【Word】封筒を差し込み印刷で一括作成する方法|発送対象・全件確認・再印刷の管理

発送用の封筒をまとめて作るときは、宛名の入力だけでなく「今回送る相手は何人か」「どこまで印刷できたか」も管理する必要があります。Wordの差し込み印刷なら、Excel名簿から宛名を入れ替えた封筒を作れます。ただし、名簿の誤りや重複まで自動で直るわけではありません。

この記事では、Windowsのデスクトップ版Word（Microsoft 365・2024・2021）で、発送対象を絞り、全件分の封筒を確認してからまとめて印刷する流れを説明します。宛名と差出人の位置や給紙を先に合わせたい場合は、封筒の配置と試し刷りを確認してください。

【要点】名簿の件数と選択した宛先の件数を照合し、差し込み結果を別文書に展開して確認します。試し刷りが通ってから本番を出し、途中で止まった場合は実際に印刷できた宛先を基準に再開します。

1. 今回発送する宛先と名簿の版を決める

例として、245件の名簿から発送保留の5件を外し、240件へ1通ずつ送る作業を考えます。Excelでは「管理番号」「発送区分」「郵便番号」「住所1」「住所2」「宛名」「敬称」を別の列にします。1行目を見出し、2行目以降を1宛先1行にし、途中に小計や別の表を入れない構成です。

管理番号は、同姓同名や同じ建物の宛先を見分けるために使います。印刷する必要はありません。発送区分には「対象」「保留」など今回の判断を入れ、住所の確認待ちを空欄のまま本番へ混ぜないようにします。245－5＝240件が今回の予定数です。

同じ人が二重登録されている疑いがあれば、住所や管理番号を照合して送付の要否を決めます。会社名が同じでも部署別の送付が必要な場合があるため、会社名だけで削除しません。作業用名簿を別名保存し、印刷中は内容と並び順を変えないことも大切です。

2. 封筒文書へ名簿を接続し、対象件数を照合する

1. 保存済みの名簿を閉じ、Wordで封筒用の新しい文書を用意します。
2. 「差し込み文書」→「差し込み印刷の開始」→「封筒」で、対応する封筒のサイズと給紙設定を指定します。
3. 「宛先の選択」→「既存のリストを使用」でExcelファイルを選びます。
4. 名簿のあるシートを選択し、先頭行を見出しとして使う設定を確認します。
5. 「アドレス帳の編集」で宛先一覧を開き、発送区分を条件に絞るか、保留の5件のチェックを外します。表示名が異なる版では、宛先リストを編集するコマンドを使います。

この時点で、対象が240件であること、保留の5件が含まれていないことを確認します。Excelで行を非表示にしただけ、フィルターで画面から隠しただけでは、Word側の発送対象を確定したことにはなりません。Wordへ接続した一覧で確認してください。

修正した住所が反映されない場合は、Excelを保存して閉じ、Wordで正しいファイルとシートを選び直します。別名保存した古い名簿へ接続していないかも見ます。接続し直した後は、宛先の選択と並び順を再確認します。

3. 宛名を組み、短い住所と長い住所を見比べる

封筒の宛名位置へカーソルを置き、「差し込みフィールドの挿入」から郵便番号、住所1、住所2、宛名、敬称を挿入します。項目の間の改行や空白はWord側で入れます。「≪宛名≫」とキーボードで打つだけでは、差し込みフィールドにはなりません。

全員が同じ敬称なら固定文字を使えますが、個人宛てと部署宛てが混在する例では敬称列を使います。「≪宛名≫ ≪敬称≫」とし、名簿の宛名に敬称が既に含まれていないか確認します。差出人が全件同じなら、差出人欄は固定の文字にします。

「結果のプレビュー」で、最初の宛先だけでなく、建物名が長い宛先、会社名が長い宛先、住所2が空欄の宛先を選んで確認します。差し込み印刷は、長い住所を必ず枠内へ縮小する機能ではありません。文字が欠けるなら宛名欄の幅や行数、文字サイズを調整し、郵便番号や差出人と重ならないか見直します。

住所2が空のときは、空白行が残るかを実際の結果で見ます。名前だけのプレビューでは判断できません。少数の例外は次の手順で作る結果文書側で調整できますが、再度差し込むとその修正は引き継がれません。

4. 全件分を展開し、印刷途中の再開に備える

1. 差し込み用の文書を保存してから、「完了と差し込み」→「個々のドキュメントの編集」を選びます。
2. 選択済みの宛先をすべて展開し、結果文書を差し込み元とは別名で保存します。
3. 今回の設計は1宛先1ページなので、240件なら封筒240ページになっているか確認します。白紙や2ページへはみ出した宛先があれば、印刷前に直します。
4. 先頭から末尾まで宛名、欠け、不要な空白、差出人を点検します。長い住所の代表例だけの確認で全件確認を済ませません。
5. 対応する封筒1枚で、印刷面・向き・位置を確認します。給紙方向や装填できる枚数はプリンターの説明書に従います。
6. 試し刷りに問題がなければ本番を印刷し、印刷済みと未印刷の束を分けます。

大量出力を分ける場合は、発送用の管理番号で対象を小分けにして別の結果文書を作ると、どの束を出しているか判断しやすくなります。例えば240件を60件ずつ4組に分けるのは作業管理の例であり、一度に60枚を給紙してよいという意味ではありません。

途中で停止したときは、まず印刷キューとプリンターの状態を確認します。送信済みのジョブが残ったまま再送すると重複するためです。正常に出た最後の宛先と、汚れ・欠けのある宛先を現物で照合し、再印刷が必要な管理番号だけを選び直します。「Excelの61行目から」と考えず、絞り込み後の宛先との対応を確認してください。

5. 印刷前後に確認するものを分ける

名簿を直しても、既に展開した結果文書やPDFは更新されません。再作成する場合は古い結果を本番用と混同しないよう名前を分け、修正済みの宛先を再確認します。宛先情報を含むファイルや失敗した封筒も、職場の個人情報の取扱いに沿って管理します。

6. まとめ

封筒の一括作成は、対象名簿を確定し、Wordで宛先を選び、全件分の結果を確認する順に進めます。自動化できるのは宛名の差し替えであり、住所の正しさや発送対象の判断は別の確認が必要です。試し刷りと印刷済みの記録まで揃えると、途中停止時も必要な相手だけを再印刷できます。

操作の基本はMicrosoftの封筒の差し込み印刷と宛先の編集を参照できます。

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