【Zoom】会議のパスコードを設定する方法と運用ルール

Zoomで重要な会議を開催する際、パスコードを設定していないと、招待リンクを知っている人が誰でも参加できてしまうリスクがあります。この記事では、会議のパスコードを設定する具体的な手順を、アプリとWebの両方から解説します。さらに、安全に運用するためのルールや、よくある注意点もまとめました。設定方法をしっかり覚えて、会議のセキュリティを高めましょう。

会議パスコードが必要な理由と基本的な仕組み

Zoomの会議には、ミーティングIDとパスコードの二重の認証をかけることができます。パスコードを設定すると、参加者は招待リンクをクリックした後、自動的にパスコードが入力されるか、手動で番号を入力しなければ会議に入れません。これにより、部外者が勝手に参加する「ゾンビ会議」を防ぎ、セキュリティを大幅に向上できます。

パスコードは数字だけでなく、英字を含めることも可能です。ただし、参加者が入力しやすいよう、4～6桁の数字が一般的です。Zoomのデフォルト設定では、パスコードは会議ごとに自動生成されますが、任意の値に変更することもできます。

新しい会議を作成するときにパスコードを設定する手順

最も基本的な方法です。ZoomアプリまたはWebポータルから新しい会議を予約する際に、パスコードを指定します。

Zoomデスクトップアプリでの設定手順

1. 「スケジュール」ボタンをクリックする
   Zoomアプリのホーム画面で、上部にある「スケジュール」アイコンをクリックします。
2. 会議の詳細を入力する
   トピック、日時、時間などを入力します。画面下部の「パスコード」欄に、希望のパスコード(例:123456)を入力します。空白のままだと自動生成されます。
3. 「保存」をクリックする
   設定が完了したら、「保存」ボタンを押します。招待メールにパスコードが自動で記載されます。

Zoom Webポータルでの設定手順

1. Zoom Webポータルにログインする
   ブラウザで zoom.us にアクセスし、アカウントでログインします。
2. 「ミーティング」→「ミーティングをスケジュール」を選択する
   左側のメニューから「ミーティング」をクリックし、次に「ミーティングをスケジュール」ボタンをクリックします。
3. パスコードを入力する
   「パスコード」の欄に任意のパスコードを入力します。入力しない場合は自動生成されます。
4. 「保存」をクリックする
   他の設定を確認し、「保存」をクリックします。招待URLにパスコードが埋め込まれます。

既存の会議にパスコードを追加・変更する手順

すでに予定されている会議でも、後からパスコードを設定できます。これにより、セキュリティを強化したい場合や、パスコードを変更したい場合に対応できます。

1. Zoomデスクトップアプリで「ミーティング」タブを開く
   左側の「ミーティング」アイコンをクリックし、一覧から変更したい会議を選択します。
2. 「編集」をクリックする
   選択した会議の右側にある「編集」ボタンをクリックします。
3. パスコード欄を変更する
   「パスコード」のテキストボックスに新しいパスコードを入力します。既存のパスコードを削除して空白にすると、パスコードなしに変更できます。
4. 「保存」をクリックする
   変更を保存します。参加者には新しいパスコードを含む招待リンクを再送することをおすすめします。

アカウント全体のデフォルトパスコードを設定する手順

すべての新規会議に自動でパスコードを適用したい場合は、Zoom Webポータルの設定でデフォルトパスコードを有効にします。

1. Zoom Webポータルにログインし、「設定」を開く
   左メニューから「設定」をクリックします。
2. 「ミーティング」タブ内の「セキュリティ」セクションを探す
   「パスコード」の項目で、「新しいミーティングにパスコードを自動的に生成する」のトグルをオンにします。
3. 必要に応じてパスコードの長さや種類を指定する
   「パスコード要件」で、数字のみ、または英数字混合などを選択できます。通常はデフォルトの6桁数字で十分です。
4. 設定を保存する
   画面下部の「保存」ボタンをクリックします。以降、新しく作成するすべての会議に自動でパスコードが設定されます。

パスコードを運用する際の注意点とベストプラクティス

パスコードは定期的に変更する

使い回しのパスコードは漏洩リスクが高まります。特に、同じ会議を定期的に開く場合は、一定期間ごとにパスコードを変更することをおすすめします。Zoomの設定画面で簡単に変更できます。

パスコードを参加者に安全に共有する

招待メールやカレンダーには自動的にパスコードが記載されますが、そのメールが第三者に転送されるリスクもあります。重要な会議では、別のチャネル(電話やチャットなど)でパスコードを伝えるとより安全です。

パスコードと待機室を併用する

パスコードだけでは、リンクを知っている人は全員参加できてしまいます。待機室を有効にすることで、ホストが一人ずつ承認してから入室させることができます。これにより、部外者の侵入をほぼ確実に防げます。

パスコードを忘れた場合の対処

万が一、自分がホストの会議のパスコードを忘れた場合は、Zoomアプリの「ミーティング」一覧から該当の会議を編集して確認できます。Webポータルでも同様に確認できます。

パスコードありとなしの会議の比較

まとめ

この記事では、Zoom会議にパスコードを設定する方法を、新規予約時・既存会議の編集・アカウント全体のデフォルト設定の3つのパターンで解説しました。また、パスコードを安全に運用するためのルールとして、定期変更や待機室との併用をおすすめしました。これらの設定を活用することで、会議のセキュリティを一段と高められます。ぜひ、あなたの会議に合わせたパスコード運用を始めてみてください。