【Zoom Webinar】複数人のホストでWebinarを共同運営する設定

Zoom Webinarで複数人による共同運営を実現したいと考えたことはありませんか。ホスト1人では進行や管理が追いつかない場面も多いものです。この記事では、複数のホストやパネリストを設定してWebinarを効率的に運営する方法を詳しく解説します。共同ホストの追加や権限委譲の手順を把握することで、よりスムーズなWebinar運営が可能になります。

Zoom Webinarにおける役割の概要と共同運営のメリット

Zoom Webinarには、ホスト、共同ホスト、パネリスト、代替ホストという4つの役割があります。ホストはWebinarの全権限を持ち、開始・終了や設定変更ができます。共同ホストはホストから権限を委譲されたユーザーで、ホストとほぼ同等の操作が可能です。パネリストは発表者としてビデオや音声、画面共有を提供できますが、管理権限は限定的です。代替ホストはホストが参加できない場合に自動的にホスト権限を引き継ぎます。

複数人で運営するメリットは、負担の分散、専門知識を持つメンバーの活用、トラブル時のバックアップなどです。例えば、ホストが進行役、共同ホストがQ&A管理、パネリストがプレゼン発表という役割分担が可能です。また、代替ホストを設定しておけば、ホストが急に参加できなくなってもWebinarを継続できます。

なお、これらの機能を利用するには、Zoom Webinarのアドオンライセンスが必要です。また、共同ホストや代替ホストに指定できるのは、同一アカウント内のユーザーか、同じOrganizationのユーザーに限られる場合があります。事前にライセンスとアカウント設定を確認しておきましょう。

複数人でWebinarを運営するための設定手順

共同ホストを追加する手順

共同ホストは、Webinarのスケジュール時、開催中、またはミーティング編集画面から追加できます。以下に代表的な手順を説明します。

1. スケジュール時に共同ホストを追加する
   Zoom Webポータルにログインし、「Webinar」をクリックします。「Webinarをスケジュール」ボタンを押し、日時やトピックを入力します。画面下部の「オプション」セクションで「共同ホスト」にチェックを入れ、ドロップダウンから追加したいユーザーを選択します。複数人を追加する場合は「+」ボタンを押して追加します。設定後、「保存」をクリックします。
2. ミーティング中に共同ホストを追加する
   Webinar開催中に、ホストがZoomクライアントの下部にある「参加者」ボタンをクリックします。参加者リストから共同ホストにしたい参加者(パネリストまたは視聴者)を見つけ、その名前の横にある「その他」ボタンをクリックします。「共同ホストにする」を選択すると、そのユーザーに共同ホスト権限が付与されます。確認ダイアログが表示されるので「はい」をクリックします。
3. スケジュール済みWebinarの編集画面から追加する
   Zoom Webポータルで「Webinar」タブを開き、該当するWebinarの「トピック」をクリックして詳細画面を開きます。「編集」ボタンをクリックし、「オプション」セクションで共同ホストを追加・変更します。保存後、次回の開催時に反映されます。

パネリストに権限を付与する手順

パネリストはデフォルトでビデオと音声の送信、画面共有が可能ですが、さらに詳細な権限を設定できます。権限はスケジュール時またはミーティング中に変更できます。

1. スケジュール時にパネリストの権限を設定する
   WebポータルでWebinarをスケジュールする際、「パネリスト」セクションで各パネリストの権限を個別に設定できます。「パネリストの追加」でメールアドレスを入力し、追加したパネリストの「権限」列から「画面共有を許可」「ビデオを許可」「注釈を許可」などのチェックボックスをオン/オフします。必要に応じて「すべてのパネリストに同じ権限を適用」も選択可能です。
2. ミーティング中にパネリストの権限を変更する
   Webinar開催中、ホストが「参加者」パネルを開き、該当パネリストの「その他」ボタンをクリックします。「パネリストの権限を編集」を選ぶと、画面共有やビデオの許可、注釈の有効化などを切り替えられます。変更は即座に反映されます。

代替ホストを設定する手順

代替ホストは、Webinarをスケジュールする際に設定します。代替ホストは、ホストと同じライセンスを持つユーザーである必要があります。

1. スケジュール時に代替ホストを指定する
   WebポータルでWebinarをスケジュールする画面で、「代替ホスト」フィールドにユーザーのメールアドレスを入力します。複数の場合はカンマ区切りで入力します。設定後、「保存」をクリックします。代替ホストは、ホストがWebinarに参加しなかった場合に自動的にホスト権限を取得します。
2. 既存のWebinarに代替ホストを追加する
   Webポータルで該当のWebinarを開き、「編集」ボタンをクリックします。「代替ホスト」フィールドにメールアドレスを追加し、「保存」します。この変更は、次回の開催から有効です。

共同運営における注意点と制限事項

共同ホストの最大数と権限の範囲

Zoom Webinarでは、最大10人までの共同ホストを設定できます。ただし、ライセンスの種類によって制限が異なる場合があります。共同ホストはホストとほぼ同等の権限を持ちますが、以下の操作はできません。Webinarの終了、代替ホストの変更、課金関連の設定、Webinarの削除などです。また、共同ホストは自身を共同ホストから外すことはできません。

パネリスト権限の注意点

パネリストに画面共有を許可する場合、ホストと同時に画面共有はできません。また、パネリストがビデオを開始すると、視聴者にもビデオが表示されます。権限を適切に管理しないと、意図しない画面共有や音声の混乱が発生する可能性があります。特に大規模なWebinarでは、事前に権限をテストしておくことをおすすめします。

代替ホストの要件

代替ホストは、ホストと同じアカウント内のユーザーであることが推奨されます。また、代替ホストがWebinarを開始するには、自身のライセンスでWebinarをスケジュールできる権限が必要です。代替ホストが複数設定されている場合、最初に参加したユーザーがホスト権限を取得します。

共同ホストとパネリストの権限比較

まとめ

この記事では、Zoom Webinarで複数人による共同運営を実現するための設定方法を解説しました。共同ホストやパネリストを適切に設定することで、運営の負担を分散し、よりスムーズな進行が可能になります。次回のWebinarでは、ぜひこれらの設定を活用して、チームでの共同運営に挑戦してみてください。また、実際に設定を試す際は、事前にテストミーティングで権限の動作を確認しておくことをおすすめします。共同ホストの追加や代替ホストの設定は、Webポータルのスケジュール画面から簡単に行えます。