数分から数時間で同期されます。もし長時間経過しても表示されない場合は、設定内容を再度確認し、必要であればTeamsのキャッシュクリアや再起動を試みてください。

学習コンテンツの管理と整理

多くの動画教材を配信する場合、それらを適切に管理・整理しないと、メンバーが目的のコンテンツを見つけにくくなります。Viva Learningでは、コンテンツのカテゴリ分けやタグ付けを効果的に行うことが重要です。

対処法: 動画教材をアップロードする際に、ファイル名やフォルダー構造を工夫したり、Viva Learning管理センターで「学習パス」や「トピック」を活用してコンテンツを整理したりすることを検討してください。これにより、メンバーはより効率的に学習を進めることができます。

管理者権限の必要性

Viva Learning管理センターでの設定や、TeamsへのViva Learningアプリの追加・展開には、通常、Microsoft 365の管理者権限が必要です。一般ユーザーは、これらの設定を直接行うことができません。

対処法: 動画教材を特定のチャネルで配信したい場合は、組織のIT管理者またはTeams管理者に依頼してください。必要な設定内容(動画ファイルの場所、配信したいチャネルなど)を明確に伝えると、スムーズに進められます。

まとめ

この記事では、Microsoft TeamsのViva Learning機能を利用して、Teamsチャネルから動画教材を効果的に配信する手順を解説しました。

SharePointやOneDriveへの動画アップロードから、Viva Learning管理センターでの設定、そしてTeamsチャネルでの表示確認まで、一連の流れを理解することで、チームメンバーへの学習コンテンツ提供が格段に容易になります。

今後は、Viva Learningの「学習パス」機能を活用して、複数の動画教材を組み合わせた体系的な学習プログラムを作成し、チーム全体のスキルアップに繋げていきましょう。

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