【Word】StyleRefで章番号が出ない・重なるときのヘッダー修正

StyleRefで章タイトルは表示できたのに、本文の「2. 調査結果」がヘッダーでは「調査結果」だけになる。番号を足そうとすると、今度は二重になる。こうした場合は、見出しの文字と自動の段落番号を分けて参照します。

この記事は、すでにStyleRefを入れたWindowsのデスクトップ版Word文書が対象です。初めて章名を連動させる場合は、見出しスタイルとStyleRefの基本手順から進めてください。

1. 章番号が自動番号か手入力かを確かめる

【要点】通常のStyleRefが拾う見出しの文字列と、自動番号は別です。「番号を出す」と「番号を除いて章名だけ出す」を同じスイッチで行うわけではありません。

本文の「2. 調査結果」を見て、2が段落番号として付いているのか、文字として入力されているのかを確認します。例として、自動の単一階層の番号「2.」が付き、段落の文字は「調査結果」だけの見出しを考えます。この場合、スイッチなしのStyleRefが表示するのは「調査結果」です。

一方、見出しの文字自体に「第2章 調査結果」と入力している場合、その番号部分も文字列に含まれます。自動番号用の指定で都合よく切り離せるものではありません。目次や番号付けにも関係するため、番号を消す前に文書内でどちらの方法を使っているかをそろえて確認します。

2. 番号と章名を二つのフィールドに分ける

自動番号も表示したい場合は、既存の章名用StyleRefを残し、その前に番号用のStyleRefを置きます。以下は、実際のスタイル名が「見出し 1」で、自動番号が単一階層の「2.」、文字が「調査結果」である例です。

1. ヘッダーを開き、既存のStyleRefを右クリックしてコードを確認します。
2. 参照しているスタイル名を控え、番号を置く位置へカーソルを移します。
3. Ctrl＋F9で新しいフィールドを作り、同じStyleRefの指定に半角の\nを加えます。
4. コードから結果の表示へ戻し、フィールドを更新します。
5. 番号と章名の間に必要な空白や区切り文字を置き、印刷プレビューで確認します。

中かっこを含めた普通の文字列を貼り付けてもフィールドにはなりません。スタイル名は文書の実際の名前を使います。\nの結果では末尾のピリオドは表示されないため、「2. 調査結果」にしたいなら、番号フィールドの後にピリオドと空白を別に置きます。

3. 番号の前後の文字を取りたいときだけスイッチを足す

\tは、章タイトルから番号を削る指定ではありません。\n、\r、\wという番号用の指定と組み合わせ、番号に付いている数値以外の文字を抑えるために使います。

例えば自動番号の書式に「Section 1.01」のような文字が含まれる場合、番号用のStyleRefに\tを組み合わせて「1.01」を取り出す使い方があります。見出しの本文へ手入力した「Section」を削除する機能ではありません。番号なしの章名だけでよければ、まずスイッチなしの文字列用StyleRefを確認します。

「2.3」のような階層番号では、現在のレベルに上位番号を含める設定になっているかも結果に関係します。\nへ変えれば常にすべての階層が出るわけではありません。階層全体が必要な場合は\wなどの指定を、MicrosoftのStyleRefのスイッチ説明と実際の番号書式に照らして選びます。

4. 二つのフィールドが同じ見出しを参照しているか見る

番号は次の章、章名は前の章という組み合わせになったら、二つのフィールドのスタイル名と検索指定を比べます。同じページに対象の見出しが複数ある場合、通常は最初の対象、\lがある場合は最後の対象を拾います。番号用だけに\lを付けると、文字列用と参照先がずれる場合があります。

章の先頭と続きのページ、同じページに二つの章がある場所を確認します。本文の見出しを書き換えた後は、ヘッダー内の二つのフィールドをそれぞれ更新してください。本文内で全選択して更新しただけで、すべてのヘッダーを確認したことにはなりません。

先頭ページ用、奇数ページ用、偶数ページ用のヘッダーを使っている文書では、それぞれの番号と章名を見ます。空白ページを直すためにセクション区切りを一括削除すると、用紙方向やページ番号などにも影響します。まず、そのページで使われるヘッダーの内容を確かめます。

5. 番号の欠落・重複を見分ける

番号が重なった場合は、どちらが自動の結果かを見てから片方を直します。章が増えたときに番号が変わる必要があるなら、手入力した番号を残して自動フィールドを消す方法では後の更新が必要になります。

章番号のためだけに本文の見出しを別スタイルへ変えると、目次やナビゲーションへの影響も出ます。本文の構造が合っているなら、先にヘッダー側の参照を合わせてください。

6. 番号が変わる章と配布PDFを確認する

修正後は、異なる番号の章を少なくとも二つ見て、番号と章名が一緒に切り替わるかを確認します。複製文書で章を追加・並べ替える場合も、自動番号とヘッダーの結果が対応しているかを見ます。

印刷プレビューだけでなく、配布するPDFでも章の境目を開きます。固定文字を残したヘッダー、更新されていないヘッダー、番号だけ二重のヘッダーがないかを確認してから配布してください。本文の番号を正しく管理し、ヘッダー側で必要な部分を参照すれば、章名変更のたびに番号を手で直す作業を減らせます。

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